Planear bem ajuda-nos a poupar tempo

Escrevia Brain Tracy, no seu livro “As 100 leis inquebráveis do sucesso”, que em “cada minuto gasto com planeamento se poupa dez minutos de execução”.

Confirmo que é verdade por experiência própria, e por isso tenho passado esta mensagem quando trabalho com os meus clientes em serviços de Business Coaching, e nas formações em Liderança, Gestão do Tempo, Planeamento e Vendas.

O facto é que planear é preparar de forma estruturada aquilo que vamos executar. Por isso quando falo de planeamento tento em primeiro lugar pensar nos resultados que quero obter, depois analiso os meios e recursos disponíveis, calculo o tempo necessário e de seguida defino a data e hora que quero que o trabalho ou tarefa seja realizada.

É evidente que a situação não é assim tão fácil, pois na maioria das vezes temos de trabalhar com outras pessoas e por vezes não temos à nossa disposição imediata dos meios.

Por isso quando os trabalhos, as tarefas e as actividades têm maior complexidade e que o planeamento tem um papel mais importante.

Como todos sabemos uma acção complexa é constituída por muitas acções simples, que por si também deverão ser objecto de planeamento. Depois devemos damente calendarizar, porque assim será mais fácil termos a visão de qunado podem estar concluidas. Podendo assim assumir compromissos com os parceiros e clientes. Melhorando a nossa credibilidade!

Por isso entendo que o planeamento individual é a melhor forma de nos prepararmos para termos mais produtividade e sermos melhores profissionais, comulativamente podemos  obter  ganhos na nossa vida pessoal – menos stress, maior realização e mais tempo disponível para vivermos.

Assim pegando na frase do Brain Tracy, sugiro que façamos as contas que ele sugere:

Se eu dedicar 10 a 12 minutos do dia anterior a planear as actividades para o dia seguinte, e em cada minuto de planeamento poupo 10 minutos, quer dizer que poupo cerca de 100 a 120 minutos no dia seguinte.

Se o meu dia de trabalho é de 8 horas, consigo poupar cerca de duas horas de num dia de trabalho. Terei mais tempo disponível fazer outras tarefas para obter melhores resultados.

Contabilizando – os resultados de um bom planeamento permitem a poupança de 1 dia por semana e 48 dias por ano (considerando que o tento de trabalho anual é de 48 semanas).

Entre em acção e comece a planear!

Armando Fernandes

Business Coach / Consultor de Negócios

MAIS VIDA NO CENTRO HISTÓRICO - Economia e inovação social

Economia e inovação social

Por Armando Fernandes

Business Coach 

MAIS VIDA NO CENTRO HISTÓRICO - Último debate

Associação para a Defesa e Divulgação do Património Cultural de Torres Vedras

Como aumentar as vendas no Comércio Tradicional :: Notícias :: Jornal Mais Oeste Online

Como aumentar as vendas no Comércio Tradicional :: Notícias :: Jornal Mais Oeste Online

Tenho falado com alguns proprietários e quase todos estão apreensivos sobre o presente e o futuro dos seus negócios, e culpam a actual situação ao Mercado, ao Estado, às Grandes Superfícies, às Autarquias, às opções de compra das novas gerações,...
Quando lhes pergunto como exercem a sua influência através da participação cívica, quase todos me dizem que não têm tempo. Falam destas instituições com sendo Eles (Pronome pessoal – 3ª pessoa, plural) em vez de eu ou nós (Pronomes pessoais – 1ª pessoa).
Entendo que há qualquer coisa que tem de ser feito para viabilizar estes negócios, e acredito que cada proprietário deverá usar a sua inteligência e energia para se concentrar efectivamente no que é importante e estratégico para o seu negócio em vez de apresentarem razões para abdicação.
Não é novidade para ninguém que o Comércio Tradicional vive uma profunda crise.
As grandes superfícies estão em todo o País e cada vez mais próximas de nós.
Existem novos conceitos de comércio associados ao processo de Globalização e uso da Internet.
Isto são factos conhecidos por todos nós.
É também verdade que a politica comercial agressiva e o poder dos proprietários das Grandes Superfícies tem imposto uma quantidade de hipermercados e centros comerciais que ultrapassa em algumas localidades a capacidade da procura. Existindo superfícies comerciais perfeitamente desajustadas em relação aos habitantes e respectivo rendimento.
Há no entanto um facto evidente. Estas grandes superfícies e supermercados são estruturas altamente preparadas para o comércio, as vendas e são geridas de forma economicista, mas percebendo que os seus patrões são os consumidores e clientes em geral. Por isso há um enorme profissionalismo.
Ora contra factos estes factos o que deve fazer o Comércio Tradicional? Há que criar argumentos!
Por isso devemos pensar em colectivo e deixar o “muro das lamentações” ocasionados pelos infortúnios, e perceber estes grandes espaços  comercias são agradáveis, e que tem um conjunto enorme de vantagens para as pessoas, por terem  ofertas de produtos, espaços  para estacionamento e locais de diversão.
Juntando ainda o facto é que as suas vendas serem feitas em enorme escala, mas a guerra comercial fá-los neste momento deixarem de vender produtos e serviços para venderem DESCON TOS.
O Comércio Tradicional não tem as mesmas armas que estes gigantes, no entanto têm de modernizar a sua gestão, a sua organização, tornar a sua  actividade mais profissional e fazer aquilo que é fundamental. Estar ao junto das pessoas, para encontrar as suas necessidades e satisfazê-las.
Também as autarquias têm um papel muito importante pois podem promover:
·               Processos de reabilitação urbana;
·               Criação de espaços pedonais;
·               Criação de estacionamentos;
·               Politicas de alojamento de pessoas nos centros históricos e comercias;
·               Animação;
·         Impedir a saída de serviços da Administração pública e Serviços Públicos das zonas centrais e históricas.
Mas também existem algumas coisas relativamente simples, que não necessitam de grandes investimentos que de forma definitiva podem gerar mais negócios no comércio tradicional, nomeadamente tudo o que tem a ver com a personalização da relação com o cliente.
Por isso, Sr. Comerciante proponho que trabalhe nestes 12 pontos para ter mais e melhores clientes:
1)      Identifique os clientes correctamente:
Saiba que são os seus melhores clientes, que percentagem da facturação é gerada. Por outro lado, crie uma base de dados a informação necessária de forma que qualquer dos seus colaboradores, possam identificar imediatamente esse cliente.
2)      Comunique permanentemente com os seus clientes:
Informe-os sobre as novidades que tem assim como da variedade de produtos e serviços. De vez em quando, mantenha uma conversa informal com ele, para conhecer melhor as suas necessidades e assim com mais facilidade podem propor-lhe outros produtos e serviços.
3)      A oferta que faz ao cliente deverá ser útil e apropriada:
Os seus horários de funcionamento, o processo de entrega e distribuição deverão ser ajustado ao interesse e particularidades do cliente.
 4)      Pense nos interesses do cliente:
Tente perceber os interesses dos clientes e ajuste a sua oferta de bens e serviços às suas necessidades. Com esta percepção poderá criar alguns “mimos” e surpreender o cliente. Desta forma poderá alcançar uma relação sustentável e durável.
5) Prepare-se e prepare os seus colaboradores para conseguirem retirar mais resultados:
Lembre-se que um cliente insatisfeito comentará a situação dela com amigos, razão por que uma má imagem esparramar-se-á para além do que você imagina. Por outro lado, se estiver preparado juntamente com os seus colaboradores para vender é será mais provável que o cliente se identifique convosco, e assim comprar mais produtos ou serviços. Faça surpresas aos clientes expondo aprazivelmente os produtos e serviços, e apresentando de forma eficaz os benefícios e o prazer que o cliente obterá com eles.
6) Fale pouco e escute bem os clientes, faça perguntas:
A coisa mais importante porque um vendedor deve fazer é aproximar-se do cliente e conhecê-lo correctamente, e gerir esta aproximação de modo subtil, com perguntas abertas, onde facilmente se consegue perceber o que ele deseja e depois perceber qual o momento em que o cliinte se dispõe a comprar nosso produto ou serviço.
7) Tente perceber e entender as objecções do cliente, pois elas são a principal fonte de aproximação e a forma mais eficaz de conduzir à venda:
Quando alguém responder algo, quer no fundo apresentar uma convicção. Por vezes esta convicção é uma fuga. Por isso é necessário ouvir um pouco mais, dessa audição o vendedor ficará a saber muito mais e terá mais facilidade e ajudar o cliente a comprar.
8) Promova a empatia. Aproxime-se emocionalmente do cliente:
Sincronize a sua forma de proceder com a do cliente pois um clima de aproximação e diálogo corrente gera mais facilmente a compra.
9) Nunca, mas nunca, critique a concorrência:
Respeito e ética, junto com a honestidade ao fazer negócios, eles constituem a base de toda a relação sólida e durável.
10) Não discuta com o cliente:
Tente chegar a um acordo. A discussão só produz anticorpos, que cada um mantém sua postura e a aproximação é cada vez mais difícil.
11) Nunca minta. Seja honesto:
Para o curto espaço de tempo a mentira pode resultar mas a longo prazo o cliente ficará decepcionado, e quando isto acontece, adeus para a credibilidade.
12) O depois da venda:
A venda nunca termina quando um contrato for assinado. Continua com serviços de pós venda e/ou com o marketing. Deste modo não faz só uma venda, mas transforma-a em clientes duráveis e relações produtivas. Isto é muitas vendas!
Mais importante …. Seja Positivo ... e mantenha-se optimista!
Sorria!

Alguns erros no marketing das Pequenas e Médias Empresas

Gosto muito desta frase que encontrei num folheto em inglês dos AA (Alcoólicos Anónimos), 

e utilizo-a muitas vezes nas minhas apresentações, seminários, workshops e formação.

“A loucura é fazer o mesmo de sempre esperar resultados distintos.”

Numa conjuntura como a actual, onde é muito difícil arranjar clientes é necessário ser mais pró-activo e por isso para conseguirmos melhores resultados temos de ir à luta. Isto é arranjar mais negócios, mais clientes e novos mercados.

A atitude normal no domínio do marketing e vendas de muitos empresários era, abrir a porta, publicar cartões-de-visita em jornais, páginas amarelas, directórios telefónicos baseados em papel e mais recentemente nos equivalentes serviços Web.

Este tipo de promoção era feita sem grandes preocupações nos resultados, e raramente era efectuada a análise do custo / benefício das diversas acções de propaganda.

Este tipo de atitude associada a um conjunto de maus hábitos de gestão levou-me a criar uma lista de maus hábitos e erros no marketing das PME:

• Não tem plano de marketing;
• As actividades de marketing e vendas são fortuitas;
• São realizadas acções pro impulso e por sugestão de outros;
• O plano de marketing não está escrito, nem programado;
• Não tem definido o tipo de clientes que necessita de comunicar
• Tem pouca informação sobre os clientes que necessita;
• Quer fazer tudo muito depressa, cometendo erros;
• Não analisa o custo e o benefício das acções;
• É facilmente influenciado por alguém que lhe vende sonhos;
• As mensagens que lança para o mercado são confusas;
• Não pensa no marketing como um processo de continuidade de negócio;
• Esquece os clientes actuais;
• Não tem política de fidelização de clientes;
• Não está preparado para dar continuidade Às mensagens que passa;
• Pensa que fazer marketing é muito complicado;
• Pensa que fazer marketing é muito caro;
• Só utiliza uma ou poucas ferramentas de marketing;
• Investe todo o seu orçamento em uma ou duas companhas;
• Não é claro nas mensagens que lança para o mercado;
• É incapaz de mostrar a sua preposição única de venda;
• Não utiliza a base de dados de clientes que possui;
• Não criou base de dados de clientes;
• Sonha, e Sonha mas não faz nada para tornar o sonho realidade;
• Não tem marca nem identidade;
• …, e muitos mais.

É demasiado evidente que é necessário ir à luta, mas esta luta deverá ser preparada da mesma forma que um General prepara uma batalha.

Por isso olhe para o que já fez com o marketing e vendas na sua empresa, faça uma análise dos resultados, depois olhe para as armas que tem (produtos e serviços e sua preposição única de venda), olhe para o território (mercado, clientes, gostos, hábitos, necessidades, …), e prepare as estratégias, treine a si próprio e a sua equipa e depois de um plano estruturado onde tenha uma projecção dos custos benefícios vá à luta, pois tem todas as condições de vencer a batalha.

Depois desta primeira vitória trabalhe novamente para as outras batalhas, pois no estado actual do Mundo só sobrevivem aqueles que têm a audácia de mudar!

Sr. Empresário: trabalhe estes conselhos, se tiver necessidade de falar e esclarecer algum conceito inscreva-se numa sessão de coaching gratuita, numa das próximas quintas-feiras. Terei muito gosto em esclarecê-lo e ajudá-lo!

Armando Fernandes

Business Coach / Consultor de Negócios

934515241

Como preparar um plano de marketing

Como preparar um plano de marketing

Escrevi anteriormente “que é necessário ir à luta, mas esta luta deverá ser preparada da mesma forma que um General prepara uma batalha.

Por isso olhe para o que já fez com o marketing e vendas na sua empresa, faça uma análise dos resultados, depois olhe para as armas que tem (produtos e serviços e sua preposição única de venda), olhe para o território (mercado, clientes, gostos, hábitos, necessidades, …), e prepare as estratégias, treine a si próprio e a sua equipa e depois de um plano estruturado onde tenha uma projecção dos custos benefícios vá à luta, pois tem todas as condições de vencer a batalha”.

Por isso afirmo que se não planear. Falha o planeamento!

Ora um Plano de marketing é um guião para por em acção o marketing duma empresa. É a passagem a escrito dos pensamentos e acções que devem ser concretizadas para que a empresa possa crescer e obter mais clientes, maior intervenção no mercado, em suma, mais rendimento.

Como já ouvi alguém dizer é o desenho da rota da empresa para o sucesso!

A sua importância é tão grande e implica uma mudança significativa na forma de pensar e de agir, porque a maioria dos empresários trabalham como soldados, dando tiros a torto e direito em vez de trabalharem como um General.

Quando transmito esta mensagem em sessões de coaching e em formação, a maioria dos empresários dizem-me que têm um plano na sua cabeça, e que ainda não teve tempo para o passar ao papel.

Alguns meses depois volto a perguntar-lhes se já escreveram alguma coisa e constato que ainda não preencheram uma linha do plano.

E por isso quando decidem realizar acções de marketing e vendas, continuam a ter a atitude de soldado sem rumo.

Por isso normalmente lanço um desafio a estes empresários para uma formação prática sobre Planeamento onde apresento e ajudo os empresários a construir um plano de marketing executivo em 8 passos.

São estes os oito passos para um plano de marketing executivo

• Passo 1 – Conhecimentos sobre a sua concorrência?
• Passo 2 – Quem é o seu cliente?
• Passo 3 – Como está o seu negócio posicionado?
• Passo 4 – Qual a mensagem que quer transmitir com o seu marketing?
• Passo 5 – Quais os seus objectivos no marketing e vendas?
• Passo 6 – Quais as ferramentas de marketing que vai usar?
• Passo 7 – Qual o seu orçamento de marketing?
• Passo 8 – Finalmente – Planeamento da estratégia.

No final da formação terá desenhado o seu plano de marketing!

Se não planear. Falha o planeamento!

Sr. Empresário: trabalhe estes conselhos, se tiver necessidade de falar e esclarecer algum conceito inscreva-se numa sessão de coaching gratuita, numa das próximas quintas-feiras. Terei muito gosto em esclarecê-lo e ajudá-lo!

Armando Fernandes

Apresentação de Armando Fernandes - Business Coach ao BNI Referências em Torres Vedras

Apresentação de Armando Fernandes - Business Coach ao BNI Referências em Torres Vedras em 2 de Maio de 2012

Reinventar o Governo Local - 1 parte

Reinventar o Governo Local

Primeiro uma declaração de princípios

Por acreditar que o problema da Governação local não está nas pessoas que nele trabalham mas nos sistemas com que trabalham.

Por acreditar também que não é no liberalismo, nem no Estatismo que está a solução.

Entendo que a solução está na reinvenção da forma de governar localmente.

Por acreditar também na igualdade de oportunidades para todos os cidadãos;

Entendo que equidade é um objectivo muito importante é de justiça sendo fundamental para o êxito de um Concelho, duma região de um País. Por isso os poderes públicos locais podem e devem cada vez mais ser interventivos no processo de inovação, devendo eles também inovar nos seus processos de organização e gestão.

Criar uma ruptura

É necessário criar uma ruptura com a forma de governo local actual.

A governação local necessita de se ajustar a novas às novas realidades, e com pensamentos e atitudes estratégicas redefinir qual o seu papel.

A minha experiência de mais de 25 anos em que estive ligado à consultoria, organização interna e económica da Autarquias,  a leitura de muita literatura sobre gestão e organização empresarial e a experiência destes últimos 5 anos como Business Coach levaram-me à seguinte sistematização de ideias sobre como deve ser efectuada a gestão do Governo Local:

a)         Ser orientador - Cada vez mais deverá procurar identificar os  problemas, para reunir recursos com outros parceiros para os resolver. Empenhar-se cada vez mais em juntar recursos privados e públicos para alcançar os objectivos da comunidade;

b)          Ser Catalisador - O papel da Câmara Municipal é orientar estas instituições para o bom sentido, catalisando as energias comuns e dando poder para que consigam resolver os seus próprios problemas com o aumento da participação cívica.

c)          Ser Facilitador;

d)          Governar
Dizia E.S. Savas "A palavra “Governo vem de um vocábulo grego que significa “navegar”. O papel do governo é navegar, não remar. Prestar serviços é remar, e o governo não é muito bom remador” (livro “Privatização a chave para um mundo melhor”)

Como Governar? - Navegando ou Remando?

Estamos num mundo em constante mudança e as instituições públicas precisam de ter a flexibilidade para reagir à complexidade das situações.

Esta flexibilidade não é possível existir com os actuais modelos burocráticos.

Por isso é necessário separar a arte de navegar (orientar o barco) das funções de prestação de serviços (remar) (funcionários e empresas contratadas).

 O grande mestre da Gestão – Peter Druker afirma que as organizações bem sucedidas distinguem-se por terem devidamente separados as decisões estratégicas das decisões operacionais.

Navegar requer habilidades e pluridisciplinaridade uma vez que há que ter em conta os objectivos estratégicos e os recursos são escassos.

 Navegar é criar melhores métodos para atingir objectivos.

 Quem rema tende a defender a sua estabilidade e por isso seria interessante começar a criar políticas de concorrência. Baseadas na comparação da qualidade do serviço prestado e no controle dos custos

O terceiro sector e a cidadania

Neste momento existe o terceiro sector “Voluntário” e ou “organizações não lucrativas”. É difícil criar uma designação para este sector, porque é composto por organizações de natureza privada mas para satisfazer necessidades públicas.

 A separação de Sectores (Público / Privado) é uma forma objectiva de termos governos burocráticos como os que nos têm governado.

 Há serviços prestados pelo sector privado que poderiam ser efectuados pelo sector público e vice-versa.  A privatização não é na maioria dos casos a solução!

Por isso entendo que governo pertence à comunidade: dando responsabilidade ao cidadão em vez de servi-lo. Uma solução moderna e adequada à actual sociedade é transferir responsabilidades da burocracia para a Comunidade (reduzir o clientelismo próprio da Burocracia).

Apoiar cooperativas e Associações é colocar os interessados a participar na gestão e a encontrarem as soluções. Reduzir a necessidade de novos funcionários, e efectivamente a despesa pública.

Há uma enorme diferença qualitativa nos serviços prestados pela comunidade e os prestados por funcionários. As comunidades são mais flexíveis e criativas que o burocrata, regem-se por outros códigos de conduta. Os paradigmas são diferentes. As comunidades vêem os problemas das pessoas e os burocratas vêem as pessoas com problemas;

A Administração Local deverá aprender como delegar poderes transferir competências. Saber a opinião, solicitar o contributo, democratizar o debate e estimular que sejam encontradas soluções comunitárias em vez de soluções paternalistas.

Vários tipos de Governação local

Existem vários tipos de governação que conjuntamente levarão à criação de outros paradigmas na Governação Local. Por isso caracterizo as seguintes formas de governação:

a)    Governação Competitiva;

b)    Governação através de projectos e missões;

c)     Governação para resultados;

d)    Governação para as pessoas;

e)    Governação  empreendedora;

f)     Governação Preventiva;

g)    Governação descentralizada; e

h)    Reinvenção do Governação local – Governo Empreendedor em tempos de mudança;

Entendo que a primeira acção para esta Reinvenção do Governo local está na atitude dos Membros da Câmara Municipal. Se querem ser Navegadores (os que orientam o barco) ou Remadores (que o fazem mover)?

Torres Vedras, 30 de Abril de 2012

Armando Fernandes

Business Coach / Consultor de Negócios

Gestão do tempo e qualidade de vida :: Notícias :: Jornal Mais Oeste Online

Gestão do tempo e qualidade de vida :: Notícias :: Jornal Mais Oeste Online

Gestão do tempo e qualidade de vida

.” Não é curto o tempo que temos, mas dele muito perdemos. A vida ésuficientemente longa e com generosidade nos foi dada, para a realização das maiores coisas, se a empregamos bem. Mas, quando ela se esvai no luxo e na indiferença, quandonão a empregamos em nada de bom, então, finalmente constrangidos pela fatalidade,sentimos que ela já passou...” (Séneca - “Sobre a brevidade da vida”)

.

O tempo não é elástico, não estica: quando se puxa de um lado, encolhe do outro. Assim, quanto mais tempo estivermos a trabalhar, menos tempo temos para nós, para a família e para os amigos. O tempo é uma entidade fixa: 24 horas serão sempre 24 horas!

Em suma:

- O tempo é o nosso recurso mais importante: não é inesgotável nem irreversível;

- Mais horas de trabalho não equivalem a maior produtividade;

- O tempo não estica, não é elástico: “puxando” de um lado, “encolhe” de outro.

Quando, no nosso dia-a-dia, tomamos atitudes que valorizem o nosso tempo, começaremos a ter maior qualidade de vida.

Tomar a consciência que gestão do nosso tempo é de vital importância para a nossa felicidade e dos que nos acompanham é fundamental.

Por isso devemos preparar-nos para por em prática técnicas para poupança de tempo, cumprir as nossas tarefas, reduzindo o stress e assim termos mais qualidade de vida.

Costumo realizar muitos seminários sobre Gestão do Tempo e o que tento ensinar são uma série de “truques” que nos podem ajudar a melhorar a sua gestão.

Por isso vou transcrever alguns dos “truques” ensino para melhorar a Administração do tempo:

1. Análise da carga de trabalho:

- Depois de ter estabelecido os seus objectivos pessoais, departamentais e da Empresa, pode organizar o seu trabalho. Efectue um registo diário do tempo que despende em cada tarefa (em períodos de 15 a 30 minutos), de seguida analise e prepare um plano de melhoria, se possível com o apoio de um Business Coach

2. Organização das tarefas:

- Defina prioridades. Faça uma lista de tarefas Urgente e de tarefas Importantes. Depois crie regras e cumpra-as.

3. Organização pessoal:

- Quando tiver de fazer um trabalho, deve preparar-se mentalmente para as tarefas que tem de realizar. Deve tentar descobrir forma de encurtar as tarefas, eliminar etapas quando possível. Assim o trabalho será mais fácil e rápido.

- Depois comece pela tarefa mais difícil e importante (evite a tentação de realizar as tarefas mais simples e fáceis, conseguirá uma melhor gestão do tempo e evitará a tendência para procrastinar).

- Dedique duas horas do seu tempo semanal para se reorganizar. Por exemplo nas duas últimas horas da próxima sexta-feira, organize-se como se fosse de férias.

4. Saiba dizer não:

- Nunca diga que "sim" a nenhuma tarefa ou actividade sem considerar o investimento do tempo. É necessário ter coragem para dizer que "não" a solicitações desnecessárias.

5. Melhore a forma com que lida com papéis;

6. Aprenda a fazer Reuniões;

7. Tenha uma atitude militante, leve a mal desperdiçar o seu tempo e seja intransigente para aqueles que subestimam o seu tempo;

8. Disfrute do seu tempo livre.

Armando Fernandes

Business Coach

Como gerir o tempo – algumas sugestões

1º Coloque as suas coisas em ordem.

Arrume convenientemente a sua secretária

•  Organize-a em função das suas prioridades
• Importante;
• Urgente;
• Passível de delegação
• Sem importância

 Todos os documentos que cheguem à sua secretária deverão ser objecto de registo de uma data, assim será mais fácil decidir quando se deverá arquivar ou mandar para o lixo.
Sugiro que guarde numa cesta o que não vai ler, responder ou usar imediatamente.
Os documentos que durante o período de 90 dias não foram usados podem ir para arquivo ou então para o lixo, pois não são relevantes.
Passados 90 dias e ainda sente pena desta papelada?
Por isso é que a maioria dos escritórios estão cheios de papel.
Guarde os documentos, guarde toda a papelada, acumule durante vários anos e convide uns ratos para o festim.
O facto é que mais de 99% daquilo que arquivamos com mais de um ano, nunca mais vai ser utilizado.

Arranje duas cestas para os papeis que recebe e um caixote do lixo:

• Para documentos não lidos;
• Para documentos lidos;
• Caixote do lixo – para reciclagem.

2º faça 3 coisas antes de sair do escritório:

1. Limpe sua secretária;
2. Planeie as actividades para o dia seguinte
3. Registe o seu planeamento na sua agenda De seguida vá-se embora, é uma pessoa mais livre e com uma melhor gestão do tempo.

3º Organização -  Dedique duas horas do seu tempo para se reorganizar.

 Nas duas ultimas horas da próxima sexta-feira, organize-se como se fosse de férias.
Olhe para as suas tarefas e tente descobrir como pode melhorar.
Procure as áreas onde pode matar os "vampiros do Tempo", e organize o trabalho para que seja executado à primeira, com qualidade, eficácia e eficiência.
Depois desta experiência crie um espaço de Tempo para Planeamento.
Coloque uma placa "DO NOT DISTURB" na porta do gabinete, e só atenda emergências. Coloque na sua agenda horas para atendimento de colaboradores e clientes.

 4º Prioridades diárias

 Estabeleça prioridades diárias.

• Crie diariamente um lista de coisas a fazer
• Defina prioridades
• Tente terminar diariamente a sua lista
• Não procrastinize. Execute aquilo que é importante e se possível delegue o que é urgente.
• Aprenda a delegar. Sistematize o seu trabalho de forma a que possa facilmente transmiti-lo a terceiros para o executarem.

5º Como dar ordens a terceiros

No trabalho transmitimos ordens para a execução de tarefas.
Na sua maioria são verbais.
Quando as transmitir deverá ter o cuidado de se aperceber se o seu interlucotor a compreendeu. Por isso transmita a ordem com clareza e certifique-se que é bem compreendida. Se este processo foi bem feito haverá de certeza um bom aproveitamento do tempo para os dois.
Se for uma tarefa para ser repetida, então a ordem deverá ser apresentada por escrito.

6º Aprenda a dizer NÃO
 Nunca diga que "sim" a nenhuma tarefa ou actividade sem considerar o investimento do tempo. É necessário ter coragem para dizer que "não" a solicitações desnecessárias. Analisar o tempo que temos de nos dedicar à realização de uma tarefa é uma ferramenta de administração de tempo muito forte!
Estude as funções de cada departamento em sua empresa.

O tempo investido nesta actividade será compensado pois terá oportunidade de pensar em com melhorar a gestão deste departamento e a comunicação interdepartamental. Depois entre em acção.

NOTA: A digitalização pode ajudar a retirar papel, no entanto é uma perda de tempo digitalizar aquilo que não é necessário.

7º Bloco Notas

Use um caderno onde anote por data as suas notas e informações que possam ser utilizadas para referências futuras. Não use papeis soltos. Leia atentamente os manuais das agendas electrónicas e dos notbooks, pois têm imensas funcionalidades que podem ajudá-lo na gestão do seu tempo.

8º Agendas

Use só um sistema como auxiliar da gestão do Tempo. Papel ou Electrónico. Aprenda a ler rapidamente. Tire um curso de leitura rápida.

9º Pense e escreva - Prioridades
Ao escrever o que pensa minimiza a confusão e tensão.
Escreva as suas metas, faça listas das tarefas e problemas.
Será mais fácil classificar e ordenar as actividades, e assim efectuar uma melhor gestão do Tempo.
A situação fica mais clara, porque quando não escrevemos e confiamos na nossa memória corremos 2 riscos:
1º Dificuldade em avaliar a tarefa;
2º Esquecimento.

10º Classifique o que tem de fazer, crie diversas categorias, por exemplo:

Prioridade A - Prioridade crítica para o sucesso;
Prioridade B - Prioridade Importante mas não critica;
Prioridade C - Prioridade agradável de fazer se sobrar tempo.
Comece com as prioridades A, depois de concluídas dedique-se às B e posteriormente às C

11º Dez dicas

   1. Domestique o telefone, fax & email
   2. Minimize as reuniões
   3. Pratique a pontualidade absoluta
   4. Faça e utilize listas – horários, lista com coisas a fazer, listas de pessoas a contactar, planeador de conferências
   5. Tente interligar tudo para que vá ao encontro aos seus objectivos
   6. Bloqueie o seu tempo – Agendamento por defeito;
   7. Minimize as Actividades Não Planeadas – todos os dias deverão ser planeados em blocos de 30 minutos – desde o início até ao final do dia;
   8. Evite as Horas de Ponta – evite ir ao banco às Sextas-Feiras especialmente depois das 11h, evite ir ao hipermercado aos feriados;
   9. Focalize-se nas tarefas mais difíceis e complicadas e concluas rapidamente. O maior desafio é começar, dar o primeiro passo.
  10. Diariamente algo inesperado vai acontecer. Conte com isto!

11,5 Entre em acção
Por isso quando planear o seu dia deixe algum "tempo Oops". Não deixe que estas emergências atrapalhar a execução das suas tarefas. Depois de responder às emergências volte trabalhar no que planeou. Se não houver emergências, desfrute desse tempo com uma actividade que o faça feliz.

 Nota final: 

Leia e execute estes conselhos durante um mês e vai ver que consegue modificar os seus hábitos e gerir melhor o seu tempo

Armando Fernandes 

Gestão do tempo e qualidade de vida

.” Não é curto o tempo que temos, mas dele muito perdemos. A vida é suficientemente longa e com generosidade nos foi dada, para a realização das maiores coisas, se a empregamos bem. Mas, quando ela se esvai no luxo e na indiferença, quando não a empregamos em nada de bom, então, finalmente constrangidos pela fatalidade, sentimos que ela já passou...” (Séneca - “Sobre a brevidade da vida”)

O tempo não é elástico, não estica: quando se puxa de um lado, encolhe do outro. Assim, quanto mais tempo estivermos a trabalhar, menos tempo temos para nós, para a família e para os amigos. O tempo é uma entidade fixa: 24 horas serão sempre 24 horas!

Em suma:

- O tempo é o nosso recurso mais importante: não é inesgotável nem irreversível;

- Mais horas de trabalho não equivalem a maior produtividade;

- O tempo não estica, não é elástico: “puxando” de um lado, “encolhe” de outro.

Quando, no nosso dia-a-dia, tomamos atitudes que valorizem o nosso tempo, começaremos a ter maior qualidade de vida.

Tomar a consciência que gestão do nosso tempo é de vital importância para a nossa felicidade e dos que nos acompanham é fundamental.

Por isso devemos preparar-nos para por em prática técnicas para poupança de tempo, cumprir as nossas tarefas, reduzindo o stress e assim termos mais qualidade de vida.

Costumo realizar muitos seminários sobre Gestão do Tempo e o que tento ensinar são uma série de “truques” que nos podem ajudar a melhorar a sua gestão.

Por isso vou transcrever alguns dos “truques” ensino para melhorar a Administração do tempo.

1.       Análise da carga de trabalho:

- Depois de ter estabelecido os seus objectivos pessoais, departamentais e da Empresa, pode organizar o seu trabalho. Efectue um registo diário do tempo que despende em cada tarefa (em períodos de 15 a 30 minutos), de seguida analise e prepare um plano de melhoria, se possível com o apoio de um Business Coach

2.       Organização das tarefas:

- Defina prioridades. Faça uma lista de tarefas Urgente e de tarefas Importantes. Depois crie regras e cumpra-as.

3.       Organização pessoal:

- Quando tiver de fazer um trabalho, deve preparar-se mentalmente para as tarefas que tem de realizar. Deve tentar descobrir forma de encurtar as tarefas, eliminar etapas quando possível. Assim o trabalho será mais fácil e rápido.

- Depois comece pela tarefa mais difícil e importante (evite a tentação de realizar as tarefas mais simples e fáceis, conseguirá uma melhor gestão do tempo e evitará a tendência para procrastinar).

- Dedique duas horas do seu tempo semanal para se reorganizar. Por exemplo nas duas últimas horas da próxima sexta-feira, organize-se como se fosse de férias.

4.       Saiba dizer não:

- Nunca diga que "sim" a nenhuma tarefa ou actividade sem considerar o investimento do tempo. É necessário ter coragem para dizer que "não" a solicitações desnecessárias.

5.       Melhore a forma com que lida com papéis;

6.       Aprenda a fazer Reuniões;

7.       Tenha uma atitude militante, leve a mal desperdiçar o seu tempo e seja intransigente para aqueles que subestimam o seu tempo;

8.       Disfrute do seu tempo livre.

Armando Fernandes

Business Coach