A minha organização dos papeis - para melhorar a produtividade!

Sou desorganizado por natureza, nomeadamente no que diz respeito a papeis!

Hoje vou arrumar os meus papeis e por isso decidi pensar durante uns minutos e para sistematizar e assim facilitar o meu trabalho e organização futura

Por isso vou começar pela minha secretária!

Vou Organizá-la em função das minhas prioridades (IUPS):

1. - Coisas Importante;
2. - Coisas Urgentes;
3. - Coisas Passíveis de delegação
4. - Coisas Sem importância

Todos os documentos que vão chegar  à minha secretária vão ser objecto de registo de uma data, assim no futuro será mais fácil decidir quando se devo arquivar ou mandar para o lixo o documento.

Vou guardar numa cesta o que não vou ter tempo para ler, responder ou usar imediatamente.

Sempre gostei de papeis de papeis , livros, jornais e revistas. Tenho muita pena da papelada, gosto de guardar tudo. 

O facto é que se não tiver cuidado para um dos próximos anos terei de fazer um grande festim para os ratos!

Por isso vou criar uma nova regra!

Os documentos que durante o período de 90 dias não usei ou li vou arquivá-los  ou então vou mandá-los para o lixo, pois não são relevantes.

O facto é que mais de 95% daquilo que tenho arquivado com mais de um ano, não tive necessidade de consultar nem li.

Vou arranjar duas cestas, além do caixote de lixo (para reciclagem de papel)

•  Uma para documentos não lidos;
•  Para documentos lidos, classificados e prontos a enviar para arquivo;
• Caixote do lixo – para reciclagem.

Institui que irei fazer sempre 3 coisas antes de sair do escritório:

•  Limpar  a secretária;
• Planear as minhas actividades para o dia seguinte
• Registar o meu planeamento na agenda

De seguida vá-se embora, espero tornar-me n uma pessoa mais livre da ditadura dos papeis!

Depois de ter escrito este texto imprimi-o, coloquei-o no painel frente à minha secretária e comecei a arrumá-la.

Torres Vedras, 4 de Junho de 2012

Armando Fernandes

Business Coach

Os desafios do comércio tradicional Noticia no jornal "Badaladas"

Os desafios do comércio tradicional Noticia no jornal "Badaladas"
"Ciclo de debates “Mais Vida no Centro Histórico”

Reuniões e Produtividade

Publicado no jornal "mais oeste" em 27 de Janeiro de 2012

Participo em muitas reuniões e verifico que há algumas são muito produtivas outras são uma grande seca.
Há reuniões que são uma perda de tempo, outras que saímos iludidos, no entanto há algumas reuniões onde conseguimos atingir os nossos objectivos.

Num pequeno inquérito que realizei a 23 clientes que participaram nos meus seminários sobre gestão de reuniões retirei os seguintes resultados:

• 62% das reuniões eram improdutivas; 
• 38% das reuniões realizadas não eram necessárias; 
• 72% das reuniões duravam muito mais que o tempo necessário; 
• 48% do tempo dos Gerentes e Directores eram usados em reuniões; 
• 82% Nunca tinham efectuado o cálculo do preço de uma reunião; 

Pensando na informação de que 48% do tempo de um Gerente é dedicado a reuniões e de que 62% das reuniões eram improdutivas.

Efectuei os seguintes cálculos:

• Para 40 horas de trabalho semanal 
• Se for ocupado 48% do tempo em reuniões, semanalmente um Gerente ocupará 19h12m em reuniões. 
• Se 38% das reuniões realizadas não eram necessárias, verifico que são dedicadas 7h17m por semana em reuniões que podiam ser evitadas. Isto é um dia por semana! 

Se 62% destas 19h12m são improdutivos, correspondem a 10h54m por semana de “trabalho para o boneco”!

Este valor vezes 48 semanas de trabalho correspondem a cerca de 523 horas por ano, representando 63,4 dias úteis trabalhar sem nenhum rendimento!

Com todos estes pressupostos, concluo que:

• Estes empresários estiveram um dia por semana a fazer reuniões desnecessárias! E que estão 3 meses por ano a fazer reuniões improdutivas! 

Por isso adquirir competências sobre gestão de reuniões é demasiado importante para os nossos resultados como empreendedores.

O que é uma reunião?

• É um encontro de pessoas que visam atingir um determinado objectivo específico. 

Como realizar uma boa reunião:

Para tirarmos partido de uma reunião há que definir claramente quais são os resultados que se pretendem atingir. Quais os motivos para a realização de uma reunião? Entre outros:

• Recolha de informação e experiência na posse de um grupo de indivíduos, para permitir tomar decisões com um mínimo de risco. 
• Planeamento de cações; 
• Criação de consensos; 
• Organização de acções; 
• Vender ou dar sequência a processo de venda; 
• Atribuição de responsabilidades; 
• Avaliação do progresso e controlo de actividades; 

Em primeiro lugar devemo-nos certificar de que é mesmo necessário realizar a reunião, pois pode haver alternativas mais produtivas, por exemplo:

• Use o telefone, chat’s, correio electrónico, etc. 
• Conferências telefónicas (Skype ou outras ferramentas alternativas). 
• As conferências telefónicas permitem que se reduza o tempo e custos de deslocação. 
• A Consolidação de reuniões com outras reuniões é também uma estratégia a ter em conta. 

Considero fundamental a melhoria de competências para gerir reuniões, porque podemos ficar com mais tempo disponível para nós e para a nossa empresa. Por isso saber:
organizar uma reunião!

• Criar e dominar um grupo e a sua dinâmica! 
• Criar regras de conduta para a reunião! 
• Comunicar com as pessoas presentes na reunião! 
• Controlar o tempo da reunião! 
• Efectuar reuniões proveitosas! 

Por isso tenho procurado melhorar as minhas competências nesta área e tenho ministrado imensas formações sobre Gestão do Tempo, Liderança e Como Realizar Reuniões.


Destas experiências compilei um conjunto sugestões que podem ser tomadas de imediato e possibilitam melhorias na gestão do tempo e possibilitam a realização de reuniões mias produtivas.

1. Definir qual o objectivo para a realização da reunião; 
2. Em função do objectivo perspectivar o tempo que pode dedicar à reunião; 
3. Convocar as pessoas certas que tenham algo a dar ou a receber dessa reunião. 
4. Definir a hora em que a reunião deve terminar, porque depois da reunião há outros compromissos; 
5. Definir a hora de início da reunião; 
6. Se for uma reunião de rotina, marcá-la sempre para a mesma hora e dia para criar hábito; 
7. As reuniões de rotina deverão ser avaliadas se são ou não um bom investimento de tempo. Se não conseguimos atingir objectivos com estas reuniões devemos cancelá-las. 
8. Ter um líder que domine e conduza eficazmente a reunião. 
9. O condutor da reunião deverá estar colocado num local onde possa controlar tudo o que se passa à sua volta. Se for em redor de uma mesa deverá estar no topo. 
10. Seleccione um local (físico ou virtual); 
11. Defina uma agenda. Divulgue a agenda por todos e exija que os documentos necessários para a reunião são entregues a tempo de todos os presentes estarem devidamente preparados; 
12. Comece a reunião há hora marcada; 
13. Ignore os atrasos, faça com que os atrasados se sintam incomodados; 
14. Nunca recapitule o que já foi discutido, nomeadamente quando há pessoas que chegam atrasados, pois assim está a recompensá-lo pelo seu atraso. 
15. Os telemóveis devem estar desligados, e ou fora do alcance dos participantes. Em reuniões com mais de 1h30 deverão haver pausas de 10 minutos para responder a telefonemas urgentes, e/ou “matar o vício”. 
16. Tenha estes tempos de pausa colocados na ordem de trabalhos, e controle a reunião para que todos horários sejam cumpridos. 
17. Permita que todos possam intervir! 
18. As intervenções devem ser balizadas no tempo e no conteúdo de cada ponto da agenda; 
19. Tente estabelecer compromissos escritos; 
20. Se é uma reunião interna da empresa:
1. Reconhece as realizações e agradeça aos autores; 
2. Em compromissos assumidos anteriormente que não foram cumpridos tente envolver-se para se certificar que essa pessoa ou pessoas necessitam de ajuda; 
3. Te que lidar com o tipo de pessoas diferentes que já conhecemos e tomar as atitudes necessárias para combater pessimismos de alguns e destacar os pontos positivos comuns. 
21. Antes de começar ver se há algum ponto a acrescentar, que poderá ser incluído nessa reunião ou passar para outra reunião. 
22. Organizar a presença das pessoas na reunião:
1. Escolhendo os lugares de cada um em função dos nossos objectivos; 
2. Determinar que as pessoas às quais os assuntos debatidos não interessam saiam da reunião, nem que seja por alguns momentos; 
3. Entregando-lhes o que é necessário e controlando se estão ou não preparados para a reunião; 
4. Controlando o uso de telefones, PDA, Tablets, etc. de forma que não haja perturbação. 
23. Preparar as pessoas para que na próxima reunião tragam devidamente trabalhados os assuntos que lhes dizem respeito. 
24. Antes de acabar a reunião recolher sugestões de assuntos para a próxima reunião; 
25. Compartilhar entre todos as conclusões e compromissos estabelecidos na reunião; 
26. Terminar a reunião à hora marcada. Se houver assuntos ainda para tratar, marcar uma nova reunião ou avaliar se é possível prolongar a reunião. 
27. Não sirva café ou comida numa reunião pois prejudica a produtividade da reunião. Se a Reunião se realiza às 9h, sirva Cafés às 8h30. 
28. Se reunião for durante o almoço, será melhor criar uma pausa de 30 minutos para comerem qualquer coisa (servida a todos os presentes na reunião ao mesmo tempo), permitirá uma maior socialização. Terminar a refeição dentro dos 30 minutos e reiniciar a reunião concentrados nos objectivos. 

 De Janeiro de 2012


Armando Fernandes


Business Coach / Consultor de Negócios


Sr. Empresário: trabalhe estes conselhos, se tiver necessidade de falar e esclarecer algum conceito inscreva-se numa sessão de coaching, numa das próximas quintas-feiras. Terei muito gosto em esclarecê-lo e ajudá-lo!

Reuniões e Gestão do Tempo - Gerir o Tempo como um empreendedor

Participo em muitas reuniões e verifico que há algumas são muito produtivas outras são uma grande seca.

Há reuniões que uma perda de tempo, outras que saímos iludidos, no entanto há algumas reuniões onde conseguimos atingir os nossos objectivos.

Num pequeno inquérito que realizei a 23 clientes que participaram nos meus seminários sobre gestão de reuniões retirei os seguintes resultados:

• 62% das reuniões eram improdutivas;
• 38% das reuniões realizadas não eram necessárias;
• 72% dar reuniões duravam muito mais que o tempo necessário;
• 48% do tempo dos Gerentes e Directores eram usados em reuniões;
• 82% Nunca tinham efectuado o cálculo do preço de uma reunião;

Pensando na informação de que 48% do tempo de um Gerente é dedicado a reuniões e de que 62% das reuniões eram improdutivas. Efectuei os seguintes cálculos:

• Para 40 horas de trabalho semanal
• Se for ocupado 48% do tempo em reuniões, semanalmente um Gerente ocupará 19h12m em reuniões.
• Se 38% das reuniões realizadas não eram necessárias, quer dizer que são dedicadas 7h17m por semana em reuniões que podiam ser evitadas. Isto é um dia por semana.
• Se 62% destas 19h12m são improdutivos, correspondem a 10h54m por semana em “trabalhar para o boneco”. Este valor vezes 48 semanas de trabalho correspondem a cerca de 523 horas por ano, representando 63,4 dias úteis por ano.

CONCLUSÃO DESTES CALCULOS


UM DIA POR SEMANA A FAZER REUNIÕES DESNECESSÁRIAS!


QUASE 3 MESES POR ANO A FAZER REUNIÕES IMPRODUTIVAS!

Por isso adquirir competências sobre gestão de reuniões é demasiado importante para os nossos resultados como empreendedores.

• Saber organizar uma reunião!
• Saber criar e dominar um grupo e a sua dinâmica!
• Saber criar regras de conduta para a reunião!
• Saber comunicar com as pessoas presentes na reunião!
• Saber controlar o tempo da reunião!
• Saber efectuar reuniões proveitosas!

Armando Fernandes

Business Coach

Gestão do tempo

Artigo publicado em 26/06/2008



Acredito que no mundo há riqueza suficiente para satisfazer as necessidades de todos, como dizia Mahatma Gandi, e por isso sinto-me recompensado na medida em que crio a minha riqueza ajudando a criar riqueza para os outros.

Vou iniciar uma colaboração regular com o jornal Frente Oeste, onde intervirei sobre temas de reeducação empresarial, esperando assim contribuir para uma melhoria da rentabilidade das empresas e da economia da nossa região.

Nesta coluna tentarei responder a perguntas sobre empreendedorismo, organização, gestão do tempo, dinheiro e pessoas, que me sejam colocadas por leitores. As perguntas podem ser colocadas através da redacção do Jornal Frente Oeste, ou através do meu endereço de correio electrónico.

Gostaria de partilhar com todos os leitores um debate que tive num Seminário que realizei sobre Gestão do Tempo, em que reflectimos sobre o facto de alguém chegar atrasado.

Dizia-me um empresário que a maioria dos seus colaboradores chegavam atrasados ao local de trabalho nunca conseguia iniciar uma reunião há hora marcada, e os prazos estabelecidos não eram cumpridos.

Em conversa particular com ele onde aprofundamos o tema, concluímos que, a forma como ele efectuava a gestão do pessoal não era assertiva e congruente pois ele mesmo chegava muitas vezes atrasado e raramente concluía os seus compromissos dentro dos prazos.

Ora, chegar atrasado uma vez ou outra é algo que acontece a quase todos nós, no entanto há pessoas que se especializam a transformar o atraso num hábito. Como todos sabemos é muito difícil efectuar mudanças de hábitos.

Por isso propus-lhe que efectuasse um compromisso pessoal de mudança de hábitos e atitudes, com um plano de acção em 11,5 passos, que reproduzo sumariamente:
1. Analise dos custos dos atrasos (ex: analisar o custo de uma reunião onde participam 6 pessoas e que começa 20 minutos depois);
2. Apresentação aos colaboradores dos custos dos atrasos;
3. Organizar-se para ser pontual, criando o “efeito do dirigente pontual”;
4. Organizar a sua agenda e a agenda da empresa – registando todos os compromissos;
5. Organizar a sua agenda em períodos de 30 minutos;
6. Prever contratempos e ser menos optimista na gestão dos horários;
7. Identificar as prioridades quando tem de assumir compromissos;
8. Organizar as reuniões e encontros para serem mais rápidos e produtivos, podendo assim ter mais tempo disponível;
9. Arranjar mais tempo delegando, optimizando e sistematizando tarefas;
10. Antecipar e informar os seus interlocutores quando prevê que não consegue chegar a horas e ou cumprir um prazo. Efectue a remarcação do compromisso.
11. Assumir as suas decisões;
11,5. Entrar em acção.

No fim do 1º mês de aplicação deste plano de acção, dizia-me o empresário que já as reuniões internas estavam a ser realizadas a horas, tinha havido uma diminuição significativa dos atrasos do pessoal e ele estava a melhorar a gestão da sua agenda.

“Falta de tempo é desculpa daqueles que perdem tempo por falta de métodos.”
Albert Einstein

Torres Vedras, 20 de Junho de 2008
Armando Fernandes
Business Coach