Marcação de Reuniões - Gerir o Tempo como um empreendedor...

Reuniões

Quando marcar uma reunião não marque para as horas certas.

É melhor marcar para as 9h38m do que para as 9h30m. Por arredondamento a reunião começa às 10h40m em vez de às 10h.

A reunião deve ser iniciada à hora. Isto é Às 9h38m.

Uma das maiores despesas e desperdício de tempo tem a ver com o tempo que estamos à espera de terceiros para uma reunião.

A melhor hora para realizar reuniões é de manhã cedo. As pessoas estão frescas, podem ser mais produtivas e quando acabam a reunião tem o resto do dia para cumprir as directrizes.

Quem chega atrasado deverá ser simplesmente ignorado, e não devemos recapitular os temas já abordados pois estamos a recompensar um atrasado e a faltar ao respeito a quem cumpre horários.

Armando Fernandes
Business Coach

Bloco Notas - Gerir o Tempo como um empreendedor

Bloco Notas

Use um caderno onde anote por data as suas notas e informações que possam ser utilizadas para referências futuras. Não use papeis soltos.

Leia atentamente os manuais das agendas electrónicas e dos notbooks, pois têm imensas funcionalidades que podem ajudá-lo na gestão do seu tempo.

Use só um sistema como auxiliar da gestão do Tempo. Papel ou Electrónico.

Aprenda a ler rapidamente. Tire um curso de leitura rápida.

Armando Fernandes
Business Coach

Pense e escreva - Gerir o Tempo como um empreendedor

Pense e escreva.

Ao escrever o que pensa minimiza a confusão e tensão.
Escreva as suas metas, faça listas das tarefas e problemas.
Será mais fácil classificar e ordenar as actividades, e assim efectuar uma melhor gestão do Tempo.
A situação fica mais clara, porque quando não escrevemos e confiamos na nossa memória corremos 2 riscos:
1º Dificuldade em avaliar a tarefa;
2º Esquecimento.

Classifique o que tem de fazer, crie diversas categorias, por exemplo:
Prioridade A - Prioridade crítica para o sucesso;
Prioridade B - Prioridade Importante mas não critica;
Prioridade C - Prioridade agradável de fazer se sobrar tempo.
Comece com as prioridades A, depois de concluídas dedique-se às B e posteriormente às C

Armando Fernandes
Business Coach

Mais algumas técnicas para uma boa Gestão do Tempo

Mais algumas técnicas para uma boa Gestão do Tempo

•  Bloqueie o seu tempo – Agendamento por defeito;
•  Minimize as Actividades Não Planeadas – todos os dias deverão ser planeados em blocos de 30 minutos – desde o início até ao final do dia;
•  Evite as Horas de Ponta – evite ir ao banco às Sextas-Feiras especialmente depois das 11h, evite ir ao hipermercado aos feriados;
•  Focalize-se nas tarefas mais difíceis e complicadas e concluas rapidamente. O maior desafio é começar, dar o primeiro passo.
•  Diariamente algo inesperado vai acontecer. Conte com isto!
• Por isso quando planear o seu dia deixe algum "tempo Oops".
• Não deixe que estas emergências atrapalhar a execução das suas tarefas.
• Depois de responder às emergências volte trabalhar no que planeou.
• Se não houver emergências, desfrute desse tempo com uma actividade que o faça feliz.

Correio Electrónico e a gestão de tempo

O correio electrónico é uma forma de comunicação moderna e quase gratuita.

Digo quase gratuita porque devemos ter em conta o tempo que dedicamos a ler e a escrever mensagens de correio electrónico.

Por isso sugiro que arranje rascunhos ou "templates" para mensagens que tenham o mesmo conteúdo.

Faça uma triagem das mensagens por assunto ou por autor, para ser mais simples o relacionamento das mensagens.

Tenha sempre um livro de endereços para salvar os endereços de correio electrónico. Assim não terá de digitar endereços das pessoas com que envia mensagens frequentemente.

Se estiver num ambiente corporativo, invista num sistema CRM (Customer relationship management - Sistema de Gestão de Relacionamentos com os Clientes).

Armando Fernandes
Business Coach

Reuniões - perda de tempo? - Gerir o Tempo como um empreendedor

As reuniões devem ser breves!
Grande parte do tempo que estamos numa reunião é um desperdício.

Segundo estudos realizados 50% do tempo que utilizamos numa reunião é simplesmente tempo desperdiçado.
Se conseguir acabar com o tempo desperdiçado numa reunião pode ter muito mais tempo para outras actividades.

Imaginemos que consegue diminuir tempo de reuniões em 4 horas por semana por cada colaborador.
Isto que dizer que poupa cerca de 200 horas por ano por pessoa.
Representa 5 semanas de trabalho por colaborador. UAU!

Como método para chegar a estes resultados sugiro que reduza cada reunião a 30 minutos. Determine que só podem realizar reunões com agendamento e as pessoas devidamente preparadas.

Entre em acção.

Armando Fernandes
Business Coach

Interrupções - Gerir o Tempo como um empreendedor

Interrupções

Quando é interrompido por alguém que não tenha prévimente combinado reunir, sugiro que se levante diriga-se para a porta do gabinete e tenha essa conversa nesse local.

A situação desconfortável que é criada leva a que o interlocutor seja mais directo e conciso nas questões que levanta e é mais fácil controlar o tempo.

Também é boa prática informar de forma delicada a pessoa de que dispõe de pouco.

Finalmente quando acaba esta reunião ser devidamente educado e diplomata e perguntar se "quer dizer mais alguma coisa antes de ir". A diplomacia, respeito e boa educação deve ser sempre tomada em conta uma vez que esta é a sua empresa, o seu escritório e como empreendedor é o responsável pela gestão do tempo.

Armando Fernandes
Business Coach

Empresários reúnem-se de madrugada no Turcifal .-Artigo do Jornal Badaladas do dia 14 de setembro de 2012

Empresários reúnem-se de madrugada no Turcifal .-Artigo do Jornal Badaladas do dia 14 de setembro de 2012

Ordenar tarefas - Gerir o Tempo como um empreendedor

Ordenar

No trabalho transmitimos ordens para a execução de tarefas.
Na sua maioria são verbais.
Quando as transmitir deverá ter o cuidado de se aperceber se o seu interlucotor a compreendeu.
Por isso transmita a ordem com clareza e certifique-se que é bem compreendida.
Se este processo foi bem feito haverá de certeza um bom aproveitamento do tempo para os dois.
Se for uma tarefa para ser repetida, então a ordem deverá ser apresentada por escrito.

Armando Fernandes
Business Coach

5 Técnicas para uma boa Gestão do Tempo

1. Domestique o telefone, fax e correio electrónico
2. Minimize o tempo das reuniões
3. Pratique a pontualidade absoluta
4. Faça e utilize listas – horários, lista com coisas a fazer, listas de pessoas a contactar, planeador de conferências
5. Tente interligar tudo para que vá ao encontro aos seus objectivos

Armando Fernandes

Business Coach

11,5 passos para retirar melhores resultados de uma reunião

1. Analise dos custos dos atrasos (ex: analisar o custo de uma reunião onde participam 6 pessoas e que começa 20 minutos depois);
2. Apresentação aos colaboradores dos custos dos atrasos;
3. Organizar-se para ser pontual, criando o “efeito do dirigente pontual”;
4. Organizar a sua agenda e a agenda da empresa – registando todos os compromissos;
5. Organizar a sua agenda em períodos de 30 minutos;
6. Prever contratempos e ser menos optimista na gestão dos horários;
7. Identificar as prioridades quando tem de assumir compromissos;
8. Organizar as reuniões e encontros para serem mais rápidos e produtivos, podendo assim ter mais tempo disponível;
9. Arranjar mais tempo delegando, optimizando e sistematizando tarefas;
10. Antecipar e informar os seus interlocutores quando prevê que não consegue chegar a horas e ou cumprir um prazo. Efectue a remarcação do compromisso.
11. Assumir as suas decisões;
11,5. Entrar em acção.