terça-feira, julho 17, 2012

Como o Planeamento nos pode ajudar a poupar tempo


Escrevia Brain Tracy, no seu livro “As 100 leis inquebráveis do sucesso”, que em “cada minuto gasto com planeamento se poupa dez minutos de execução”.
Confirmo que é verdade por experiência própria, e por isso tenho passado esta mensagem quando trabalho com os meus clientes em serviços de Business Coaching, e nas formações em Liderança, Gestão do Tempo, Planeamento e Vendas.
O facto é que planear é preparar de forma estruturada aquilo que vamos executar. Por isso quando falo de planeamento tento em primeiro lugar pensar nos resultados que quero obter, depois analiso os meios e recursos disponíveis, calculo o tempo necessário e de seguida defino a data e hora que quero que o trabalho ou tarefa seja realizada.
É evidente que a situação não é assim tão fácil, pois na maioria das vezes temos de trabalhar com outras pessoas e por vezes não temos à nossa disposição imediata dos meios.
Por isso quando os trabalhos, as tarefas e as actividades têm maior complexidade e que o planeamento tem um papel mais importante.
Como todos sabemos uma acção complexa é constituída por muitas acções simples, que por si também deverão ser objecto de planeamento. Depois devemos damente calendarizar, porque assim será mais fácil termos a visão de qunado podem estar concluidas. Podendo assim assumir compromissos com os parceiros e clientes. Melhorando a nossa credibilidade!
Por isso entendo que o planeamento individual é a melhor forma de nos prepararmos para termos mais produtividade e sermos melhores profissionais, comulativamente podemos  obter  ganhos na nossa vida pessoal – menos stress, maior realização e mais tempo disponível para vivermos.
Assim pegando na frase do Brain Tracy, sugiro que façamos as contas que ele sugere:
  • Se eu dedicar 10 a 12 minutos do dia anterior a planear as actividades para o dia seguinte, e em cada minuto de planeamento poupo 10 minutos, quer dizer que poupo cerca de 100 a 120 minutos no dia seguinte.
  • Se o meu dia de trabalho é de 8 horas, consigo poupar cerca de duas horas de num dia de trabalho. Terei mais tempo disponivel fazer outras tarefas para obter melhores resultados.
  • Contabilizando – os resultados de um bom planeamento permitem a poupança de 1 dia por semana e 48 dias por ano (considerando que o tento de trabalho anual é de 48 semanas).
Por isso se queremos melhorar a nossa eficácia devemos começar a planear e a organizarmo-nos. Sobre como nos devemos organizar e planear falarei em próximos artigos.
Sr. Empresário: trabalhe estes conselhos, se tiver necessidade de falar e esclarecer algum conceito inscreva-se numa sessão de coaching, numa das próximas quintas-feiras. Terei muito gosto em esclarecê-lo e ajudá-lo!
Armando Fernandes
Business Coach / Consultor de Negócios

domingo, julho 15, 2012

Entrevista a Armando Fernandes à Rádio Mais Oeste

Entrevista a Armando Fernandes à Rádio Mais Oeste que passou no programa "Na Ponta da Língua" do dia 7 de Julho de 2012 sobre a Feira de S.Pedro e a presença do BNI Referências na Feira


terça-feira, julho 10, 2012

Liderança

Tenho realizado nos últimos meses diversos seminários sobre empreendedorismo, vendas, gestão do tempo, gestão de equipas aqui na nossa região oeste.

Tenho sido muitas vezes questionado sobre as qualidades que deve assumir um líder e como é que ele deve actuar.

Procuro dar respostas simples e que sejam de fácil compreensão para os participantes nestes eventos, e por isso no último seminário dei como exemplo de um Líder a pessoa do maestro de uma orquestra sinfónica ou de um coro, transmitindo ao auditório que um líder tem de ser um chefe que transmita a sua visão e interpretação da obra.

Fui questionado por um dos participantes, que me indicou que a definição que tinha apresentado se aproximava mais da de um ditador, tive de concordar em parte pois tinha evidenciado algumas características de um ditador. 

Perguntei-lhe então que características encontrava num ditador, e o participante no seminário respondeu-me, que um ditador era:
- alguém que mantêm os seus empregados sob vigilância constante;
- alguém que controla até ao mais ínfimo pormenor o tempo dos seus empregados (nas refeições, casa-de-banho, pausas para café;
- pessoa autoritária que obriga os empregados a fazer tudo o que mandar, dando-lhes prazos impossíveis de cumprir;
- pessoa que os obriga a trabalhar fora de horas com ameaças;
- que lhes controla os telefonemas, mails, etc.
- que coloca câmaras de vigilância para controlar o que estão a fazer;
- prepotente, desagradável e incapaz de ouvir os seus colaboradores.

Eu acrescentei como de definição de líder ditador uma pessoa que impõe a todo o custo as suas ideias. 

Perguntei então ao auditório quais os resultados que obteria um líder com este tipo de comportamento. Concluímos então que com estes comportamentos seria impossível desenvolver um trabalho motivador e a única coisa que se conseguia era conquistar cada vez mais inimigos e anticorpos para o “tramar”. 

No entanto a minha perspectiva é que o líder deverá ser essencialmente um CONDUTOR. 

No caso do Maestro por ter conhecimento da melodia, dos instrumentos e das vozes, sabe como combinar os saberes e habilidades dos seus músicos conduzindo-os à criação musical de acordo com as regras constantes nas partituras, criando uma cadência, uma comunhão coerente e harmoniosa em suma a música. 

Por isso o Maestro é fundamentalmente um condutor.

No meio empresarial o líder deve comportar-se como um Maestro Condutor, isto é como alguém que conhece a equipa, que sabe os valores individuais, sabe fazer-se respeitar, conhece e define e controla as regras do jogo, sabe como utilizar o tempo e orienta a equipa para os resultados.

Ser líder como o tal Maestro é saber como construir uma equipa em que cada um dos membros conheça as suas competências, o seu papel e as regras para se comportar como um conjunto, e o segredo do líder é conseguir extrair excelência no desempenho conjunto.

Muitas vezes, as pessoas não dão o seu melhor e cometem erros, o papel do líder não é atribuir culpas para os desempenhos mais fracos mas conseguir ser o encorajador, o professor, o Treinador para que se atinjam resultados surpreendentes.

Sabemos que obtivemos resultados surpreendentes no final da actuação, com os aplausos e felicitações. Não podemos esquecer que estes resultados são o produto do trabalho diário e da colaboração construtiva de todos os membros da equipa focalizados no objectivo final.

Quando falo de melhores resultados empresariais, falo também de vendas, e muitas vezes verifico que há uma demasiada concentração nos aplausos e/ou assobios na performance de este sector da equipa, o verdadeiro líder condutor deverá ter em conta que os resultados deste sector da equipa depende muitas vezes da forma em como estão sistematizados e são orientados os outros sectores da empresa (contabilidade, produção, serviços ao cliente, etc.). 

Ser líder é muito mais do que ser chefe. Um chefe está muitas vezes ocupado e aplica o seu valioso tempo em imensas tarefas e também coordena a equipa. 

Um líder deverá ser muito criterioso no investimento do seu tempo. Deverá investi-lo no seu desenvolvimento pessoal, a estudar e a preparar-se para conduzir incentivar a sua equipa a melhores resultados. 

Ser líder é ter ter visão, saber interpretar o que acontece, partilhar e transmitir aos membros da equipa qual o objectivo. Deverá também assumir o sentido prático de por a equipa em acção por isso não deve trabalhar sozinho, deverá delegar poderes e criar novos líderes. 

Considero que a liderança pode ser aprendida, admito que toda a gente nasce com algumas capacidades de liderança, no entanto nem sempre as desenvolve. Por isso entendo que quem quer ser líder ou tem de assumir liderança deverá desenvolver um conjunto de competências pessoais, alterar alguns dos seus paradigmas e modificar a sua atitude para liderar melhor.

Por isso sugiro a leitura de livros, a visualização de filmes, a audição de CD, a participação em seminários, e o apoio técnico de alguém que o ajude a criar e a desenvolver um Plano para a melhorar as suas capacidades de liderança. 

Armando Fernandes
Business Coach

sexta-feira, julho 06, 2012

Sábado dia 7 às 11h o BNI Referências vai estar em destaque na rádio Mais Oeste

O BNI Referências vai estar em destaque na rádio Mais Oeste


Sábado dia 7 às 11h no programa "Na ponta da língua" da rádio Mais Oeste sobre a Feira de S. Pedro em Torres Vedras  irão passar várias entrevistas a membros do BNI Referências.


Armando Fernandes - Business Coach (*)
Francisco Simões  - Ideia Continua - Carpintaria, Lda
Maria Virgínia Melicias (*) - Serena Idade, Lda
Victor Martinho - Imobiliária


(*) Colaboradores e colonistas da rádio e jornal Mais Oeste


Para ouvir sintonize o 94,2 FM ou clique 


radio

Dica 6 Julho - Gerir o Tempo como um empreendedor - Planear

Minimize as Actividades Não Planeadas – todos os dias deverão ser planeados em blocos de 30 minutos – desde o início até ao final do dia

quinta-feira, julho 05, 2012

Como transformar uma reclamação de um cliente num processo de fidelização I

Como transformar uma reclamação de um cliente num processo de fidelização

Todos temos dificuldade em aceitar críticas, apesar de afirmarmos muitas vezes que estamos dispostos a ouvi-las com o objectivo de nos corrigirmos.

De facto todos gostamos é de elogios. São o alimento do nosso Ego e com eles dificilmente conseguimos melhorar o que quer que seja.

No entanto é com os erros e a críticas que nós conseguimos crescer e melhorar.

Na nossa vida pessoal e profissional devemos promover processos de analise critica ao nosso desempenho, pois assim podemos promover mudanças para melhorar o nosso desempenho.

As empresas perceberam que o cliente é a razão da sua existência e sobrevivência e por isso criaram os Serviços de Atendimento ao Cliente.  No entanto a maioria não está preparada para receber criticas e reclamações.

Por isso é importante que os dirigentes das empresas entendam que o processo de reclamações os ajudará a melhorar os serviços prestados e fidelizar clientes.

As reclamações têm uma grande importância nas relações entre os clientes e empresa, porque só através delas é que se consegue perceber o que há que melhorar.

É através das reclamações que a empresa fica consciente dos erros, e assim pode promover a sua correcção rápida com eficácia.

Por outro lado o cliente quando reclama está a fornecer informação valiosa, dando a chance de melhorar os serviços prestados.

Se esta chance não for desperdiçada, temos de certeza um cliente mais satisfeito e fidelizado. Por outro lado com a lição recebida temos todas as condições para impedir a concretização desse erro.

A realidade é muito dura pois a maioria dos clientes insatisfeitos não reclama, permanecem calados, e procuram outros fornecedores.

Portanto, as reclamações dos clientes devem ser encaradas com naturalidade e sempre bem recebidas, além de investigadas a fundo.


Armando Fernandes
Business Coach

Dica 5 Julho - Gerir o Tempo como um empreendedor - Planear

Bloqueie o seu tempo – Agende por defeito

quarta-feira, julho 04, 2012

Vou estar no stand do BNI Referências na Feira de São Pedro quarta-feira 4 de Julho de 2012


Vou estar no stand do BNI Referências na Feira de São Pedro quarta-feira 4 de Julho de 2012

Convido todos os meus amigos a passarem no domingo à noite pelo stand do BNI Referências onde terão a oportunidade de conhecer como se faz Network de forma estruturada em Torres Vedras e em todo o Mundo.


Estarei lá com os seguintes membros:
Victor Martinho – Victor Martinho Imobiliária
Francisco Simões - Ideia Continua - Carpintaria, Lda

A rádio Mais Oeste vai estar no Stand do BNI

Com stand da suas empresas estarão também na feira os seguintes membros do BNI Referências:
·                     Anacleto Félix, proprietário da empresa  Felixtérmica - Climatização e Canalização, Lda - Climatização
·                     Filipe Soares Franco proprietário da empresa Filipe Soares Franco, Lda - Contabilidade
·                     Joaquim Mota  - Chefe de Vendas em Torres Vedras da Empresa SACEL - Representante da Citroen
·                     Maria Virgínia Melicias proprietária da empresa Serena Idade, Lda - Serviços para Séniores
·                     Telmo Neves proprietário da empresa  Infinite Green - Energias Renováveis
·                     Sempre presente – Carlos Bartolomeu - Consultor e Analista Informático

Actividade de Referência no Stand da  Serena Idade -  Campeonato Serena Idade para Avós e Netos!

Programa Oficial  para Quarta-feira 04 de Julho
·                     19h00| Stand ATV: Atividade de Xadrez
·                     19h00| Stand ATV: Atividades de Ciência
·                     19h00| Stand ATV: Jogo de Orientação
·                     21h00| Animação itinerante
·                     21h30| Stand ATV: Atividade de Escalada/Slide
·                     22h00| Bares: Cor de Rock


terça-feira, julho 03, 2012

Vou estar no stand do BNI Referências na Feira de São Pedro terça-feira 3 de Julho de 2012 das 21h às 23h


Vou estar no stand do BNI Referências na Feira de São Pedro terça-feira 3 de Julho de 2012 das 21h às 23h


Convido todos os meus amigos a passarem no domingo à noite pelo stand do BNI Referências onde terão a oportunidade de conhecer como se faz Network de forma estruturada em Torres Vedras e em todo o Mundo.


Programa da Feira de São Pedro para segunda-feira 2 de Julho de 2012

No Stand do BNI Referências terá a oportunidade de conhecer como se faz Network de forma estruturada em Torres Vedras e em todo o Mundo

Hoje estão lá os seguintes membros:

César Belisário - Medidas Simbólicas - Construção Civil
Virginia Melicias - Serena Idade

Os seguintes membros do BNI Referências teem stands próprios na Feira de S. Pedro 2012
·                     Anacleto Félix, proprietário da empresa  Felixtérmica - Climatização e Canalização, Lda - Climatização
·                     Filipe Soares Franco proprietário da empresa Filipe Soares Franco, Lda - Contabilidade
·                     Joaquim Mota  - Chefe de Vendas em Torres Vedras da Empresa SACEL - Representante da Citroen
·                     Maria Virgínia Melicias proprietária da empresa Serena Idade, Lda - Serviços para Séniores
·                     Telmo Neves proprietário da empresa  Infinite Green - Energias Renováveis
·                     Sempre presente – Carlos Bartolomeu - Consultor e Analista Informático


Actividade de Referência no Stand da  Serena Idade -  Campeonato Serena Idade para Avós e Netos!

Programa Oficial da Feira para Terça-feira 03 de Julho

19h00| Stand ATV: Atividade de Xadrez
19h00| Stand ATV: Atividades de Ciência
19h00| Stand ATV: Jogo de Orientação
21h00| Animação Itinerante
21h30| Stand ATV: Atividade de Escalada/Slide
22h00| Bares: Nelo Ribeiro

segunda-feira, julho 02, 2012


Vou estar no stand do BNI Referências na Feira de São Pedro Segunda-feira 2 de Julho de 2012 das 21h às 23h


Convido todos os meus amigos a passarem no domingo à noite pelo stand do BNI Referências onde terão a oportunidade de conhecer como se faz Network de forma estruturada em Torres Vedras e em todo o Mundo.


Programa da Feira de São Pedro para segunda-feira 2 de Julho de 2012

No Stand do BNI Referências terá a oportunidade de conhecer como se faz Network de forma estruturada em Torres Vedras e em todo o Mundo

Hoje estão lá os seguintes membros:

Fernando Ferreira – Construtintas
Nuno Antunes – Comércio de Sucatas

Os seguintes membros do BNI Referências teem stands próprios na Feira de S. Pedro 2012
·                     Anacleto Félix, proprietário da empresa  Felixtérmica - Climatização e Canalização, Lda - Climatização
·                     Filipe Soares Franco proprietário da empresa Filipe Soares Franco, Lda - Contabilidade
·                     Joaquim Mota  - Chefe de Vendas em Torres Vedras da Empresa SACEL - Representante da Citroen
·                     Maria Virgínia Melicias proprietária da empresa Serena Idade, Lda - Serviços para Séniores
·                     Telmo Neves proprietário da empresa  Infinite Green - Energias Renováveis
·                     Sempre presente – Carlos Bartolomeu - Consultor e Analista Informático


Actividade de Referência no Stand da  Serena Idade -  Campeonato Serena Idade para Avós e Netos!

Programa Oficial da feira para o dia 02 de Julho
19h00| Stand ATV: Atividade de Xadrez
19h00| Stand ATV: Atividades de Ciência
19h00| Stand ATV: Jogo de Orientação
21h00| Animação itinerante
21h30| Stand ATV: Atividade de Escalada/Slide
22h00| Hélio Moreira 4tet

sábado, junho 30, 2012

Vou estar no stand do BNI Referências na Feira de São Pedro Domingo 1 de Julho de 2012


Convido todos os meus amigos a passarem no domingo à noite pelo stand do BNI Referências onde terão a oportunidade de conhecer como se faz Network de forma estruturada em Torres Vedras e em todo o Mundo.


Estarei lá com os seguintes membros:
  • Ricardo Rodrigues  VilaGestCondomónios - Gestão Condomínios
  • Samuel Silva - Silva & Carvalho, Lda  Serralharia Civil
  • Nuno Figueiredo - Nuno Figueiredo          Paixão Seguros
  • Armando Fernandes - Armando Fernandes - Business Coach


Com stand da suas empresas estarão também na feira os seguintes membros do BNI Referências:


Actividade de Referência no Stand da  Serena Idade -  Campeonato Serena Idade para Avós e Netos!

Programa oficial da Feira para dia 1
  • 17h00| Bares: 1.º Festival de Folclore Feira São Pedro – Ranchos do Varatojo, Campelos e Furadouro
  • 19h00|Animação itinerante
  • 19h00| Stand ATV: Atividade de Xadrez
  • 19h00| Stand ATV: Atividades de Ciência
  • 19h00| Stand ATV: Jogo de Orientação
  • 21h30| Stand ATV: Atividade de Escalada/Slide
  • 22h00| Bares: 2 Ice

"Unidos pela região" junta dois grupos :: Notícias :: Jornal Mais Oeste Online

"Unidos pela região" junta dois grupos :: Notícias :: Jornal Mais Oeste Online



Jornal de Caldas e Rádio Mais Oeste
Tive a honra  de testemunhar a assinatura desta parceria e estou plenamente convencido que uma comunicação social forte, independente e empenhada no desenvolvimento regional trará um grande contributo para a vida de todos os "Oestinos"

Armando Fernandes
Business Coach

quinta-feira, junho 21, 2012

Planear e controlar a empresa com um Orçamento


Planear e controlar a empresa com um Orçamento

 “O senhor poderia dizer-me, por favor, qual o caminho que devo tomar para sair daqui?”
“Isso depende muito de para onde você quer ir”, respondeu o Gato.
“Não me importo muito para onde…”, retrucou Alice.
“Então não importa o caminho que você escolha”, disse o Gato.
“… contanto que dê em algum lugar”, Alice completou. (…)
(Diálogo entre o gato Cheshire e Alice – retirado do livro “Alice no País das Maravilhas” de Lewis Carrol)
Tenho verificado que existem muitas empresas e empresários, que têm um comportamento parecido com o da Alice. Não sabem para onde querem ir nem o que caminho de devem tomar.
Poucos são os empresários que organizam um plano de negócios, muitos dizem “estou muito ocupado para planear…”,  e a mensagem que leio é de que está demasiado ocupado por não planear.
Um Plano de Negócios é um dos instrumentos de trabalho mais importantes para um empresário que queira controlar o seu destino, por ter o poder de possuir um documento com as linhas de orientação estratégica que lhe traça o caminho para onde ele quer ir.
O Plano de Negócios é um documento que congrega a missão, visão, crenças, resultados, estratégias, objectivos e tácticas das actividades da empresa e sistematiza a informação necessária para a sua concretização, é também uma ferramenta de previsão, antecipação e resolução de problemas.
Existem dois tipos de planeamento. O de longo prazo, normalmente com objectivos estratégicos, e o de curto prazo normalmente com fins táticos.
O plano estratégico é, para a empresa, como um todo, mas o plano táctico descreve como os sectores irão concretizar os objectivos traçados e as metas estratégicas.
Todas as pessoas da empresa devem trabalhar como uma verdadeira equipa convergindo para que se atinja o destino planeado. O papel do empresário é o de capitão dessa equipa, definindo objectivos e controlando de forma efectiva os resultados obtidos.
Controlar uma empresa é fundamentalmente medir e testar o seu progresso face aos planos, e assim analisar de forma comparativa o que vai acontecendo face ao que foi planeado. Para isso deve controlar:
·         a evolução económica ( custos e proveitos);
·         a tesouraria;
·         o tempo;
·         a produção;
·         a pessoas
·         o marketing
·         as vendas
·         os processo de distribuição.
Estes sistemas de controlo são fundamentais para que haja consistência no negócio.
Um orçamento é o instrumento de gestão que está subjacente ao processo de planeamento e controlo no âmbito do negócio, porque com um orçamento prevemos onde queremos aplicar o dinheiro, tendo como base as expectativas de rendimentos futuros.
O orçamento empresarial fornece o mecanismo para assegurar a correcta medição dos custos e controle das actividades da empresa. Ao mesmo tempo, ele expressa, em termos financeiros, as estratégias e tácticas da empresa, ajudando a medir os resultados.
Prever o futuro geralmente é uma tarefa difícil e desagradável. O futuro, é um alvo móvel e um adequado planeamento e controle orçamental devem reflectir incerteza e risco. Um controlo de execução do que foi planeado permite ao empresário e à sua equipa saber quais os resultados que estão a atingir, e ajudar a modificar, melhorar e adaptar as tácticas que estão a aplicar.
Não devemos esquecer que uma empresa deverá ser uma máquina sofisticada de fazer dinheiro, e que tem imensas responsabilidades sociais, para os proprietários, empregados e fornecedores.
Concluo esta crónica com a célebre frase de (John L. Beckley “A maioria das pessoas não planeia fracassar, fracassa por não planear.”
Armando Fernandes
Business Coach / Consultor de Negócios

quinta-feira, junho 14, 2012

BNI Referências - Torres Vedras

BNI Referências - Torres Vedras

O BNI REFERÊNCIAS é um grupo de dirigentes de empresas da região de Torres Vedras com sensibilidades idênticas que se reúne uma vez por semana num período de duas horas num ambiente estruturado para descobrir novas ferramentas, estratégias e ideias para o desenvolvimento do seu negócio.
O objectivo deste Grupo de Empresários da região de Torres Vedras:
  • 1º Fazer Crescer os seus negócios;
  • 2º Participar na filosofia do BNI "Givers Gain"
  • 3º Desenvolver as suas competências como empreendedores e de Network
  • 4º Tornarem-se mais activos no desenovlvimento regional
O QUE É O BNI?
É simplemente a maior Rede Empresarial, e a de maior sucesso a nível mundial.


Esta rede de negócios também se destina à formação de empreendedores, e visa interacção entre pares e a criação de alianças estratégicas. 


É também um lugar onde, de forma continuada, os seus membros melhorarão e afinarão as suas competências de organização e gestão.


O QUE OBTEMOS NAS REUNiÕES DO BNI:
  • Maior visibilidade do negócio ... 
  • Melhores Conhecimento ...
  • Maior Interactividade do negócio ...
  • Mais Dinamismo...
  • Usufruir da melhor ferramenta de marketing de boca ao ouvido ...
Visite o Blog do BNI Referências e conheça os empreendedores que fazem parte deste grupo!
http://bnireferencias.blogspot.pt/


Armando Fernandes

quarta-feira, junho 06, 2012

Palavras importantes para melhorar a liderança e produtividade no trabalho


Palavras importantes para melhorar a liderança e produtividade no trabalho


Mais de 60% dos trabalhadores não estão concentrados no trabalho.
A sua mente está noutro lugar.
A maioria das vezes a culpa desta situação não é do trabalhador!
O principal culpado é o dirigente que não sabe Liderar nem Governar.
Por isso entendo que a liderança depende da atitude do líder e no envolvimento e na capacidade de conduzir a equipa.
Um líder deve ser alguém que:
  • conhece a equipa;
  •  sabe os valores individuais;
  • sabe fazer-se respeitar;
  • conhece e define e controla as regras do jogo;
  •  sabe como utilizar o tempo e orienta a equipa para os resultados desejados.
  • Por isso deve usar algumas palavras chave para melhorar a comunicação com os colaboradores e ensinar a equipa essas palavras:
  • As seis palavras mais importantes:  ADMITO QUE VOCÊ COMETEU UM ERRO!
  • As cinco palavras mais importantes:  VOCÊ FEZ UM BOM TRABALHO!
  • As quatro palavras mais importantes:  QUAL A SUA OPINIÃO?
  • As três palavras mais importantes:  DO BOM GRADO!
  • As duas palavras mais importante palavras: - MUITO OBRIGADO
  • A palavra mais importante: NÓS
  • A palavra menos importante: EU

Armando Fernandes

segunda-feira, junho 04, 2012

A minha organização dos papeis - para melhorar a produtividade!

Sou desorganizado por natureza, nomeadamente no que diz respeito a papeis!

Hoje vou arrumar os meus papeis e por isso decidi pensar durante uns minutos e para sistematizar e assim facilitar o meu trabalho e organização futura

Por isso vou começar pela minha secretária!

Vou Organizá-la em função das minhas prioridades (IUPS):
  1. - Coisas Importante;
  2. - Coisas Urgentes;
  3. - Coisas Passíveis de delegação
  4. - Coisas Sem importância
Todos os documentos que vão chegar  à minha secretária vão ser objecto de registo de uma data, assim no futuro será mais fácil decidir quando se devo arquivar ou mandar para o lixo o documento.

Vou guardar numa cesta o que não vou ter tempo para ler, responder ou usar imediatamente.

Sempre gostei de papeis de papeis , livros, jornais e revistas. Tenho muita pena da papelada, gosto de guardar tudo. 

O facto é que se não tiver cuidado para um dos próximos anos terei de fazer um grande festim para os ratos!

Por isso vou criar uma nova regra!

Os documentos que durante o período de 90 dias não usei ou li vou arquivá-los  ou então vou mandá-los para o lixo, pois não são relevantes.

O facto é que mais de 95% daquilo que tenho arquivado com mais de um ano, não tive necessidade de consultar nem li.

Vou arranjar duas cestas, além do caixote de lixo (para reciclagem de papel)
  •  Uma para documentos não lidos;
  •  Para documentos lidos, classificados e prontos a enviar para arquivo;
  • Caixote do lixo – para reciclagem.

Institui que irei fazer sempre 3 coisas antes de sair do escritório:
  •  Limpar  a secretária;
  • Planear as minhas actividades para o dia seguinte
  • Registar o meu planeamento na agenda

De seguida vá-se embora, espero tornar-me n uma pessoa mais livre da ditadura dos papeis!
Depois de ter escrito este texto imprimi-o, coloquei-o no painel frente à minha secretária e comecei a arrumá-la.

Torres Vedras, 4 de Junho de 2012
Armando Fernandes
Business Coach