Numa das últimas workshops sobre vendas
que ministrei um dos formando levantou a questão da postura e atitude a termos
quando realizamos refeições de negócios e respectivas vantagens e desvantagens!
Iniciei o debate lançando algumas
perguntas e depois fomos desenvolvendo o tema.
Antes de fazermos uma reunião devemos ter
objectivos bem definidos, e perceber se retiramos algum proveito do
investimento de tempo e dinheiro na refeição.
Se queremos levar o cliente para fora do
seu ambiente de trabalho e colocá-lo num clima de descontracção e de
relaxamento onde consigamos estar numa relação de igual para igual,
Se queremos encontrar pontos comuns para
criar maior empatia e compreensão, alinhando aspectos de interesse comum
(gastronomia, vinhos, etc.)
Se queremos criar uma relação favorável e
influenciadora do processo de decisão.
Realizar um refeição de negócios pode ser
rentável mas para obtermos esse resultado temos de organizá-la bem.
Uma refeição de negócios deverá
ser entendida como um trabalho de produção de influências, deve ser
organização com precaução assente numa ou em várias estratégias.
Por isso o treino das nossas capacidades
auditivas é fundamental para os resultados finais! Temos de estar preparados para Ouvir, Ouvir e continuar
a Ouvir, fazendo algumas perguntas abertas que direccionem a conversa e os
temas para os nossos objectivos.
Antes
da marcação da refeição/reunião, há que efectuar algum trabalho de
casa, devemos recolher informações sobre os gostos do cliente, pois
serão o “sal” para a manutenção de conversas cúmplices, onde possamos criar um
clima de simpatia e compreensão mútua.
Temos de controlar a reunião e por isso
temos de ser nós a escolher o local. Devemos também confirmar com antecedência
da disposição do convidado a frequentar esse local. Temos de ser precisos na
marcação da data e hora, e no local temos surpreender pela positiva.
Ainda antes da refeição devemos saber com
antecedência se existem problemas profissionais que podem ser apresentados na
refeição, para não sermos surpreendidos. Estes problemas devem ser sempre, que
tal for possível ser, debatidos antes ou fora da refeição.
Um dos formandos presentes perguntou-me se
deveria um cliente importante que conhece à pouco tempo para uma
refeição. Respondi-lhe que eu em principio não realizaria esse convite sem
conhecer um pouco mais do cliente, pois gosto que o convite pareça algo
original e subsequente a uma relação profissional que necessita de construir
alinhamentos e sintonias, e não como uma forma de pressão ou “lobie”.
Também discutimos se no decorrer de
negociações mais prolongadas deveríamos realizar refeições e depois de algumas
sugestões concluímos, que deveríamos preparar a refeição em função de
objectivos e da fase da refeição.
Então efectuei uma actividade de grupo com
todos os presentes e foi apresentada a seguinte metodologia para o
desenvolvimento de uma reunião de negócios.
·
Inicio
– Distribuição dos lugares e escolha dos pratos de acordo com as preferências
·
Entradas
– nesta fase da refeição seria o memento de levantar os problemas e pontos de
interesse
·
Prato
principal – neste momento devemos fazer sínteses, propostas, apresentar
as vantagens Sobremesa – falar de algumas observações e objecções a tratar.
·
Café
– finalização da refeição e da reunião.
Esta metodologia que desenhamos poderá
resultar, no entanto pareceu-me demasiado sistémica, e por isso poderá transformar
a refeição num desastre ea reunião num fracasso. A magia da refeição pode e
deve ser orientada para dar alento a uma relação profissional
Depois de ter colocado esta objecção
tivemos um debate intenso, e alguns dos presentes sugeriram que deveríamos
falar dos temas de negócios no fim da refeição.
Alertei então para dois tipos de risco
para essa solução:
1º O de haver já algum
álcool e vinhos à mistura, e os resultados serem perfeitamente imprevisíveis!
2º Sendo tarde e havendo outros compromissos, dá-se um adiamento e
temos uma reunião sem resultados.
Encaminhei então a sessão com o seguinte
desafio – Vamos criar uma estratégia para a nossa próxima Reunião / Refeição
substituindo o que fazemos actualmente a Refeição/reunião. E concluímos:
1ª Antes de nos sentarmos tentamos acordar e alinhar o
desenvolvimento da reunião e da refeição de negócios, para que possamos usufruir
do processo de degustação. É fácil e rápido este alinhamento é pois há
necessidade de encomendar a refeição.
2º Inicia-se a abordagem das situações a falar e a negociar, que
devem ser interrompidas quando chegam os pratos. Nota: uma boa organização e
orientação dos temas a falar poderá permitir um bom avanço no momento da
escolha dos vinhos.
3º Interromper o tema durante a refeição e deverá ser um
momento de socialização profissional onde devemos colocar algumas
perguntas abertas para conhecemos melhor o nosso interlocutor e a sua empresa,
induzindo-o a falar de situações positivas e da sua vida pessoal e profissional
e tentar perceber os seus desejos para o futuro. (ex: êxitos, desejos,
passatempos, informações sobre a empresa, etc.). Nota: Mostrar muito
interesse e ouvir atentamente, pois todas as pessoas tem necessidade de
ser ouvidas.
4º Após a refeição e quando espera pela sobremesa tentar fechar o
processo da reunião, deixando para os café uma síntese da reunião e a definição
dos próximos passos.
Já passaram 6 meses da realização desta
formação e o feedback que recebi dos formandos é que começaram a estar mais
atentos à organização das Reuniões/Refeição, tinham deixado de fazer
Refeição/Reunião e em alguns casos fizeram só Reunião estavam também a
conseguir mais e melhores resultados!
Armando Fernandes
Business Coach
