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terça-feira, julho 10, 2012

Liderança

Tenho realizado nos últimos meses diversos seminários sobre empreendedorismo, vendas, gestão do tempo, gestão de equipas aqui na nossa região oeste.

Tenho sido muitas vezes questionado sobre as qualidades que deve assumir um líder e como é que ele deve actuar.

Procuro dar respostas simples e que sejam de fácil compreensão para os participantes nestes eventos, e por isso no último seminário dei como exemplo de um Líder a pessoa do maestro de uma orquestra sinfónica ou de um coro, transmitindo ao auditório que um líder tem de ser um chefe que transmita a sua visão e interpretação da obra.

Fui questionado por um dos participantes, que me indicou que a definição que tinha apresentado se aproximava mais da de um ditador, tive de concordar em parte pois tinha evidenciado algumas características de um ditador. 

Perguntei-lhe então que características encontrava num ditador, e o participante no seminário respondeu-me, que um ditador era:
- alguém que mantêm os seus empregados sob vigilância constante;
- alguém que controla até ao mais ínfimo pormenor o tempo dos seus empregados (nas refeições, casa-de-banho, pausas para café;
- pessoa autoritária que obriga os empregados a fazer tudo o que mandar, dando-lhes prazos impossíveis de cumprir;
- pessoa que os obriga a trabalhar fora de horas com ameaças;
- que lhes controla os telefonemas, mails, etc.
- que coloca câmaras de vigilância para controlar o que estão a fazer;
- prepotente, desagradável e incapaz de ouvir os seus colaboradores.

Eu acrescentei como de definição de líder ditador uma pessoa que impõe a todo o custo as suas ideias. 

Perguntei então ao auditório quais os resultados que obteria um líder com este tipo de comportamento. Concluímos então que com estes comportamentos seria impossível desenvolver um trabalho motivador e a única coisa que se conseguia era conquistar cada vez mais inimigos e anticorpos para o “tramar”. 

No entanto a minha perspectiva é que o líder deverá ser essencialmente um CONDUTOR. 

No caso do Maestro por ter conhecimento da melodia, dos instrumentos e das vozes, sabe como combinar os saberes e habilidades dos seus músicos conduzindo-os à criação musical de acordo com as regras constantes nas partituras, criando uma cadência, uma comunhão coerente e harmoniosa em suma a música. 

Por isso o Maestro é fundamentalmente um condutor.

No meio empresarial o líder deve comportar-se como um Maestro Condutor, isto é como alguém que conhece a equipa, que sabe os valores individuais, sabe fazer-se respeitar, conhece e define e controla as regras do jogo, sabe como utilizar o tempo e orienta a equipa para os resultados.

Ser líder como o tal Maestro é saber como construir uma equipa em que cada um dos membros conheça as suas competências, o seu papel e as regras para se comportar como um conjunto, e o segredo do líder é conseguir extrair excelência no desempenho conjunto.

Muitas vezes, as pessoas não dão o seu melhor e cometem erros, o papel do líder não é atribuir culpas para os desempenhos mais fracos mas conseguir ser o encorajador, o professor, o Treinador para que se atinjam resultados surpreendentes.

Sabemos que obtivemos resultados surpreendentes no final da actuação, com os aplausos e felicitações. Não podemos esquecer que estes resultados são o produto do trabalho diário e da colaboração construtiva de todos os membros da equipa focalizados no objectivo final.

Quando falo de melhores resultados empresariais, falo também de vendas, e muitas vezes verifico que há uma demasiada concentração nos aplausos e/ou assobios na performance de este sector da equipa, o verdadeiro líder condutor deverá ter em conta que os resultados deste sector da equipa depende muitas vezes da forma em como estão sistematizados e são orientados os outros sectores da empresa (contabilidade, produção, serviços ao cliente, etc.). 

Ser líder é muito mais do que ser chefe. Um chefe está muitas vezes ocupado e aplica o seu valioso tempo em imensas tarefas e também coordena a equipa. 

Um líder deverá ser muito criterioso no investimento do seu tempo. Deverá investi-lo no seu desenvolvimento pessoal, a estudar e a preparar-se para conduzir incentivar a sua equipa a melhores resultados. 

Ser líder é ter ter visão, saber interpretar o que acontece, partilhar e transmitir aos membros da equipa qual o objectivo. Deverá também assumir o sentido prático de por a equipa em acção por isso não deve trabalhar sozinho, deverá delegar poderes e criar novos líderes. 

Considero que a liderança pode ser aprendida, admito que toda a gente nasce com algumas capacidades de liderança, no entanto nem sempre as desenvolve. Por isso entendo que quem quer ser líder ou tem de assumir liderança deverá desenvolver um conjunto de competências pessoais, alterar alguns dos seus paradigmas e modificar a sua atitude para liderar melhor.

Por isso sugiro a leitura de livros, a visualização de filmes, a audição de CD, a participação em seminários, e o apoio técnico de alguém que o ajude a criar e a desenvolver um Plano para a melhorar as suas capacidades de liderança. 

Armando Fernandes
Business Coach

quinta-feira, junho 21, 2012

Planear e controlar a empresa com um Orçamento


Planear e controlar a empresa com um Orçamento

 “O senhor poderia dizer-me, por favor, qual o caminho que devo tomar para sair daqui?”
“Isso depende muito de para onde você quer ir”, respondeu o Gato.
“Não me importo muito para onde…”, retrucou Alice.
“Então não importa o caminho que você escolha”, disse o Gato.
“… contanto que dê em algum lugar”, Alice completou. (…)
(Diálogo entre o gato Cheshire e Alice – retirado do livro “Alice no País das Maravilhas” de Lewis Carrol)
Tenho verificado que existem muitas empresas e empresários, que têm um comportamento parecido com o da Alice. Não sabem para onde querem ir nem o que caminho de devem tomar.
Poucos são os empresários que organizam um plano de negócios, muitos dizem “estou muito ocupado para planear…”,  e a mensagem que leio é de que está demasiado ocupado por não planear.
Um Plano de Negócios é um dos instrumentos de trabalho mais importantes para um empresário que queira controlar o seu destino, por ter o poder de possuir um documento com as linhas de orientação estratégica que lhe traça o caminho para onde ele quer ir.
O Plano de Negócios é um documento que congrega a missão, visão, crenças, resultados, estratégias, objectivos e tácticas das actividades da empresa e sistematiza a informação necessária para a sua concretização, é também uma ferramenta de previsão, antecipação e resolução de problemas.
Existem dois tipos de planeamento. O de longo prazo, normalmente com objectivos estratégicos, e o de curto prazo normalmente com fins táticos.
O plano estratégico é, para a empresa, como um todo, mas o plano táctico descreve como os sectores irão concretizar os objectivos traçados e as metas estratégicas.
Todas as pessoas da empresa devem trabalhar como uma verdadeira equipa convergindo para que se atinja o destino planeado. O papel do empresário é o de capitão dessa equipa, definindo objectivos e controlando de forma efectiva os resultados obtidos.
Controlar uma empresa é fundamentalmente medir e testar o seu progresso face aos planos, e assim analisar de forma comparativa o que vai acontecendo face ao que foi planeado. Para isso deve controlar:
·         a evolução económica ( custos e proveitos);
·         a tesouraria;
·         o tempo;
·         a produção;
·         a pessoas
·         o marketing
·         as vendas
·         os processo de distribuição.
Estes sistemas de controlo são fundamentais para que haja consistência no negócio.
Um orçamento é o instrumento de gestão que está subjacente ao processo de planeamento e controlo no âmbito do negócio, porque com um orçamento prevemos onde queremos aplicar o dinheiro, tendo como base as expectativas de rendimentos futuros.
O orçamento empresarial fornece o mecanismo para assegurar a correcta medição dos custos e controle das actividades da empresa. Ao mesmo tempo, ele expressa, em termos financeiros, as estratégias e tácticas da empresa, ajudando a medir os resultados.
Prever o futuro geralmente é uma tarefa difícil e desagradável. O futuro, é um alvo móvel e um adequado planeamento e controle orçamental devem reflectir incerteza e risco. Um controlo de execução do que foi planeado permite ao empresário e à sua equipa saber quais os resultados que estão a atingir, e ajudar a modificar, melhorar e adaptar as tácticas que estão a aplicar.
Não devemos esquecer que uma empresa deverá ser uma máquina sofisticada de fazer dinheiro, e que tem imensas responsabilidades sociais, para os proprietários, empregados e fornecedores.
Concluo esta crónica com a célebre frase de (John L. Beckley “A maioria das pessoas não planeia fracassar, fracassa por não planear.”
Armando Fernandes
Business Coach / Consultor de Negócios

sexta-feira, janeiro 27, 2012

Reuniões e Produtividade

Publicado no jornal "mais oeste" em 27 de Janeiro de 2012

Participo em muitas reuniões e verifico que há algumas são muito produtivas outras são uma grande seca.
Há reuniões que são uma perda de tempo, outras que saímos iludidos, no entanto há algumas reuniões onde conseguimos atingir os nossos objectivos.

Num pequeno inquérito que realizei a 23 clientes que participaram nos meus seminários sobre gestão de reuniões retirei os seguintes resultados:
  • 62% das reuniões eram improdutivas; 
  • 38% das reuniões realizadas não eram necessárias; 
  • 72% das reuniões duravam muito mais que o tempo necessário; 
  • 48% do tempo dos Gerentes e Directores eram usados em reuniões; 
  • 82% Nunca tinham efectuado o cálculo do preço de uma reunião; 
Pensando na informação de que 48% do tempo de um Gerente é dedicado a reuniões e de que 62% das reuniões eram improdutivas.

Efectuei os seguintes cálculos:
  • Para 40 horas de trabalho semanal 
  • Se for ocupado 48% do tempo em reuniões, semanalmente um Gerente ocupará 19h12m em reuniões. 
  • Se 38% das reuniões realizadas não eram necessárias, verifico que são dedicadas 7h17m por semana em reuniões que podiam ser evitadas. Isto é um dia por semana! 
Se 62% destas 19h12m são improdutivos, correspondem a 10h54m por semana de “trabalho para o boneco”!

Este valor vezes 48 semanas de trabalho correspondem a cerca de 523 horas por ano, representando 63,4 dias úteis trabalhar sem nenhum rendimento!

Com todos estes pressupostos, concluo que:
  • Estes empresários estiveram um dia por semana a fazer reuniões desnecessárias! E que estão 3 meses por ano a fazer reuniões improdutivas! 
Por isso adquirir competências sobre gestão de reuniões é demasiado importante para os nossos resultados como empreendedores.

O que é uma reunião?
  • É um encontro de pessoas que visam atingir um determinado objectivo específico. 
Como realizar uma boa reunião:

Para tirarmos partido de uma reunião há que definir claramente quais são os resultados que se pretendem atingir. Quais os motivos para a realização de uma reunião? Entre outros:
  • Recolha de informação e experiência na posse de um grupo de indivíduos, para permitir tomar decisões com um mínimo de risco. 
  • Planeamento de cações; 
  • Criação de consensos; 
  • Organização de acções; 
  • Vender ou dar sequência a processo de venda; 
  • Atribuição de responsabilidades; 
  • Avaliação do progresso e controlo de actividades; 
Em primeiro lugar devemo-nos certificar de que é mesmo necessário realizar a reunião, pois pode haver alternativas mais produtivas, por exemplo:
  • Use o telefone, chat’s, correio electrónico, etc. 
  • Conferências telefónicas (Skype ou outras ferramentas alternativas). 
  • As conferências telefónicas permitem que se reduza o tempo e custos de deslocação. 
  • A Consolidação de reuniões com outras reuniões é também uma estratégia a ter em conta. 
Considero fundamental a melhoria de competências para gerir reuniões, porque podemos ficar com mais tempo disponível para nós e para a nossa empresa. Por isso saber:
organizar uma reunião!
  • Criar e dominar um grupo e a sua dinâmica! 
  • Criar regras de conduta para a reunião! 
  • Comunicar com as pessoas presentes na reunião! 
  • Controlar o tempo da reunião! 
  • Efectuar reuniões proveitosas! 


Por isso tenho procurado melhorar as minhas competências nesta área e tenho ministrado imensas formações sobre Gestão do Tempo, Liderança e Como Realizar Reuniões.


Destas experiências compilei um conjunto sugestões que podem ser tomadas de imediato e possibilitam melhorias na gestão do tempo e possibilitam a realização de reuniões mias produtivas.
  1. Definir qual o objectivo para a realização da reunião; 
  2. Em função do objectivo perspectivar o tempo que pode dedicar à reunião; 
  3. Convocar as pessoas certas que tenham algo a dar ou a receber dessa reunião. 
  4. Definir a hora em que a reunião deve terminar, porque depois da reunião há outros compromissos; 
  5. Definir a hora de início da reunião; 
  6. Se for uma reunião de rotina, marcá-la sempre para a mesma hora e dia para criar hábito; 
  7. As reuniões de rotina deverão ser avaliadas se são ou não um bom investimento de tempo. Se não conseguimos atingir objectivos com estas reuniões devemos cancelá-las. 
  8. Ter um líder que domine e conduza eficazmente a reunião. 
  9. O condutor da reunião deverá estar colocado num local onde possa controlar tudo o que se passa à sua volta. Se for em redor de uma mesa deverá estar no topo. 
  10. Seleccione um local (físico ou virtual); 
  11. Defina uma agenda. Divulgue a agenda por todos e exija que os documentos necessários para a reunião são entregues a tempo de todos os presentes estarem devidamente preparados; 
  12. Comece a reunião há hora marcada; 
  13. Ignore os atrasos, faça com que os atrasados se sintam incomodados; 
  14. Nunca recapitule o que já foi discutido, nomeadamente quando há pessoas que chegam atrasados, pois assim está a recompensá-lo pelo seu atraso. 
  15. Os telemóveis devem estar desligados, e ou fora do alcance dos participantes. Em reuniões com mais de 1h30 deverão haver pausas de 10 minutos para responder a telefonemas urgentes, e/ou “matar o vício”. 
  16. Tenha estes tempos de pausa colocados na ordem de trabalhos, e controle a reunião para que todos horários sejam cumpridos. 
  17. Permita que todos possam intervir! 
  18. As intervenções devem ser balizadas no tempo e no conteúdo de cada ponto da agenda; 
  19. Tente estabelecer compromissos escritos; 
  20. Se é uma reunião interna da empresa:
    1. Reconhece as realizações e agradeça aos autores; 
    2. Em compromissos assumidos anteriormente que não foram cumpridos tente envolver-se para se certificar que essa pessoa ou pessoas necessitam de ajuda; 
    3. Te que lidar com o tipo de pessoas diferentes que já conhecemos e tomar as atitudes necessárias para combater pessimismos de alguns e destacar os pontos positivos comuns. 
  21. Antes de começar ver se há algum ponto a acrescentar, que poderá ser incluído nessa reunião ou passar para outra reunião. 
  22. Organizar a presença das pessoas na reunião:
    1. Escolhendo os lugares de cada um em função dos nossos objectivos; 
    2. Determinar que as pessoas às quais os assuntos debatidos não interessam saiam da reunião, nem que seja por alguns momentos; 
    3. Entregando-lhes o que é necessário e controlando se estão ou não preparados para a reunião; 
    4. Controlando o uso de telefones, PDA, Tablets, etc. de forma que não haja perturbação. 
  23. Preparar as pessoas para que na próxima reunião tragam devidamente trabalhados os assuntos que lhes dizem respeito. 
  24. Antes de acabar a reunião recolher sugestões de assuntos para a próxima reunião; 
  25. Compartilhar entre todos as conclusões e compromissos estabelecidos na reunião; 
  26. Terminar a reunião à hora marcada. Se houver assuntos ainda para tratar, marcar uma nova reunião ou avaliar se é possível prolongar a reunião. 
  27. Não sirva café ou comida numa reunião pois prejudica a produtividade da reunião. Se a Reunião se realiza às 9h, sirva Cafés às 8h30. 
  28. Se reunião for durante o almoço, será melhor criar uma pausa de 30 minutos para comerem qualquer coisa (servida a todos os presentes na reunião ao mesmo tempo), permitirá uma maior socialização. Terminar a refeição dentro dos 30 minutos e reiniciar a reunião concentrados nos objectivos. 
 De Janeiro de 2012


Armando Fernandes


Business Coach / Consultor de Negócios


Sr. Empresário: trabalhe estes conselhos, se tiver necessidade de falar e esclarecer algum conceito inscreva-se numa sessão de coaching, numa das próximas quintas-feiras. Terei muito gosto em esclarecê-lo e ajudá-lo!

terça-feira, julho 22, 2008

Planeamento



Artigo publicado em 17/07/2008
(…)
_"O senhor poderia dizer-me, por favor, qual o caminho que devo tomar para sair daqui?"
_"Isso depende muito de para onde você quer ir", respondeu o Gato.
_"Não me importo muito para onde...", retrucou Alice.
_"Então não importa o caminho que você escolha", disse o Gato.
_"... contanto que dê em algum lugar", Alice completou. (…)

(Diálogo entre o gato Cheshire e Alice - retirado do livro “Alice no País das Maravilhas” de Lewis Carrol)

Tenho verificado que existem muitas empresas e empresários, que têm um comportamento parecido com o da Alice. Não sabem para onde querem ir nem o que caminho de devem tomar.

Poucos são os empresários que organizam um plano de negócios, muitos dizem “estou muito ocupado para planear...”. Intrepreto o inverso, isto é: - está demasiado ocupado porque não planeia.
Um Plano de Negócios é um dos instrumentos de trabalho mais importantes para um empresário que queira controlar o seu destino, por ter o poder de possuir um documento com as linhas de orientação estratégica que lhe traça o caminho para onde ele quer ir.
O Plano de Negócios é um documento que congrega a missão, visão, crenças, resultados, estratégias, objectivos e tácticas das actividades da empresa e sistematiza a informação necessária para a sua concretização, é também uma ferramenta de previsão, antecipação e resolução de problemas.
Existem dois tipos de planeamento. O de longo prazo, normalmente com objectivos estratégicos, e o de curto prazo normalmente com fins táticos.

O plano estratégico é, para a empresa, como um todo, mas o plano táctico descreve como os sectores irão concretizar os objectivos traçados e as metas estratégicas.

Todas as pessoas da empresa devem trabalhar como uma verdadeira equipa convergindo para que se atinja o destino planeado. O papel do empresário é o de capitão dessa equipa, definindo objectivos e controlando de forma efectiva os resultados obtidos.

Controlar uma empresa é fundamentalmente medir e testar o seu progresso face aos planos, e assim analisar de forma comparativa o que vai acontecendo face ao que foi planeado. Para isso deve controlar:
- a evolução dos custos e dos proveitos;
- a tesouraria;
- o tempo;
- e, o processo de distribuição.
Estes sistemas de controlo são fundamentais para que haja consistência no negócio.

Um orçamento é o instrumento de gestão que está subjacente ao processo de planeamento e controlo no âmbito do negócio, porque com um orçamento prevemos onde queremos aplicar o dinheiro, tendo como base as expectativas de rendimentos futuros.
O orçamento empresarial fornece o mecanismo para assegurar a correcta medição dos custos e controle das actividades da empresa. Ao mesmo tempo, ele expressa, em termos financeiros, as estratégias e tácticas da empresa, ajudando a medir os resultados.
Prever o futuro geralmente é uma tarefa difícil e desagradável. O futuro, é um alvo móvel e um adequado planeamento e controle orçamental devem reflectir incerteza e risco. Um controlo de execução do que foi planeado permite ao empresário e à sua equipa saber quais os resultados que estão a atingir, e ajudar a modificar, melhorar e adaptar as tácticas que estão a aplicar.
Não devemos esquecer que uma empresa deverá ser uma máquina sofisticada de fazer dinheiro, e que tem imensas responsabilidades sociais, para os proprietários, empregados e fornecedores.

“A maioria das pessoas não planeia fracassar, fracassa por não planear.” (John L. Beckley)


Torres Vedras, 12 de Julho de 2008
Armando Fernandes
Business Coach