Sobre refeições de negócios – refeição / reunião ou reunião/refeição

         
          Numa das últimas workshops sobre vendas que ministrei um dos formando levantou a questão da postura e atitude a termos quando realizamos refeições de negócios e respectivas vantagens e desvantagens!

Iniciei o debate lançando algumas perguntas e depois fomos desenvolvendo o tema.

         Antes de fazermos uma reunião devemos ter objectivos bem definidos, e perceber se retiramos algum proveito do investimento de tempo e dinheiro na refeição:

        -  Se queremos levar o cliente para fora do seu ambiente de trabalho e colocá-lo num clima de descontração e de relaxamento onde consigamos estar numa relação de igual para igual,

         - Se queremos encontrar pontos comuns para criar maior empatia e compreensão, alinhando aspectos de interesse comum (gastronomia, vinhos, etc.)

       - Se queremos criar uma relação favorável e influenciadora do processo de decisão.

Realizar um refeição de negócios pode ser rentável mas para obtermos esse resultado temos de organizá-la bem.

         Uma refeição de negócios  deverá  ser entendida como um trabalho de produção de influências, deve ser organização com precaução assente numa ou em várias estratégias.

           Por isso o treino das nossas capacidades auditivas é fundamental para os resultados finais! Temos de  estar preparados para Ouvir, Ouvir e continuar a Ouvir, fazendo algumas perguntas abertas que direcionem a conversa e os temas para os nossos objectivos. 

          Antes da marcação da refeição/reunião, há que efectuar algum trabalho de casa, devemos  recolher informações sobre os gostos do cliente, pois serão o “sal” para a manutenção de conversas cúmplices, onde possamos criar um clima de simpatia e compreensão mútua.

           Temos de controlar a reunião e por isso temos de ser nós a escolher o local.                        Devemos também confirmar com antecedência da disposição do convidado a frequentar esse local. Temos de ser precisos na marcação da data e hora, e no local temos surpreender pela positiva.

           Ainda antes da refeição devemos saber com antecedência se existem problemas profissionais que podem ser apresentados na refeição, para não sermos surpreendidos. Estes problemas devem ser sempre, que tal for possível ser, debatidos antes ou fora da refeição.

          Um dos formandos presentes perguntou-me se deveria  um  cliente importante que conhece à pouco tempo para uma refeição. Respondi-lhe que eu em principio não realizaria esse convite sem conhecer um pouco mais do cliente, pois gosto que o convite pareça algo original e subsequente a uma relação profissional que necessita de construir alinhamentos e sintonias, e não como uma forma de pressão ou “lobie”.  

          Também discutimos se no decorrer de negociações mais prolongadas deveríamos realizar refeições e depois de algumas sugestões concluímos, que deveríamos preparar a refeição em função de objectivos e da fase da refeição.

        Então efectuei uma actividade de grupo com todos os presentes e foi apresentada a seguinte metodologia para o desenvolvimento de uma reunião de negócios.

·        Inicio – Distribuição dos lugares e escolha dos pratos de acordo com as preferências
·        Entradas – nesta fase da refeição seria o memento de levantar os problemas e pontos de interesse
·        Prato principal – neste momento devemos fazer sínteses, propostas,  apresentar as vantagens Sobremesa – falar de algumas observações e objecções a tratar.
·        Café – finalização da refeição e da reunião.

          Esta metodologia que desenhamos poderá resultar, no entanto pareceu-me demasiado sistémica, e por isso poderá transformar a refeição num desastre ea reunião num fracasso. A magia da refeição pode e deve ser orientada para dar alento a uma relação profissional

          Depois de ter colocado esta objecção tivemos um debate intenso, e alguns dos presentes sugeriram que deveríamos falar dos temas de negócios no fim da refeição.

        Alertei então para dois tipos de risco para essa solução:

1º O de  haver já algum álcool e vinhos à mistura, e os resultados serem perfeitamente imprevisíveis!

2º Sendo tarde e havendo outros compromissos, dá-se um adiamento e temos uma reunião sem resultados.

        Encaminhei então a sessão com o seguinte desafio – Vamos criar uma estratégia para a nossa próxima Reunião / Refeição substituindo o que fazemos actualmente a Refeição/reunião. E concluímos:

1ª Antes de nos sentarmos tentamos acordar e alinhar o desenvolvimento da reunião e da refeição de negócios, para que possamos usufruir do processo de degustação. É fácil e rápido este alinhamento é pois há necessidade de encomendar a refeição.

2º Inicia-se a abordagem das situações a falar e a negociar, que devem ser interrompidas quando chegam os pratos. Nota: uma boa organização e orientação dos temas a falar poderá  permitir um bom avanço no momento da escolha dos vinhos.

3º Interromper o  tema durante a refeição e deverá ser um momento de socialização profissional  onde devemos colocar algumas perguntas abertas para conhecemos melhor o nosso interlocutor e a sua empresa, induzindo-o a falar de situações positivas e da sua vida pessoal e profissional e tentar perceber os seus desejos para o futuro. (ex: êxitos, desejos, passatempos, informações sobre a empresa, etc.).  Nota: Mostrar muito interesse e ouvir atentamente,  pois todas as pessoas tem necessidade de ser ouvidas.

4º Após a refeição e quando espera pela sobremesa tentar fechar o processo da reunião, deixando para os café uma síntese da reunião e a definição dos próximos passos.

         Já passaram mais de 6 meses da realização desta formação e o feedback que recebi dos formandos é que começaram a estar mais atentos à organização das Reuniões/Refeição, tinham deixado de fazer Refeição/Reunião e em alguns casos fizeram só Reunião estavam também a conseguir mais e melhores resultados!

Armando Fernandes

Business Coach  

Planear e controlar a empresa com um Orçamento

 “O senhor poderia dizer-me, por favor, qual o caminho que devo tomar para sair daqui?”

“Isso depende muito de para onde você quer ir”, respondeu o Gato.

“Não me importo muito para onde…”, retrucou Alice.

“Então não importa o caminho que você escolha”, disse o Gato.

“… contanto que dê em algum lugar”, Alice completou. (…)

(Diálogo entre o gato Cheshire e Alice – retirado do livro “Alice no País das Maravilhas” de Lewis Carrol)

Tenho verificado que existem muitas empresas e empresários, que têm um comportamento parecido com o da Alice. Não sabem para onde querem ir nem o que caminho de devem tomar.

Poucos são os empresários que organizam um plano de negócios, muitos dizem “estou muito ocupado para planear…”,  e a mensagem que leio é de que está demasiado ocupado por não planear.

Um Plano de Negócios é um dos instrumentos de trabalho mais importantes para um empresário que queira controlar o seu destino, por ter o poder de possuir um documento com as linhas de orientação estratégica que lhe traça o caminho para onde ele quer ir.

O Plano de Negócios é um documento que congrega a missão, visão, crenças, resultados, estratégias, objectivos e tácticas das actividades da empresa e sistematiza a informação necessária para a sua concretização, é também uma ferramenta de previsão, antecipação e resolução de problemas.

Existem dois tipos de planeamento. O de longo prazo, normalmente com objectivos estratégicos, e o de curto prazo normalmente com fins táticos.

O plano estratégico é, para a empresa, como um todo, mas o plano táctico descreve como os sectores irão concretizar os objectivos traçados e as metas estratégicas.

Todas as pessoas da empresa devem trabalhar como uma verdadeira equipa convergindo para que se atinja o destino planeado. O papel do empresário é o de capitão dessa equipa, definindo objectivos e controlando de forma efectiva os resultados obtidos.

Controlar uma empresa é fundamentalmente medir e testar o seu progresso face aos planos, e assim analisar de forma comparativa o que vai acontecendo face ao que foi planeado. Para isso deve controlar:

·         a evolução económica ( custos e proveitos);

·         a tesouraria;

·         o tempo;

·         a produção;

·         a pessoas

·         o marketing

·         as vendas

·         os processo de distribuição.

Estes sistemas de controlo são fundamentais para que haja consistência no negócio.

Um orçamento é o instrumento de gestão que está subjacente ao processo de planeamento e controlo no âmbito do negócio, porque com um orçamento prevemos onde queremos aplicar o dinheiro, tendo como base as expectativas de rendimentos futuros.

O orçamento empresarial fornece o mecanismo para assegurar a correcta medição dos custos e controle das actividades da empresa. Ao mesmo tempo, ele expressa, em termos financeiros, as estratégias e tácticas da empresa, ajudando a medir os resultados.

Prever o futuro geralmente é uma tarefa difícil e desagradável. O futuro, é um alvo móvel e um adequado planeamento e controle orçamental devem reflectir incerteza e risco. Um controlo de execução do que foi planeado permite ao empresário e à sua equipa saber quais os resultados que estão a atingir, e ajudar a modificar, melhorar e adaptar as tácticas que estão a aplicar.

Não devemos esquecer que uma empresa deverá ser uma máquina sofisticada de fazer dinheiro, e que tem imensas responsabilidades sociais, para os proprietários, empregados e fornecedores.

Concluo esta crónica com a célebre frase de (John L. Beckley “A maioria das pessoas não planeia fracassar, fracassa por não planear.”

Armando Fernandes

Business Coach / Consultor de Negócios