sexta-feira, novembro 20, 2009

Como gerir o tempo – algumas sugestões






Coloque as suas coisas em ordem.
Arrume convenientemente a sua secretária
 - Organize-a em função das suas prioridades
- Importante;
- Urgente;
- Passível de delegação
- Sem importância
Todos os documentos que cheguem à sua secretária deverão ser objecto de registo de uma data, assim será mais fácil decidir quando se deverá arquivar ou mandar para o lixo.
Sugiro que guarde numa cesta o que não vai ler, responder ou usar imediatamente.
Os documentos que durante o período de 90 dias não foram usados podem ir para arquivo ou então para o lixo, pois não são relevantes.
Passados 90 dias e ainda sente pena desta papelada?
Por isso é que a maioria dos escritórios estão cheios de papel.
Guarde os documentos, guarde toda a papelada, acumule durante vários anos e convide uns ratos para o festim.
O facto é que mais de 99% daquilo que arquivamos com mais de um ano, nunca mais vai ser utilizado.
Arranje duas cestas para os papeis que recebe e um caixote do lixo:
1ª Para documentos não lidos;
2ª Para documentos lidos;
3ª Caixote do lixo – para reciclagem.
Por último faça 3 coisas antes de sair do escritório:
1º Limpe sua secretária;
2º Planeie as actividades para o dia seguinte
3º Registe o seu planeamento na sua agenda De seguida vá-se embora, é uma pessoa mais livre e com uma melhor gestão do tempo.
Organizar Dedique duas horas do seu tempo para se reorganizar.
Nas duas ultimas horas da próxima sexta-feira, organize-se como se fosse de férias.
Olhe para as suas tarefas e tente descobrir como pode melhorar.
Procure as áreas onde pode matar os "vampiros do Tempo", e organize o trabalho para que seja executado à primeira, com qualidade, eficácia e eficiência.
Depois desta experiência crie um espaço de Tempo para Planeamento.
Coloque uma placa "DO NOT DISTURB" na porta do gabinete, e só atenda emergências. Coloque na sua agenda horas para atendimento de colaboradores e clientes.
Prioridades diárias
Estabeleça prioridades diárias.
Crie diariamente um lista de coisas a fazer
Defina prioridades
Tente terminar diariamente a sua lista
Não procrastinize. Execute aquilo que é importante e se possível delegue o que é urgente.
Aprenda a delegar. Sistematize o seu trabalho de forma a que possa facilmente transmiti-lo a terceiros para o executarem.
Dar ordens a terceiros
No trabalho transmitimos ordens para a execução de tarefas.
Na sua maioria são verbais.
Quando as transmitir deverá ter o cuidado de se aperceber se o seu interlucotor a compreendeu. Por isso transmita a ordem com clareza e certifique-se que é bem compreendida. Se este processo foi bem feito haverá de certeza um bom aproveitamento do tempo para os dois.
Se for uma tarefa para ser repetida, então a ordem deverá ser apresentada por escrito.
Aprenda a dizer NÃO
Nunca diga que "sim" a nenhuma tarefa ou actividade sem considerar o investimento do tempo. É necessário ter coragem para dizer que "não" a solicitações desnecessárias. Analisar o tempo que temos de nos dedicar à realização de uma tarefa é uma ferramenta de administração de tempo muito forte!
Estude as funções de cada departamento em sua empresa.
O tempo investido nesta actividade será compensado pois terá oportunidade de pensar em com melhorar a gestão deste departamento e a comunicação interdepartamental. Depois entre em acção.
NOTA: A digitalização pode ajudar a retirar papel, no entanto é uma perda de tempo digitalizar aquilo que não é necessário.
Bloco Notas
Use um caderno onde anote por data as suas notas e informações que possam ser utilizadas para referências futuras. Não use papeis soltos. Leia atentamente os manuais das agendas electrónicas e dos notbooks, pois têm imensas funcionalidades que podem ajudá-lo na gestão do seu tempo.
Use só um sistema como auxiliar da gestão do Tempo. Papel ou Electrónico. Aprenda a ler rapidamente. Tire um curso de leitura rápida.
Pense e escreva - Prioridades
Ao escrever o que pensa minimiza a confusão e tensão.
Escreva as suas metas, faça listas das tarefas e problemas.
Será mais fácil classificar e ordenar as actividades, e assim efectuar uma melhor gestão do Tempo.
A situação fica mais clara, porque quando não escrevemos e confiamos na nossa memória corremos 2 riscos: 
1º Dificuldade em avaliar a tarefa;
2º Esquecimento.
Classifique o que tem de fazer, crie diversas categorias, por exemplo: Prioridade A - Prioridade crítica para o sucesso;
Prioridade B - Prioridade Importante mas não critica;
Prioridade C - Prioridade agradável de fazer se sobrar tempo.
Comece com as prioridades A, depois de concluídas dedique-se às B e posteriormente às C
Dez dicas
  1. Domestique o telefone, fax & email
  2. Minimize as reuniões
  3. Pratique a pontualidade absoluta
  4. Faça e utilize listas – horários, lista com coisas a fazer, listas de pessoas a contactar, planeador de conferências
  5. Tente interligar tudo para que vá ao encontro aos seus objectivos
  6. Bloqueie o seu tempo – Agendamento por defeito;
  7. Minimize as Actividades Não Planeadas – todos os dias deverão ser planeados em blocos de 30 minutos – desde o início até ao final do dia;
  8. Evite as Horas de Ponta – evite ir ao banco às Sextas-Feiras especialmente depois das 11h, evite ir ao hipermercado aos feriados;
  9. Focalize-se nas tarefas mais difíceis e complicadas e concluas rapidamente. O maior desafio é começar, dar o primeiro passo.
  10. Diariamente algo inesperado vai acontecer. Conte com isto!
Por isso quando planear o seu dia deixe algum "tempo Oops". Não deixe que estas emergências atrapalhar a execução das suas tarefas. Depois de responder às emergências volte trabalhar no que planeou. Se não houver emergências, desfrute desse tempo com uma actividade que o faça feliz.

terça-feira, setembro 15, 2009

Liderança

Tenho realizado nos últimos meses diversos seminários sobre empreendedorismo, vendas, gestão do tempo, gestão de equipas aqui na nossa região oeste.

Tenho sido muitas vezes questionado sobre as qualidades que deve assumir um líder e como é que ele deve actuar.

Procuro dar respostas simples e que sejam de fácil compreensão para os participantes nestes eventos, e por isso no último seminário dei como exemplo de um Líder a pessoa do maestro de uma orquestra sinfónica ou de um coro, transmitindo ao auditório que um líder tem de ser um chefe que transmita a sua visão e interpretação da obra.

Fui questionado por um dos participantes, que me indicou que a definição que tinha apresentado se aproximava mais da de um ditador, tive de concordar em parte pois tinha evidenciado algumas características de um ditador.

Perguntei-lhe então que características encontrava num ditador, e o participante no seminário respondeu-me, que um ditador era:
- alguém que mantêm os seus empregados sob vigilância constante;
- alguém que controla até ao mais ínfimo pormenor o tempo dos seus empregados (nas refeições, casa-de-banho, pausas para café;
- pessoa autoritária que obriga os empregados a fazer tudo o que mandar, dando-lhes prazos impossíveis de cumprir;
- pessoa que os obriga a trabalhar fora de horas com ameaças;
- que lhes controla os telefonemas, mails, etc.
- que coloca câmaras de vigilância para controlar o que estão a fazer;
- prepotente, desagradável e incapaz de ouvir os seus colaboradores.

Eu acrescentei como de definição de líder ditador uma pessoa que impõe a todo o custo as suas ideias.

Perguntei então ao auditório quais os resultados que obteria um líder com este tipo de comportamento. Concluímos então que com estes comportamentos seria impossível desenvolver um trabalho motivador e a única coisa que se conseguia era conquistar cada vez mais inimigos e anticorpos para o “tramar”.

No entanto a minha perspectiva é que o líder deverá ser essencialmente um CONDUTOR.

No caso do Maestro por ter conhecimento da melodia, dos instrumentos e das vozes, sabe como combinar os saberes e habilidades dos seus músicos conduzindo-os à criação musical de acordo com as regras constantes nas partituras, criando uma cadência, uma comunhão coerente e harmoniosa em suma a música.

Por isso o Maestro é fundamentalmente um condutor.

No meio empresarial o líder deve comportar-se como um Maestro Condutor, isto é como alguém que conhece a equipa, que sabe os valores individuais, sabe fazer-se respeitar, conhece e define e controla as regras do jogo, sabe como utilizar o tempo e orienta a equipa para os resultados.

Ser líder como o tal Maestro é saber como construir uma equipa em que cada um dos membros conheça as suas competências, o seu papel e as regras para se comportar como um conjunto, e o segredo do líder é conseguir extrair excelência no desempenho conjunto.

Muitas vezes, as pessoas não dão o seu melhor e cometem erros, o papel do líder não é atribuir culpas para os desempenhos mais fracos mas conseguir ser o encorajador, o professor, o Treinador para que se atinjam resultados surpreendentes.

Sabemos que obtivemos resultados surpreendentes no final da actuação, com os aplausos e felicitações. Não podemos esquecer que estes resultados são o produto do trabalho diário e da colaboração construtiva de todos os membros da equipa focalizados no objectivo final.

Quando falo de melhores resultados empresariais, falo também de vendas, e muitas vezes verifico que há uma demasiada concentração nos aplausos e/ou assobios na performance de este sector da equipa, o verdadeiro líder condutor deverá ter em conta que os resultados deste sector da equipa depende muitas vezes da forma em como estão sistematizados e são orientados os outros sectores da empresa (contabilidade, produção, serviços ao cliente, etc.).

Ser líder é muito mais do que ser chefe. Um chefe está muitas vezes ocupado e aplica o seu valioso tempo em imensas tarefas e também coordena a equipa.

Um líder deverá ser muito criterioso no investimento do seu tempo. Deverá investi-lo no seu desenvolvimento pessoal, a estudar e a preparar-se para conduzir incentivar a sua equipa a melhores resultados.

Ser líder é ter ter visão, saber interpretar o que acontece, partilhar e transmitir aos membros da equipa qual o objectivo. Deverá também assumir o sentido prático de por a equipa em acção por isso não deve trabalhar sozinho, deverá delegar poderes e criar novos líderes.

Considero que a liderança pode ser aprendida, admito que toda a gente nasce com algumas capacidades de liderança, no entanto nem sempre as desenvolve. Por isso entendo que quem quer ser líder ou tem de assumir liderança deverá desenvolver um conjunto de competências pessoais, alterar alguns dos seus paradigmas e modificar a sua atitude para liderar melhor.

Por isso sugiro a leitura de livros, a visualização de filmes, a audição de CD, a participação em seminários, e o apoio técnico de alguém que o ajude a criar e a desenvolver um Plano para a melhorar as suas capacidades de liderança.

quinta-feira, agosto 13, 2009

10,5 Regras para uma boa gestão duma PME

1. Ter uma orientação estratégica … Visão e Missão;
2. Controlar Financeiramente a empresa;
3. Gerir o tempo;
4. Controlar o processo de entrega e distribuição. Ser consistente;
5. Construir relacionamentos muito fortes, com clientes e fornecedores;
6. Criar uma equipa leal;
7. Vender com margens que permitam o equilibrio do negócio;
8. Produzir e/ou vender produtos e serviços que os clientes necessitem;
9. Promover uma politica de crescimento sustentável
10. Ter excelência no que faz. Produzir e oferecer qualidade
10,5 Obter lucros.
Como dizia Samual Gompers, em 1908, “o pior crime para os trabalhadores é o empresário falhar na obtenção de lucro”.

terça-feira, julho 14, 2009

Um empreendedor é facilmente mordido pelo lobo, porque não aprendeu a açaimá-lo

Dizia-me uma empresária numa recente reunião de reeducação empresarial, que tinha estudado muito, que os pais tinham investido significativamente na sua formação escolar, mas que os conhecimentos obtidos, não a tinham preparado para a vida empresarial e para os negócios.
Iniciamos então uma conversa sobre o sistema de ensino e a preparação para a vida, em que falámos do processo de destruição do ensino técnico e da actual politica de ensino que promove os cursos profissionais e certificação profissional.
Esta situação levou-me à reflexão sobre a minha atitude primeiro como filho e depois como pai sobre os processos educativo e de ensino que tive e que estou a proporcionar.
Os meus pais diziam-me que ir à escola, ter uma boa formação, boas notas teriam como resultado sucesso na vida teria um bom emprego e uma vida de trabalho diferente da que eles tiveram. Teria um bom rendimento, e logicamente uma boa reforma, viveria muito melhor que eles.
Hoje temos muitos jovens que não conseguem concluir a escolaridade obrigatória, temos licenciados no desemprego, não há segurança no emprego, e o Estado Providência caminha para o suicídio, a mensagem do parágrafo anterior está desactualizada.
Confrontados com estas situações os Governos promoveram nos últimos anos Politicas que tentam melhorar as competências técnicas e profissionais para preparar os jovens para os actuais desafios da sociedade, assim foram criados os cursos técnicos e formação profissional que dão qualificações e equivalências ao 9º e 12º anos.
Há 14 anos que acompanho a actividade escolar da minha filha, conheço o sistema de ensino e verifico que os níveis de conhecimento científico dos jovens são muito superiores aqueles que eu tinha com a sua idade. Mas também verifico que são uns autênticos analfabetos para a vida profissional porque pouco sabem de Finanças, Direito Civil, Comercial e de Trabalho, Organização Administrativa. Por isso tem dificuldades em agir perante um contrato comercial ou civil, um financiamento e perceber a organização do Estado.
Verifico que há uma lacuna nos currículos escolares no que diz respeito à formação cívica e preparação para a vida profissional e pessoal. Esta lacuna diminui efectivamente a competitividade Portuguesa face aos seus parceiros da União Europeia onde os sistemas de ensino preparam muito melhor os Jovens para a cidadania.
Um jovem que tenha bom aproveitamento escolar, finalize uma licenciatura ou um curso de formação profissional, fica com o seguinte dilema - conseguir emprego ou criar o seu próprio emprego – como não tem a garantia de um emprego certo e seguro é facilmente motivado a criar o seu próprio negócio. Os Governos, apoiam, a sociedade promove este tipo de empreendedorismo, no entanto a iliteracia financeira, jurídica e organizativa levam muitas vezes ao caos, sendo urgente a criação de processos de reeducação empresarial.
Um empreendedor é facilmente mordido pelo lobo, porque não aprendeu a açaimá-lo.

terça-feira, junho 30, 2009

Procrastinar

Portugal tem sido Governado nos últimos 10 anos por sonhadores e estrategas de cabeceira especialistas em procrastinação.
Este adiamento compulsivo das decisões faz com que não se respeitem compromissos políticos, administrativos e económicos.
Esta procrastinação tem gerado a consequente divergência de desenvolvimento da economia portuguesa relativamente à média europeia.
Alguns dirigentes políticos, empresários e economistas que hoje levantam a voz contra os investimentos são "procrastinadores" compulsivos. Sonham, tem paixões platónicas, mas nunca conseguem entrar em acção.
O Alqueva e OTA são exemplos procrastinação militante. Alcochete e o TGV serão os próximos projectos a procrastinar. É a maldição da Obras do Panteão Nacional (obras de Santa Engrácia).
Por falta de acção, coragem e determinação vamos ser novamente um país adiado. Temos de criar uma nova classe dirigente mais mobilizadora e capaz de sonhar e concretizar.

segunda-feira, março 30, 2009

Como Reinventar o Governo Local na perspectiva do desenvolvimento economico? - Parte 1

Estamos a aproximar-no das Eleições Autárquicas e por isso decidi efectuar uma reflexão sobre a Governação Local.

Decidi efectuar um pequeno Brainstorming onde assumi 5 personagens:

1º Como Cidadão Torreense que também tem uma grande paixão e orgulho pela sua terra;
2º Como Técnico e consultor de organização (nos últimos 25 anos fui funcionário, formador e consultor de mais de 30 Autarquias, e reflecti em diversos seminários e congressos sobre gestão autárquica);
3º Como Business Coach (Treinador Empresarial) pensar sobre a governação local na perspectiva da gestão do tempo, equipa e dinheiro, pois estamos a falar de recursos públicos;
4º Posicionar-me como empresário e perceber que quero do Governo Local;
5º Se fosse candidato às eleições, quais as minhas linhas de governação.

1) As minhas convicções
Escrevi primeiro as minhas convicções e a minha visão da situação:

a) Acredito que o problema da Governação local não está nas pessoas que nele trabalham mas nos sistemas com que trabalham;
b) Acredito também que não é no liberalismo, nem no Estatismo que está a solução;
c) A solução está em reinventar a forma de governar localmente;
d) Acredito na igualdade de oportunidades para todos os cidadãos;
e) Entendo que equidade é um objectivo muito importante é de justiça sendo fundamental para o êxito de um Concelho, duma região de um País;
f) Os poderes públicos locais podem e devem cada vez mais ser interventivos no processo de inovação, devendo eles também inovar nos seus processos de organização e gestão.

2) A Ruptura
É necessário criar uma ruptura com a situação actual
A governação local necessita de efectuar alguns ajustes, e em certos aspectos, redefinir qual o seu papel. Sabemos que um Concelho está bem se as famílias, as empresas, as escolas, as freguesias, as Associações estão bem.
Por isso concluiu que a Governação Local deverá:

a) Ser orientadora - Cada vez terá de definir problemas, para reunir recursos que outros usarão para os resolver;
b) Empenhar-se cada vez mais em juntar recursos privados e públicos para alcançar os objectivos da comunidade ;
c) Ser Catalisadora - O papel da Câmara municipal é orientar estas instituições para o bom sentido, catalisando as energias comuns e dando poder para que consigam resolver os seus próprios problemas com o aumento da participação cívica.
d) Ser Facilitadora


3) Governar

Dizia E.S. Savas no seu livro “Privatização a chave para um mundo melhor”
"A palavra “Governo vem de um vocábulo grego que significa “navegar”. O papel do governo é navegar, não remar. Prestar serviços é remar, e o governo não é muito bom remador”

Como Governar - Navegando ou Remando?

a) Estamos num mundo em constante mudança e as instituições públicas precisam de ter a flexibilidade para reagir à complexidade das situações.
b) Esta flexibilidade não é possível existir com os actuais modelos burocráticos.
c) Por isso é necessário separar a arte de navegar (orientar o barco) das funções de prestação de serviços (remar) (funcionários e empresas contratadas)
d) O grande mestre da Gestão – Peter Druker afirma que as organizações bem sucedidas distinguem-se por terem devidamente separados as decisões estratégicas das decisões operacionais.
e) Navegar requer habilidades e pluridiscisplinaridade uma vez que há que ter em conta os objectivos estratégicos e os recursos são escassos.
f) Navegar é criar melhores métodos para atingir objectivos.
g) Quem rema tende a defender a sua estabilidade e por isso seria interessante começar a criar políticas de concorrência. Baseadas na comparação da qualidade do serviço prestado e no controle dos custos

4) O terceiro sector
Neste momento existe o terceiro sector “Voluntário” e ou “organizações não lucrativas”. É difícil criar uma designação para este sector, porque é composto por organizações de natureza privada mas para satisfazer necessidades públicas.

a) A separação de Sectores (Público / Privado) é uma forma objectiva de termos um governo burocrático;
b) Há serviços prestados pelo sector privado que poderiam ser efectuados pelo sector público e vice-versa;
c) Privatização não é na maioria dos casos a solução;
d) Por isso entendo que governo pertence à comunidade: dando responsabilidade ao cidadão em vez de servi-lo;
e) Uma solução moderna e adequada à actual sociedade é transferir responsabilidades da burocracia para a Comunidade (reduzir o clientelismo próprio da Burocracia);
f) Apoiar cooperativas e Associações é colocar os interessados a participar na gestão e a encontrarem as soluções;
g) Reduzir a necessidade de novos funcionarios, e efectivamente a despesa pública;
h) Há uma enorme diferença qualitativa nos serviços prestados pela comunidade e os prestados por funcionários;
i) As comunidades são mais flexíveis e criativas que o burocrata, regem-se por outros códigos de conduta;
j) Os paradigmas são diferentes. As comunidades vem os problemas das pessoas e os burocratas vem as pessoas com problemas;
k) A Administração Local aprende como delegar poderes transferir competências;
l) Saber a opinião, solicitar o contributo, democratizar o debate e estimular que sejam encontradas soluções comunitárias em vez de soluções paternalistas.

4) Atitudes de Governação
Existem vários tipos de governação que conjuntamente levarão à criação de outros paradigmas na Governação Local. Por isso caracterizo as seguintes formas de governação:

a) Governo Competitivo;
b) Governar através de projectos e missões;
c) Governo Resultados;
d) Governar para as pessoas;
e) Governo empreendedor;
f) Governo Preventivo;
g) Governo descentralizado;
h) Reinvenção do Governo local – Governo Empreendedor em tempos de mudança;


Entendo que a primeira acção para esta Reinvenção do Governo local está na atitude dos Membros da Câmara Municipal. Se querem ser Navegadores (os que orientam o barco) ou Remadores (que o fazem mover)?

Torres Vedras, 29 de Março de 2009
Saudações Torreenses
Armando Fernandes

quarta-feira, fevereiro 18, 2009

Porquê? Criar uma rede de contactos (Network)

Uma “Network” é uma rede de contactos pessoais e profissionais organizada e estruturada para criar ligações de pessoas, com a finalidade de promover o intercâmbio de informações, formação e ajuda ao desenvolvimento de negócios.
Uma rede de contactos é uma das formas mais eficientes de relacionamento profissional, pois permite conhecer pessoas, cimentar relações e criar mecanismos de confiança favoráveis ao desenvolvimento de negócios e promoção do mercado de trabalho.

Em estudos efectuados nos Estados Unidos cerca de 70% das oportunidades de emprego são preenchidas graças às indicações que surgem a partir de conhecidos que fazem parte da rede.

Entrar numa rede de contactos começa com uma atitude positiva e com o entendimento de que o sucesso pessoal e profissional pode ser construído com a arte de partilhar. Há pois que compreender que uma rede de contactos se baseia na vontade de conhecer e reunir com outras pessoas para estabelecer relações pessoais e profissionais e gerar mais negócios.

Muitas vezes temos contacto com outros empresários, mas não sabemos nem de perto nem de longe o que eles fazem, quais os conhecimentos que têm e de recursos de que dispõem. O mesmo pode acontecer com os outros relativamente a nós.
Por isso o segredo básico do sucesso de uma rede de contactos passa por:
  • Cada membro da rede tem de estar interessado em conhecer os outros;
  • Cada membro deve compartilhar mais sobre si e o seu negócio superando tudo o que fez no passado.

É a partir deste intercâmbio de conhecimentos de rede que serão estabelecidas as relações entre pares e se inicia de uma forma regular o apoio mutuo, a ajuda, os conselhos, as influências, as referências e outros benefícios que advirão desta prática colaborativa.

Numa rede de contactos podemos exacerbar estratégias de referenciação (ex: o marketing de boca a boca).

O sucesso de uma rede de contactos depende da atitude dos presentes, sobre:
  • Dar e receber;
  • Contribuir e apoiar;
  • Oferecer e solicitar;
  • Promover as necessidades dos outros além das suas próprias necessidades de promoção;
  • Confiança e persistência.

Os benefícios de uma rede de contactos poderão ser entre outros:
  • Aumentar a quota de mercado, ter mais clientes;
  • Encontrar novas ideias;
  • Aprender – Formação para empresários;
  • Encontrar um emprego, ou desenvolver a carreira;
  • Encontrar novos colegas e amigos;
  • Exercer um hobby ou interesse;
  • Obter novas perspectivas sobre temas de interesse para você;
  • Parcerias para o negócio ou novos negócios.

Estas redes de contactos destinam-se a empresários e empreendedores com iniciativa e inovadores, que percebem que é uma ferramenta de marketing por meio da qual podem cultivar relações profissionais, referenciando-se uns aos outros, sendo também um local de aprendizagem e de troca de experiências.
Imaginemos uma rede com um grupo de 30 a 40 membros, e uma vez que cada um conhece cerca de 50 a 100 pessoas, poderá traduzir-se numa “ network” de 1.500 a 4.000 pessoas…
Por isso Sr. Empreendedor invista mais na forma de se relacionar com outros empresários pois conseguirá de certeza mais e melhores negócios.


Torres Vedras, 7 de Fevereiro de 2008

Armando Fernandes
Business Coach
armando.fernandes@personal-business-coach.pt