Dica 2 de Agosto - Reuniões e Gestão do Tempo

Reuniões e Gestão do Tempo

Só devemos efectuar uma reunião se esta for o melhor caminho para atingirmos um objectivo.
Devemos explorar sempre que possível outras alternativas à reunião.

As reuniões devem ser breves.

Efectuei um calculo muito simples em 10 empresas, e verifiquei que a maioria das reuniões poderiam demorar metade do tempo.

Concluí que poderia haver uma poupança de 5 horas por semana por pessoa envolvida na reunião.

Multipliquei por 48 semanas úteis de trabalho e verifiquei que se poderia poupar 240 horas por ano.

Por isso aconselho os meus clientes a organizarem as reuniões, programando-as antecipadamente.

Melhoria da Produtividade – Como podemos organizar o nosso trabalho

Ontem organizei melhor o meu escritório.

Hoje vou reflectir neste post sobre a organização do tempo de trabalho.

Por isso sugiro que:

• Dedique duas horas do seu tempo para se reorganizar.
• Nas duas ultimas horas da próxima sexta-feira, organize-se como se fosse de férias.
• Olhe para as suas tarefas e tente descobrir como pode melhorar.
• Procure as áreas onde pode matar os "vampiros do Tempo", e organize o trabalho para que seja executado à primeira, com qualidade, eficácia e eficiência.

Depois desta experiência crie um espaço de Tempo para Planeamento.

Coloque uma placa "DO NOT DISTURB" na porta do gabinete, e só atenda emergências

Coloque na sua agenda horas para atendimento de colaboradores e clientes.

Diariamente

• Estabeleça prioridades diárias.
• Crie diariamente um lista de coisas a fazer
• Defina prioridades
• Tente terminar diariamente a sua lista
• Não procrastinize. Execute aquilo que é importante e se possível delegue o que é urgente.

Aprenda a delegar

• Sistematize o seu trabalho de forma a que possa facilmente transmiti-lo a terceiros para o executarem.
• Dar ordens a terceiros
• No trabalho transmitimos ordens para a execução de tarefas.

A maioria das ordens que transmite são verbais por isso, quando as transmitir deverá ter o cuidado de se aperceber se o seu interlocutor a compreendeu. Por isso transmita a ordem com clareza e certifique-se que é bem compreendida. Se este processo foi bem feito haverá de certeza um bom aproveitamento do tempo para os dois.

Se for uma tarefa para ser repetida, então a ordem deverá ser apresentada por escrito.

Aprenda a dizer NÃO

Nunca diga que "sim" a nenhuma tarefa ou actividade sem considerar o investimento do tempo. É necessário ter coragem para dizer que "não" a solicitações desnecessárias. Analisar o tempo que temos de nos dedicar à realização de uma tarefa é uma ferramenta de administração de tempo muito forte!

Estude as funções de cada departamento em sua empresa.

O tempo investido nesta actividade será compensado pois terá oportunidade de pensar em com melhorar a gestão deste departamento e a comunicação interdepartamental. Depois entre em acção.

NOTA: A digitalização pode ajudar a retirar papel, no entanto é uma perda de tempo digitalizar aquilo que não é necessário.

Bloco Notas

Use um caderno onde anote por data as suas notas e informações que possam ser utilizadas para referências futuras. Não use papeis soltos. Leia atentamente os manuais das agendas electrónicas e dos notbooks, pois têm imensas funcionalidades que podem ajudá-lo na gestão do seu tempo.

Use só um sistema como auxiliar da gestão do Tempo. Papel ou Electrónico. Aprenda a ler rapidamente. Tire um curso de leitura rápida.

Pense e escreva - Prioridades

Ao escrever o que pensa minimiza a confusão e tensão.

Escreva as suas metas, faça listas das tarefas e problemas.

Será mais fácil classificar e ordenar as actividades, e assim efectuar uma melhor gestão do Tempo.

A situação fica mais clara, porque quando não escrevemos e confiamos na nossa memória corremos 2 riscos:

1º Dificuldade em avaliar a tarefa;

2º Esquecimento.

Classifique o que tem de fazer, crie diversas categorias, por exemplo: Prioridade A - Prioridade crítica para o sucesso;

Prioridade B - Prioridade Importante mas não critica;

Prioridade C - Prioridade agradável de fazer se sobrar tempo.

Comece com as prioridades A, depois de concluídas dedique-se às B e posteriormente às C

Onze dicas

1. Domestique o telefone, fax e correio electrónico.
2. Minimize as reuniões
3. Pratique a pontualidade absoluta
4. Faça e utilize listas – horários, lista com coisas a fazer, listas de pessoas a contactar, planeador de conferências
5. Tente interligar tudo para que vá ao encontro aos seus objectivos
6. Bloqueie o seu tempo – Agendamento por defeito;
7. Minimize as Actividades Não Planeadas – todos os dias deverão ser planeados em blocos de 30 minutos – desde o início até ao final do dia;
8. Evite as Horas de Ponta – evite ir ao banco às Sextas-Feiras especialmente depois das 11h, evite ir ao hipermercado aos feriados;
9. Focalize-se nas tarefas mais difíceis e complicadas e concluas rapidamente. O maior desafio é começar, dar o primeiro passo.
10. Diariamente algo inesperado vai acontecer. Conte com isto!
11. Por isso quando planear o seu dia deixe algum "tempo Oops". Não deixe que estas emergências atrapalhar a execução das suas tarefas. Depois de responder às emergências volte trabalhar no que planeou. Se não houver emergências, desfrute desse tempo com uma actividade que o faça feliz.

Dica 1 de agosto - Gerir o Tempo como um empreendedor...

Reuniões

É convidado a participar numa reunião.

1º Solicite a agenda
2º Analise os temas onde pode participar
3ª Sugira ao coordenador da reunião que quer participar nas áreas que lhe dizem respeito
4º Solicite uma previsão de ocupação do tempo
5º Quando acabar a área que lhe diz respeito solicite autorização para sair

Dica 31 Julho - Gerir o Tempo como um empreendedor...

Reuniões
Deve haver uma agenda para cada reunião. Deve constar na agenda pelo menos o seguinte:

• Hora de data de Inicio
• Local
• Quanto tempo vai durar;
• Temas em debate e em anexo documentos para discussão, ou que fundamentam os temas;
• Quem vai estar presente?
• E quais as expectativas?

Dica 30 Julho - Gerir o Tempo como um empreendedor...

Gestão do tempo e colaboradores

Pergunte aos seus colaboradores como gerem o tempo.
Ajude-os a analisar como executam as suas tarefas.
Sistematize todos os processos de trabalho.
Conseguirá um aumento da produtividade ...

Dica 29 Julho - Gerir o Tempo como um empreendedor

Dizer NÃO

Nunca diga que "sim" a nenhuma tarefa ou actividade sem considerar o investimento do tempo.
É necessário ter coragem para dizer que "não" a solicitações desnecessárias.
Analisar o tempo que temos de nos dedicar à realização de uma tarefa é uma ferramenta de administração de tempo muito forte!

Estude as funções de cada departamento em sua empresa.
O tempo investido nesta actividade será compensado pois terá oportunidade de pensar em com melhorar a gestão deste departamento e a comunicação interdepartamental.
Depois entre em acção.

Centro Histórico de Torres Vedras - Conjunto de 4 artigos publicados no jornal Badaladas

ACTIVIDADES ECONÓMICAS NO CENTRO HISTÓRICO DE TORRES VEDRAS

(artigo de reflexão após debate realizado pela Associação para a Defesa do Património de Torres Vedras “mais vida no centro histórico”

Centro Histórico de Torres Vedras – “Torres ao Centro”

 “Loucura é fazer o mesmo de sempre e esperar resultados distintos” (AA)

Apresento a perspectiva de um Business Coach (Treinador Empresários) sobre o papel dos diversos agentes económicos na dinamização do Centro Histórico de Torres Vedras.

O trabalho de treino de empresários, permitiu-me contactar com muitas realidades e ajudar empreendedores a arranjar estratégias para melhorarem os seus negócios. Daí ter vários artigos publicados no meu blogue http://itaca-pensamento.blogspot.com, e outros publicados em jornais e revistas de outros concelhos e Associações Empresarias.

            Deste modo, quero simplesmente contribuir para uma reflexão e debate, uma vez que estão a decorrer na nossa cidade um conjunto de intervenções urbanísticas de fundo, com o envolvimento expresso da Autarquia, da Comunidade e dos Agentes Culturais.

Porém, considero que não é tão visível o envolvimento Empresarial, nomeadamente o Sector Comercial, e constato que:

·         a sociedade de consumo e o comércio nunca estiveram tão desenvolvidos como estão actualmente;

·         o comércio desenvolveu-se nos últimos anos com novos agentes que afunilaram a concorrência e alargaram a oferta (grandes superfícies);

·         o comércio electrónico está em franco desenvolvimento

·         a crise financeira internacional e os seus reflexos no nosso país levaram a uma diminuição do rendimento disponível das famílias, estando o consumo a diminuir

·         o comércio tradicional, que está em crise há mais de 20 anos, não conseguiu responder a estas transformações e foi apunhalado pelas costas através de politicas  de desenvolvimento urbano seguidas nas últimas 5 décadas. 

Considero a actividade empresarial, assim como a fixação de residentes, estratégias fundamentais para a revitalização dos centros históricos. Por isso, entendo que deverão ser criados novos paradigmas que permitam a viabilização de antigos e novos negócios nestes locais.

Acredito também que cada empresário deverá usar a sua inteligência e energia para se concentrar efectivamente no que é importante e estratégico para si, em vez de apresentar razões de culpabilização e abdicação.

O facto é que quando pergunto a um comerciante como exerce a sua participação cívica a resposta é que não tem tempo, e fala da Autarquia e das Associações como sendo Eles (Pronome pessoal – 3ª pessoa, plural) em vez de eu ou nós (Pronomes pessoais – 1ª pessoa).

Percebo a apreensão que têm sobre o presente e o futuro dos seus negócios, culpando o Mercado, o Estado, as Grandes Superfícies, a Autarquia, a crise, as opções de compra das novas gerações, pela actual situação.

 Considero pois que a primeira atitude é pôr estes empreendedores a pensar em colectivo e abandonar o “muro das lamentações” ocasionado pelos infortúnios. 

O Comércio Tradicional não tem as mesmas armas que as grandes superfícies, no entanto deve modernizar a sua gestão, a sua organização, tornar a actividade mais profissional e fazer aquilo que é fundamental: estar junto das pessoas para encontrar as suas necessidades e satisfazê-las.

Existem algumas acções simples, que não necessitam de grandes investimentos e podem gerar mais negócios no comércio tradicional, e que têm a ver com a relação personalizada com os clientes

Os desafios são enormes e há necessidade de um enorme envolvimento social onde deverão ser alinhados os objectivos dos Residentes, Autarquia, Empresários, Associações Empresariais e Culturais.

Sobre o papel de cada uma destas entidades irei debruçar-me nos próximos três pontos deste artigo.

 Um Centro Comercial e Cultural a Céu Aberto – O Papel da Autarquia

“A maioria das pessoas não planeia fracassar, fracassa por não planear.” John L. Beckley

As Autarquias têm um papel muito importante no desenvolvimento dos centros históricos. A Câmara Municipal de Torres Vedras está a implementar um processo de mudança com o programa «Torres ao Centro», assente em processos de reabilitação urbana e criação de espaços pedonais, integrando espaços sociais e culturais. 

Este processo irá transformar o Centro Histórico. Esta transformação deverá ser orientada para a promoção do uso e vivência deste espaço. Por isso entendo que há que atrair novos habitantes, novos negócios, novos visitantes e novas actividades.

Assim, passo a enumerar algumas acções que poderão atrair as pessoas. Algumas já estão previstas nos planos de alguns intervenientes.

Assim, por iniciativa das Autarquias (Câmara e Juntas de Freguesia) é possível:

·         Desenvolver a marca “Torres ao Centro”

·         Criar espaços estacionamentos;

·         Pôr a funcionar transportes adaptados às condições do local;

·         Incrementar uma política de recuperação de habitações;

·         Implementar politicas de alojamento de pessoas nos centros históricos e comercias;

·         Impedir a saída de serviços da Administração pública e Serviços Públicos das zonas centrais e históricas e promover a recolocação daqueles que foram de lá retirados;

·         Beneficiar com taxas e impostos municipais mais reduzidos, quem reside e tem actividade no centro histórico;

·         Apoiar actividades de animação desenvolvidas no centro;

·         Estabelecer parcerias com Associações Culturais e Empresariais para a realização de actividades regulares e calendarizadas de atracção de visitantes 

·         Manter a Feira Rural;

·         Facilitar os mecanismos burocráticos e económicos na implementação de novos negócios;

·         Estudar e promover – com as Associações Empresariais – espaços dedicados a actividades similares (Ex: zona de sapatarias, zona de restauração, etc.).

·         Apoiar criação de empresas e serviços de apoio social e do sector de saúde e bem-estar na zona histórica;

·         Identificar factos de interesse da história local e promover uma actividade anual no Centro Histórico para trazer mais pessoas.

·         Fundar – em parceria – uma «Incubadora de Negócios», para a instalação de novas actividades, como por exemplo:

o    Negócios de Arte;

o    Negócios nas áreas da Inovação e Design;

o    Negócios Web;

o    Escritórios virtuais;

o    Centros de domiciliação de actividades;

o    Empreendedorismo jovem (com protocolos com Universidades);

o    Indústria de Serviços que se possa deslocar para a zona histórica (Bancos, Companhias de Seguros)

Por iniciativa das Associações Culturais e Empresariais é possível:

·         O envolvimento com a Marca “Torres ao Centro”;

·         A criação do Cartão “Torres ao Centro” com benefícios para quem o use no comércio e actividades culturais lá instaladas;

·         O estabelecimento de parcerias com outras Associações Culturais, Associações Empresarias, Sindicatos, Associações Sectoriais, e Empresas, a fim de partilharem os processos de comunicação e marketing e gerarem mais sinergias para trazerem pessoas ao Centro Histórico. 

·         A ligação do sector da cultura com o meio empresarial para trazer pessoas;

·         O envolvimento com o sector social para apoiar e trazer mais pessoas;

·         A construção de planos de actividades capazes de garantir o equilíbrio financeiro das Associações;

·        A implicação do tecido cultural, tendo em conta as incubadoras de negócios e o empreendedorismo;

·         Os Jovens frequentam o centro histórico de Torres à noite. É possível atrair jovens durante o dia criando espaços e actividades para o empreendedorismo jovem;

·         O comprometimento de associações de outras localidades, gerando intercâmbios;

·         O apoio à autarquia na criação de espaços dedicados a actividades similares;

Todos sabemos que a gestão das grandes superfícies são efectuadas de forma profissional e integrada por uma só entidade ou por uma empresa que gere um condomínio. Tal gestão tem simplesmente um objectivo: atrair clientes.

Gerir uma cidade, nomeadamente um Centro Histórico, é deveras mais difícil, pois os intervenientes têm objectivos muito dispersos e a dificuldade em se concentrarem no essencial que é trazer cada vez mais pessoas ao Centro! 

Considero pois que só haverá VIDA no «Centro Histórico de Torres Vedras» se houver um alinhamento dos objectivos de todos intervenientes, orientado estrategicamente para transformar «Torres ao Centro» num Centro Comercial e Cultural a céu aberto.

O Papel dos Comerciantes e dos Agentes Culturais

“A maioria das pessoas não planeia fracassar, fracassa por não planear.”  John L. Beckley

Há que planear, sim. Mas há que pôr mãos à obra, concertando posições, gerindo com sabedoria recursos financeiros, sensibilizando e convocando para cada problema os sectores e os agentes respectivos. O Centro Histórico é um mar de problemas acumulados de todo o tipo, sobretudo económicos e sociais, e não resolúveis numa só geração. Por isso mesmo é preciso planear, e planear não deixando ninguém de fora. Caberá naturalmente ao poder político o seu papel próprio e decisivo, porque nossos legítimos representantes. Mas a comunidade, no seu todo, não deve ficar alheia, nomeadamente o tecido empresarial e associativo

 Na sequência da sistematização anterior em que foram elencadas algumas acções que ao poder político caberia olhar com atenção e pensar com firmeza, passo a enumerar um conjunto de sugestões – dirigidas ao sector cultural e empresarial – que poderão atrair as pessoas ao Centro Histórico a fim de acelerar a sua regeneração.

Neste sentido, e por iniciativa das Associações Culturais e Empresariais é possível:

·         O envolvimento com a Marca “Torres ao Centro”;

·         A criação do Cartão “Torres ao Centro” com benefícios para quem o use no comércio e actividades culturais lá instaladas;

·         O estabelecimento de parcerias com outras Associações Culturais, Associações Empresarias, Sindicatos, Associações Sectoriais, e Empresas, a fim de partilharem os processos de comunicação e marketing e gerarem mais sinergias para trazerem pessoas ao Centro Histórico. 

·         A ligação do sector da cultura com o meio empresarial para trazer pessoas;

·         O envolvimento com o sector social para apoiar e trazer mais pessoas;

·         A construção de planos de actividades capazes de garantir o equilíbrio financeiro das Associações;

·        A implicação do tecido cultural, tendo em conta as incubadoras de negócios e o empreendedorismo;

·         Os Jovens frequentam o centro histórico de Torres à noite. É possível atrair jovens durante o dia criando espaços e actividades para o empreendedorismo jovem;

·         O comprometimento de associações de outras localidades, gerando intercâmbios;

·         O apoio à autarquia na criação de espaços dedicados a actividades similares;

Todos sabemos que a gestão das grandes superfícies são efectuadas de forma profissional e integrada por uma só entidade ou por uma empresa que gere um condomínio. Tal gestão tem simplesmente um objectivo: atrair clientes.

Gerir uma cidade, nomeadamente um Centro Histórico, é deveras mais difícil, pois os intervenientes têm objectivos muito dispersos e a dificuldade em se concentrarem no essencial que é trazer cada vez mais pessoas ao Centro! 

Considero pois que só haverá VIDA no «Centro Histórico de Torres Vedras» se houver um alinhamento dos objectivos de todos intervenientes, orientado estrategicamente para transformar «Torres ao Centro» num Centro Comercial e Cultural a céu aberto.

O Comerciante na Zona Histórica terá de criar um novo paradigma

O Comércio Tradicional não tem as mesmas armas que as grandes superfícies. No entanto é imperioso modernizar a sua gestão e a sua organização para tornar a actividade mais profissional e fazendo aquilo que é fundamental: estar junto das pessoas para ir encontrar das suas necessidades e satisfações.

Para tal vou indicar 13 pontos que devem ser trabalhados do ponto de vista das competências pessoais e empresariais, para o crescimento do número de clientes:

1. Implementar uma visão do negócio e estratégias de médio e longo prazo, efectuando uma previsão dos rendimentos e encargos, analisando regularmente as vendas e projectando as compras em função do tipo de clientes. 

2. Comunicar de forma educada com os clientes e exigir que os funcionários tenham uma atitude de apoio ao cliente que vai comprar. Um sorriso e a criação de empatia são fundamentais.

3. Ter cuidados especiais com a loja e ou escritório, pois a imagem é o primeiro cartão de visita. Por isso a melhoria dos espaços de atendimento, a disciplina na organização, arrumação e limpeza são muito importantes.

4. O marketing é uma ferramenta de comunicação e vendas. O marketing não é só publicidade. Uma mensagem que se queira transmitir ao cliente deverá estar presente, nos meios de comunicação com os clientes, nos cartazes, sacos, anúncios e reclames, etc. As mensagens devem ser simples e objectivas para transmitir segurança e garantia ao cliente. Exemplo: Desde 1958 para o servir. Estamos on-line (indicação de endereço e contactos).

5. Preparar os seus colaboradores para conseguirem retirar mais resultados:

Lembrar-se que um cliente insatisfeito comentará a situação dela com amigos, razão por que uma má imagem esparramar-se-á para além do que você imagina. Por outro lado, se estiver preparado, juntamente com os seus colaboradores, para vender será mais provável que o cliente se identifique convosco, e assim compre mais produtos ou serviços.

Fazer surpresas aos clientes expondo aprazivelmente os produtos e serviços, e apresentando de forma eficaz os benefícios e o prazer que o cliente obterá com eles

6. Criar e normalizar processos de venda para que cada empregado atenda os clientes de mesma maneira

7. Estabelecer parcerias e complementaridades com outras actividades na mesma zona para criar o hábito de os clientes se deslocarem às lojas.

8. Criar uma Preposição Única de Venda, demonstrando a valia dos produtos e serviços e quais os benefícios que podem trazer aos clientes.

9. Não criticar os seus concorrentes.

10. Tratar os seus colaboradores como parceiros, dê-lhes responsabilidades.

11. Nunca mentir. Seja honesto.

12. Estabelecer os preços de venda em função dos seus propósitos de rendimento e efectuar constantemente uma análise dos dados contabilísticos.

13. Por fim aprender com os seus clientes:

·         Identifique os clientes correctamente:

·         Comunique permanentemente com eles;

·         A oferta que faz ao cliente deverá ser útil e apropriada com horários para os servir;

·         Pense nos interesses do cliente:

·         Fale pouco e escute bem os clientes, faça perguntas:

·         Tente perceber e entender as objecções do cliente, pois elas são a principal fonte de aproximação e a forma mais eficaz de conduzir à venda;

·         Promova a empatia. Aproxime-se emocionalmente do cliente;

·         Não discuta com o cliente;

·         Implemente um serviço pós venda.

Termino este artigo com uma frase que me acompanha sempre “Os empresários são como os atletas, também precisam de treino”.

Torres Vedras, 27 de Julho de 2012

Armando Fernandes

Business Coach

Dica 27 Julho - Gerir o Tempo como um empreendedor

Organizar

Dedique duas horas do seu tempo para se reorganizar.
Nas duas ultimas horas da próxima sexta-feira, organize-se como se fosse de férias.
Olhe para as suas tarefas e tente descobrir como pode melhorar.
Procure as áreas onde pode matar os "vampiros do Tempo", e organize o trabalho para que seja executado à primeira, com qualidade, eficácia e eficiência.

Depois desta experiência crie um espaço de Tempo para Planeamento.
Coloque uma placa "DO NOT DISTURB" na porta do gabinete, e só atenda emergências.
Coloque na sua agenda horas para atendimento de colaboradores e clientes.

Dica 26 Julho - Gerir o Tempo como um empreendedor

Organização pessoal

Quando tiver de fazer um trabalho, deve preparar-se mentalmente para as tarefas que tem de realizar.
Deve tentar descobrir forma de encurtar as tarefas, eliminar etapas quando possível. Assim o trabalho será mais fácil e rápido.
Efectue uma gestão efectiva do que tem de fazer.
Comece com a tarefa mais dificil e importante.
Evite a tentação de realizar as tarefas mais simples e fáceis, conseguirá uma melhor gestão do tempo e evitará a tendência para procrastinar

Dica 23 Julho - Gerir o Tempo como um empreendedor...

Reuniões

Devem ser convocadas para as reuniões as pessoas que podem dar algum contributo.
Os “pára-quedistas” não são bem-vindos.

Os participantes que não tem nada ver com os temas em debate num determinado espaço de tempo da reunião devem ser convidados a sair e convidados a participar quando os temas lhes dizem respeito

"SACRED CONCERT, de Duke Ellington. 30 anos da Camerata vocal de Torres Vedras"

Ontem Respirou-se Liberdade em Torres Vedras
Obrigado aos 40 coralistas da Camerata Vocal de Torres Vedras dirigida pelo Maestro António Gonçalves e brilhantemente acompanhada pelo Ellington Ensemble e com a Solista Ariana Moutinho Russo.
Foi arrepiante e muito oportuno para estes dias onde vivemos um cenário "Orwelliano"-

Dica 18 Julho - Gerir o Tempo como um empreendedor...

Reuniões

Marque uma reunião quando verifica que este é o melhor caminho para atingir um objectivo. Se conseguir atingir esse objectivo de forma alternativa poderá ter um ganho de tempo significativo.

Como o Planeamento nos pode ajudar a poupar tempo

Escrevia Brain Tracy, no seu livro “As 100 leis inquebráveis do sucesso”, que em “cada minuto gasto com planeamento se poupa dez minutos de execução”.

Confirmo que é verdade por experiência própria, e por isso tenho passado esta mensagem quando trabalho com os meus clientes em serviços de Business Coaching, e nas formações em Liderança, Gestão do Tempo, Planeamento e Vendas.

O facto é que planear é preparar de forma estruturada aquilo que vamos executar. Por isso quando falo de planeamento tento em primeiro lugar pensar nos resultados que quero obter, depois analiso os meios e recursos disponíveis, calculo o tempo necessário e de seguida defino a data e hora que quero que o trabalho ou tarefa seja realizada.

É evidente que a situação não é assim tão fácil, pois na maioria das vezes temos de trabalhar com outras pessoas e por vezes não temos à nossa disposição imediata dos meios.

Por isso quando os trabalhos, as tarefas e as actividades têm maior complexidade e que o planeamento tem um papel mais importante.

Como todos sabemos uma acção complexa é constituída por muitas acções simples, que por si também deverão ser objecto de planeamento. Depois devemos damente calendarizar, porque assim será mais fácil termos a visão de qunado podem estar concluidas. Podendo assim assumir compromissos com os parceiros e clientes. Melhorando a nossa credibilidade!

Por isso entendo que o planeamento individual é a melhor forma de nos prepararmos para termos mais produtividade e sermos melhores profissionais, comulativamente podemos  obter  ganhos na nossa vida pessoal – menos stress, maior realização e mais tempo disponível para vivermos.

Assim pegando na frase do Brain Tracy, sugiro que façamos as contas que ele sugere:

• Se eu dedicar 10 a 12 minutos do dia anterior a planear as actividades para o dia seguinte, e em cada minuto de planeamento poupo 10 minutos, quer dizer que poupo cerca de 100 a 120 minutos no dia seguinte.
• Se o meu dia de trabalho é de 8 horas, consigo poupar cerca de duas horas de num dia de trabalho. Terei mais tempo disponivel fazer outras tarefas para obter melhores resultados.
• Contabilizando – os resultados de um bom planeamento permitem a poupança de 1 dia por semana e 48 dias por ano (considerando que o tento de trabalho anual é de 48 semanas).

Por isso se queremos melhorar a nossa eficácia devemos começar a planear e a organizarmo-nos. Sobre como nos devemos organizar e planear falarei em próximos artigos.

Sr. Empresário: trabalhe estes conselhos, se tiver necessidade de falar e esclarecer algum conceito inscreva-se numa sessão de coaching, numa das próximas quintas-feiras. Terei muito gosto em esclarecê-lo e ajudá-lo!

Armando Fernandes

Business Coach / Consultor de Negócios

Entrevista a Armando Fernandes à Rádio Mais Oeste

Entrevista a Armando Fernandes à Rádio Mais Oeste que passou no programa "Na Ponta da Língua" do dia 7 de Julho de 2012 sobre a Feira de S.Pedro e a presença do BNI Referências na Feira

Encontros para a Competitividade: 1ª Sessão de Trabalho com empresas do Concelho de Alcobaça

IAPMEI - Notícias - Encontros para a Competitividade: 1ª Sessão de Trabalho com empresas do Concelho de Alcobaça

Irei estar presente neste evento e espero dar um bom contributo para o apoio ao desenvolvimento do Concelho de Alcobaça e do Oeste Armando Fernandes

Liderança

Tenho realizado nos últimos meses diversos seminários sobre empreendedorismo, vendas, gestão do tempo, gestão de equipas aqui na nossa região oeste.

Tenho sido muitas vezes questionado sobre as qualidades que deve assumir um líder e como é que ele deve actuar.

Procuro dar respostas simples e que sejam de fácil compreensão para os participantes nestes eventos, e por isso no último seminário dei como exemplo de um Líder a pessoa do maestro de uma orquestra sinfónica ou de um coro, transmitindo ao auditório que um líder tem de ser um chefe que transmita a sua visão e interpretação da obra.

Fui questionado por um dos participantes, que me indicou que a definição que tinha apresentado se aproximava mais da de um ditador, tive de concordar em parte pois tinha evidenciado algumas características de um ditador. 

Perguntei-lhe então que características encontrava num ditador, e o participante no seminário respondeu-me, que um ditador era:

- alguém que mantêm os seus empregados sob vigilância constante;

- alguém que controla até ao mais ínfimo pormenor o tempo dos seus empregados (nas refeições, casa-de-banho, pausas para café;

- pessoa autoritária que obriga os empregados a fazer tudo o que mandar, dando-lhes prazos impossíveis de cumprir;

- pessoa que os obriga a trabalhar fora de horas com ameaças;

- que lhes controla os telefonemas, mails, etc.

- que coloca câmaras de vigilância para controlar o que estão a fazer;

- prepotente, desagradável e incapaz de ouvir os seus colaboradores.

Eu acrescentei como de definição de líder ditador uma pessoa que impõe a todo o custo as suas ideias. 

Perguntei então ao auditório quais os resultados que obteria um líder com este tipo de comportamento. Concluímos então que com estes comportamentos seria impossível desenvolver um trabalho motivador e a única coisa que se conseguia era conquistar cada vez mais inimigos e anticorpos para o “tramar”. 

No entanto a minha perspectiva é que o líder deverá ser essencialmente um CONDUTOR. 

No caso do Maestro por ter conhecimento da melodia, dos instrumentos e das vozes, sabe como combinar os saberes e habilidades dos seus músicos conduzindo-os à criação musical de acordo com as regras constantes nas partituras, criando uma cadência, uma comunhão coerente e harmoniosa em suma a música. 

Por isso o Maestro é fundamentalmente um condutor.

No meio empresarial o líder deve comportar-se como um Maestro Condutor, isto é como alguém que conhece a equipa, que sabe os valores individuais, sabe fazer-se respeitar, conhece e define e controla as regras do jogo, sabe como utilizar o tempo e orienta a equipa para os resultados.

Ser líder como o tal Maestro é saber como construir uma equipa em que cada um dos membros conheça as suas competências, o seu papel e as regras para se comportar como um conjunto, e o segredo do líder é conseguir extrair excelência no desempenho conjunto.

Muitas vezes, as pessoas não dão o seu melhor e cometem erros, o papel do líder não é atribuir culpas para os desempenhos mais fracos mas conseguir ser o encorajador, o professor, o Treinador para que se atinjam resultados surpreendentes.

Sabemos que obtivemos resultados surpreendentes no final da actuação, com os aplausos e felicitações. Não podemos esquecer que estes resultados são o produto do trabalho diário e da colaboração construtiva de todos os membros da equipa focalizados no objectivo final.

Quando falo de melhores resultados empresariais, falo também de vendas, e muitas vezes verifico que há uma demasiada concentração nos aplausos e/ou assobios na performance de este sector da equipa, o verdadeiro líder condutor deverá ter em conta que os resultados deste sector da equipa depende muitas vezes da forma em como estão sistematizados e são orientados os outros sectores da empresa (contabilidade, produção, serviços ao cliente, etc.). 

Ser líder é muito mais do que ser chefe. Um chefe está muitas vezes ocupado e aplica o seu valioso tempo em imensas tarefas e também coordena a equipa. 

Um líder deverá ser muito criterioso no investimento do seu tempo. Deverá investi-lo no seu desenvolvimento pessoal, a estudar e a preparar-se para conduzir incentivar a sua equipa a melhores resultados. 

Ser líder é ter ter visão, saber interpretar o que acontece, partilhar e transmitir aos membros da equipa qual o objectivo. Deverá também assumir o sentido prático de por a equipa em acção por isso não deve trabalhar sozinho, deverá delegar poderes e criar novos líderes. 

Considero que a liderança pode ser aprendida, admito que toda a gente nasce com algumas capacidades de liderança, no entanto nem sempre as desenvolve. Por isso entendo que quem quer ser líder ou tem de assumir liderança deverá desenvolver um conjunto de competências pessoais, alterar alguns dos seus paradigmas e modificar a sua atitude para liderar melhor.

Por isso sugiro a leitura de livros, a visualização de filmes, a audição de CD, a participação em seminários, e o apoio técnico de alguém que o ajude a criar e a desenvolver um Plano para a melhorar as suas capacidades de liderança. 

Armando Fernandes

Business Coach

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