Coloque as suas coisas em ordem.
Arrume convenientemente a sua secretária
- Organize-a em função das suas prioridades
- Importante;
- Urgente;
- Passível de delegação
- Sem importância
Todos os documentos que cheguem à sua secretária deverão ser objecto de registo de uma data, assim será mais fácil decidir quando se deverá arquivar ou mandar para o lixo.
Sugiro que guarde numa cesta o que não vai ler, responder ou usar imediatamente.
Os documentos que durante o período de 90 dias não foram usados podem ir para arquivo ou então para o lixo, pois não são relevantes.
Passados 90 dias e ainda sente pena desta papelada?
Por isso é que a maioria dos escritórios estão cheios de papel.
Guarde os documentos, guarde toda a papelada, acumule durante vários anos e convide uns ratos para o festim.
O facto é que mais de 99% daquilo que arquivamos com mais de um ano, nunca mais vai ser utilizado.
Arranje duas cestas para os papeis que recebe e um caixote do lixo:
1ª Para documentos não lidos;
2ª Para documentos lidos;
3ª Caixote do lixo – para reciclagem.
Por último faça 3 coisas antes de sair do escritório:
1º Limpe sua secretária;
2º Planeie as actividades para o dia seguinte
3º Registe o seu planeamento na sua agenda De seguida vá-se embora, é uma pessoa mais livre e com uma melhor gestão do tempo.
Organizar Dedique duas horas do seu tempo para se reorganizar.
Nas duas ultimas horas da próxima sexta-feira, organize-se como se fosse de férias.
Olhe para as suas tarefas e tente descobrir como pode melhorar.
Procure as áreas onde pode matar os "vampiros do Tempo", e organize o trabalho para que seja executado à primeira, com qualidade, eficácia e eficiência.
Depois desta experiência crie um espaço de Tempo para Planeamento.
Coloque uma placa "DO NOT DISTURB" na porta do gabinete, e só atenda emergências. Coloque na sua agenda horas para atendimento de colaboradores e clientes.
Prioridades diárias
Estabeleça prioridades diárias.
Crie diariamente um lista de coisas a fazer
Defina prioridades
Tente terminar diariamente a sua lista
Não procrastinize. Execute aquilo que é importante e se possível delegue o que é urgente.
Aprenda a delegar. Sistematize o seu trabalho de forma a que possa facilmente transmiti-lo a terceiros para o executarem.
Dar ordens a terceiros
No trabalho transmitimos ordens para a execução de tarefas.
Na sua maioria são verbais.
Quando as transmitir deverá ter o cuidado de se aperceber se o seu interlucotor a compreendeu. Por isso transmita a ordem com clareza e certifique-se que é bem compreendida. Se este processo foi bem feito haverá de certeza um bom aproveitamento do tempo para os dois.
Se for uma tarefa para ser repetida, então a ordem deverá ser apresentada por escrito.
Aprenda a dizer NÃO
Nunca diga que "sim" a nenhuma tarefa ou actividade sem considerar o investimento do tempo. É necessário ter coragem para dizer que "não" a solicitações desnecessárias. Analisar o tempo que temos de nos dedicar à realização de uma tarefa é uma ferramenta de administração de tempo muito forte!
Estude as funções de cada departamento em sua empresa.
O tempo investido nesta actividade será compensado pois terá oportunidade de pensar em com melhorar a gestão deste departamento e a comunicação interdepartamental. Depois entre em acção.
NOTA: A digitalização pode ajudar a retirar papel, no entanto é uma perda de tempo digitalizar aquilo que não é necessário.
Bloco Notas
Use um caderno onde anote por data as suas notas e informações que possam ser utilizadas para referências futuras. Não use papeis soltos. Leia atentamente os manuais das agendas electrónicas e dos notbooks, pois têm imensas funcionalidades que podem ajudá-lo na gestão do seu tempo.
Use só um sistema como auxiliar da gestão do Tempo. Papel ou Electrónico. Aprenda a ler rapidamente. Tire um curso de leitura rápida.
Pense e escreva - Prioridades
Ao escrever o que pensa minimiza a confusão e tensão.
Escreva as suas metas, faça listas das tarefas e problemas.
Será mais fácil classificar e ordenar as actividades, e assim efectuar uma melhor gestão do Tempo.
A situação fica mais clara, porque quando não escrevemos e confiamos na nossa memória corremos 2 riscos:
1º Dificuldade em avaliar a tarefa;
2º Esquecimento.
Classifique o que tem de fazer, crie diversas categorias, por exemplo: Prioridade A - Prioridade crítica para o sucesso;
Prioridade B - Prioridade Importante mas não critica;
Prioridade C - Prioridade agradável de fazer se sobrar tempo.
Comece com as prioridades A, depois de concluídas dedique-se às B e posteriormente às C
Dez dicas
- Domestique o telefone, fax & email
- Minimize as reuniões
- Pratique a pontualidade absoluta
- Faça e utilize listas – horários, lista com coisas a fazer, listas de pessoas a contactar, planeador de conferências
- Tente interligar tudo para que vá ao encontro aos seus objectivos
- Bloqueie o seu tempo – Agendamento por defeito;
- Minimize as Actividades Não Planeadas – todos os dias deverão ser planeados em blocos de 30 minutos – desde o início até ao final do dia;
- Evite as Horas de Ponta – evite ir ao banco às Sextas-Feiras especialmente depois das 11h, evite ir ao hipermercado aos feriados;
- Focalize-se nas tarefas mais difíceis e complicadas e concluas rapidamente. O maior desafio é começar, dar o primeiro passo.
- Diariamente algo inesperado vai acontecer. Conte com isto!
Por isso quando planear o seu dia deixe algum "tempo Oops". Não deixe que estas emergências atrapalhar a execução das suas tarefas. Depois de responder às emergências volte trabalhar no que planeou. Se não houver emergências, desfrute desse tempo com uma actividade que o faça feliz.
