Dica 2 de Agosto - Reuniões e Gestão do Tempo

Reuniões e Gestão do Tempo

Só devemos efectuar uma reunião se esta for o melhor caminho para atingirmos um objectivo.
Devemos explorar sempre que possível outras alternativas à reunião.

As reuniões devem ser breves.

Efectuei um calculo muito simples em 10 empresas, e verifiquei que a maioria das reuniões poderiam demorar metade do tempo.

Concluí que poderia haver uma poupança de 5 horas por semana por pessoa envolvida na reunião.

Multipliquei por 48 semanas úteis de trabalho e verifiquei que se poderia poupar 240 horas por ano.

Por isso aconselho os meus clientes a organizarem as reuniões, programando-as antecipadamente.

Melhoria da Produtividade – Como podemos organizar o nosso trabalho

Ontem organizei melhor o meu escritório.

Hoje vou reflectir neste post sobre a organização do tempo de trabalho.

Por isso sugiro que:

• Dedique duas horas do seu tempo para se reorganizar.
• Nas duas ultimas horas da próxima sexta-feira, organize-se como se fosse de férias.
• Olhe para as suas tarefas e tente descobrir como pode melhorar.
• Procure as áreas onde pode matar os "vampiros do Tempo", e organize o trabalho para que seja executado à primeira, com qualidade, eficácia e eficiência.

Depois desta experiência crie um espaço de Tempo para Planeamento.

Coloque uma placa "DO NOT DISTURB" na porta do gabinete, e só atenda emergências

Coloque na sua agenda horas para atendimento de colaboradores e clientes.

Diariamente

• Estabeleça prioridades diárias.
• Crie diariamente um lista de coisas a fazer
• Defina prioridades
• Tente terminar diariamente a sua lista
• Não procrastinize. Execute aquilo que é importante e se possível delegue o que é urgente.

Aprenda a delegar

• Sistematize o seu trabalho de forma a que possa facilmente transmiti-lo a terceiros para o executarem.
• Dar ordens a terceiros
• No trabalho transmitimos ordens para a execução de tarefas.

A maioria das ordens que transmite são verbais por isso, quando as transmitir deverá ter o cuidado de se aperceber se o seu interlocutor a compreendeu. Por isso transmita a ordem com clareza e certifique-se que é bem compreendida. Se este processo foi bem feito haverá de certeza um bom aproveitamento do tempo para os dois.

Se for uma tarefa para ser repetida, então a ordem deverá ser apresentada por escrito.

Aprenda a dizer NÃO

Nunca diga que "sim" a nenhuma tarefa ou actividade sem considerar o investimento do tempo. É necessário ter coragem para dizer que "não" a solicitações desnecessárias. Analisar o tempo que temos de nos dedicar à realização de uma tarefa é uma ferramenta de administração de tempo muito forte!

Estude as funções de cada departamento em sua empresa.

O tempo investido nesta actividade será compensado pois terá oportunidade de pensar em com melhorar a gestão deste departamento e a comunicação interdepartamental. Depois entre em acção.

NOTA: A digitalização pode ajudar a retirar papel, no entanto é uma perda de tempo digitalizar aquilo que não é necessário.

Bloco Notas

Use um caderno onde anote por data as suas notas e informações que possam ser utilizadas para referências futuras. Não use papeis soltos. Leia atentamente os manuais das agendas electrónicas e dos notbooks, pois têm imensas funcionalidades que podem ajudá-lo na gestão do seu tempo.

Use só um sistema como auxiliar da gestão do Tempo. Papel ou Electrónico. Aprenda a ler rapidamente. Tire um curso de leitura rápida.

Pense e escreva - Prioridades

Ao escrever o que pensa minimiza a confusão e tensão.

Escreva as suas metas, faça listas das tarefas e problemas.

Será mais fácil classificar e ordenar as actividades, e assim efectuar uma melhor gestão do Tempo.

A situação fica mais clara, porque quando não escrevemos e confiamos na nossa memória corremos 2 riscos:

1º Dificuldade em avaliar a tarefa;

2º Esquecimento.

Classifique o que tem de fazer, crie diversas categorias, por exemplo: Prioridade A - Prioridade crítica para o sucesso;

Prioridade B - Prioridade Importante mas não critica;

Prioridade C - Prioridade agradável de fazer se sobrar tempo.

Comece com as prioridades A, depois de concluídas dedique-se às B e posteriormente às C

Onze dicas

1. Domestique o telefone, fax e correio electrónico.
2. Minimize as reuniões
3. Pratique a pontualidade absoluta
4. Faça e utilize listas – horários, lista com coisas a fazer, listas de pessoas a contactar, planeador de conferências
5. Tente interligar tudo para que vá ao encontro aos seus objectivos
6. Bloqueie o seu tempo – Agendamento por defeito;
7. Minimize as Actividades Não Planeadas – todos os dias deverão ser planeados em blocos de 30 minutos – desde o início até ao final do dia;
8. Evite as Horas de Ponta – evite ir ao banco às Sextas-Feiras especialmente depois das 11h, evite ir ao hipermercado aos feriados;
9. Focalize-se nas tarefas mais difíceis e complicadas e concluas rapidamente. O maior desafio é começar, dar o primeiro passo.
10. Diariamente algo inesperado vai acontecer. Conte com isto!
11. Por isso quando planear o seu dia deixe algum "tempo Oops". Não deixe que estas emergências atrapalhar a execução das suas tarefas. Depois de responder às emergências volte trabalhar no que planeou. Se não houver emergências, desfrute desse tempo com uma actividade que o faça feliz.

Dica 1 de agosto - Gerir o Tempo como um empreendedor...

Reuniões

É convidado a participar numa reunião.

1º Solicite a agenda
2º Analise os temas onde pode participar
3ª Sugira ao coordenador da reunião que quer participar nas áreas que lhe dizem respeito
4º Solicite uma previsão de ocupação do tempo
5º Quando acabar a área que lhe diz respeito solicite autorização para sair

Dica 31 Julho - Gerir o Tempo como um empreendedor...

Reuniões
Deve haver uma agenda para cada reunião. Deve constar na agenda pelo menos o seguinte:

• Hora de data de Inicio
• Local
• Quanto tempo vai durar;
• Temas em debate e em anexo documentos para discussão, ou que fundamentam os temas;
• Quem vai estar presente?
• E quais as expectativas?

Dica 30 Julho - Gerir o Tempo como um empreendedor...

Gestão do tempo e colaboradores

Pergunte aos seus colaboradores como gerem o tempo.
Ajude-os a analisar como executam as suas tarefas.
Sistematize todos os processos de trabalho.
Conseguirá um aumento da produtividade ...

Dica 29 Julho - Gerir o Tempo como um empreendedor

Dizer NÃO

Nunca diga que "sim" a nenhuma tarefa ou actividade sem considerar o investimento do tempo.
É necessário ter coragem para dizer que "não" a solicitações desnecessárias.
Analisar o tempo que temos de nos dedicar à realização de uma tarefa é uma ferramenta de administração de tempo muito forte!

Estude as funções de cada departamento em sua empresa.
O tempo investido nesta actividade será compensado pois terá oportunidade de pensar em com melhorar a gestão deste departamento e a comunicação interdepartamental.
Depois entre em acção.

Centro Histórico de Torres Vedras - Conjunto de 4 artigos publicados no jornal Badaladas

ACTIVIDADES ECONÓMICAS NO CENTRO HISTÓRICO DE TORRES VEDRAS

(artigo de reflexão após debate realizado pela Associação para a Defesa do Património de Torres Vedras “mais vida no centro histórico”

Centro Histórico de Torres Vedras – “Torres ao Centro”

 “Loucura é fazer o mesmo de sempre e esperar resultados distintos” (AA)

Apresento a perspectiva de um Business Coach (Treinador Empresários) sobre o papel dos diversos agentes económicos na dinamização do Centro Histórico de Torres Vedras.

O trabalho de treino de empresários, permitiu-me contactar com muitas realidades e ajudar empreendedores a arranjar estratégias para melhorarem os seus negócios. Daí ter vários artigos publicados no meu blogue http://itaca-pensamento.blogspot.com, e outros publicados em jornais e revistas de outros concelhos e Associações Empresarias.

            Deste modo, quero simplesmente contribuir para uma reflexão e debate, uma vez que estão a decorrer na nossa cidade um conjunto de intervenções urbanísticas de fundo, com o envolvimento expresso da Autarquia, da Comunidade e dos Agentes Culturais.

Porém, considero que não é tão visível o envolvimento Empresarial, nomeadamente o Sector Comercial, e constato que:

·         a sociedade de consumo e o comércio nunca estiveram tão desenvolvidos como estão actualmente;

·         o comércio desenvolveu-se nos últimos anos com novos agentes que afunilaram a concorrência e alargaram a oferta (grandes superfícies);

·         o comércio electrónico está em franco desenvolvimento

·         a crise financeira internacional e os seus reflexos no nosso país levaram a uma diminuição do rendimento disponível das famílias, estando o consumo a diminuir

·         o comércio tradicional, que está em crise há mais de 20 anos, não conseguiu responder a estas transformações e foi apunhalado pelas costas através de politicas  de desenvolvimento urbano seguidas nas últimas 5 décadas. 

Considero a actividade empresarial, assim como a fixação de residentes, estratégias fundamentais para a revitalização dos centros históricos. Por isso, entendo que deverão ser criados novos paradigmas que permitam a viabilização de antigos e novos negócios nestes locais.

Acredito também que cada empresário deverá usar a sua inteligência e energia para se concentrar efectivamente no que é importante e estratégico para si, em vez de apresentar razões de culpabilização e abdicação.

O facto é que quando pergunto a um comerciante como exerce a sua participação cívica a resposta é que não tem tempo, e fala da Autarquia e das Associações como sendo Eles (Pronome pessoal – 3ª pessoa, plural) em vez de eu ou nós (Pronomes pessoais – 1ª pessoa).

Percebo a apreensão que têm sobre o presente e o futuro dos seus negócios, culpando o Mercado, o Estado, as Grandes Superfícies, a Autarquia, a crise, as opções de compra das novas gerações, pela actual situação.

 Considero pois que a primeira atitude é pôr estes empreendedores a pensar em colectivo e abandonar o “muro das lamentações” ocasionado pelos infortúnios. 

O Comércio Tradicional não tem as mesmas armas que as grandes superfícies, no entanto deve modernizar a sua gestão, a sua organização, tornar a actividade mais profissional e fazer aquilo que é fundamental: estar junto das pessoas para encontrar as suas necessidades e satisfazê-las.

Existem algumas acções simples, que não necessitam de grandes investimentos e podem gerar mais negócios no comércio tradicional, e que têm a ver com a relação personalizada com os clientes

Os desafios são enormes e há necessidade de um enorme envolvimento social onde deverão ser alinhados os objectivos dos Residentes, Autarquia, Empresários, Associações Empresariais e Culturais.

Sobre o papel de cada uma destas entidades irei debruçar-me nos próximos três pontos deste artigo.

 Um Centro Comercial e Cultural a Céu Aberto – O Papel da Autarquia

“A maioria das pessoas não planeia fracassar, fracassa por não planear.” John L. Beckley

As Autarquias têm um papel muito importante no desenvolvimento dos centros históricos. A Câmara Municipal de Torres Vedras está a implementar um processo de mudança com o programa «Torres ao Centro», assente em processos de reabilitação urbana e criação de espaços pedonais, integrando espaços sociais e culturais. 

Este processo irá transformar o Centro Histórico. Esta transformação deverá ser orientada para a promoção do uso e vivência deste espaço. Por isso entendo que há que atrair novos habitantes, novos negócios, novos visitantes e novas actividades.

Assim, passo a enumerar algumas acções que poderão atrair as pessoas. Algumas já estão previstas nos planos de alguns intervenientes.

Assim, por iniciativa das Autarquias (Câmara e Juntas de Freguesia) é possível:

·         Desenvolver a marca “Torres ao Centro”

·         Criar espaços estacionamentos;

·         Pôr a funcionar transportes adaptados às condições do local;

·         Incrementar uma política de recuperação de habitações;

·         Implementar politicas de alojamento de pessoas nos centros históricos e comercias;

·         Impedir a saída de serviços da Administração pública e Serviços Públicos das zonas centrais e históricas e promover a recolocação daqueles que foram de lá retirados;

·         Beneficiar com taxas e impostos municipais mais reduzidos, quem reside e tem actividade no centro histórico;

·         Apoiar actividades de animação desenvolvidas no centro;

·         Estabelecer parcerias com Associações Culturais e Empresariais para a realização de actividades regulares e calendarizadas de atracção de visitantes 

·         Manter a Feira Rural;

·         Facilitar os mecanismos burocráticos e económicos na implementação de novos negócios;

·         Estudar e promover – com as Associações Empresariais – espaços dedicados a actividades similares (Ex: zona de sapatarias, zona de restauração, etc.).

·         Apoiar criação de empresas e serviços de apoio social e do sector de saúde e bem-estar na zona histórica;

·         Identificar factos de interesse da história local e promover uma actividade anual no Centro Histórico para trazer mais pessoas.

·         Fundar – em parceria – uma «Incubadora de Negócios», para a instalação de novas actividades, como por exemplo:

o    Negócios de Arte;

o    Negócios nas áreas da Inovação e Design;

o    Negócios Web;

o    Escritórios virtuais;

o    Centros de domiciliação de actividades;

o    Empreendedorismo jovem (com protocolos com Universidades);

o    Indústria de Serviços que se possa deslocar para a zona histórica (Bancos, Companhias de Seguros)

Por iniciativa das Associações Culturais e Empresariais é possível:

·         O envolvimento com a Marca “Torres ao Centro”;

·         A criação do Cartão “Torres ao Centro” com benefícios para quem o use no comércio e actividades culturais lá instaladas;

·         O estabelecimento de parcerias com outras Associações Culturais, Associações Empresarias, Sindicatos, Associações Sectoriais, e Empresas, a fim de partilharem os processos de comunicação e marketing e gerarem mais sinergias para trazerem pessoas ao Centro Histórico. 

·         A ligação do sector da cultura com o meio empresarial para trazer pessoas;

·         O envolvimento com o sector social para apoiar e trazer mais pessoas;

·         A construção de planos de actividades capazes de garantir o equilíbrio financeiro das Associações;

·        A implicação do tecido cultural, tendo em conta as incubadoras de negócios e o empreendedorismo;

·         Os Jovens frequentam o centro histórico de Torres à noite. É possível atrair jovens durante o dia criando espaços e actividades para o empreendedorismo jovem;

·         O comprometimento de associações de outras localidades, gerando intercâmbios;

·         O apoio à autarquia na criação de espaços dedicados a actividades similares;

Todos sabemos que a gestão das grandes superfícies são efectuadas de forma profissional e integrada por uma só entidade ou por uma empresa que gere um condomínio. Tal gestão tem simplesmente um objectivo: atrair clientes.

Gerir uma cidade, nomeadamente um Centro Histórico, é deveras mais difícil, pois os intervenientes têm objectivos muito dispersos e a dificuldade em se concentrarem no essencial que é trazer cada vez mais pessoas ao Centro! 

Considero pois que só haverá VIDA no «Centro Histórico de Torres Vedras» se houver um alinhamento dos objectivos de todos intervenientes, orientado estrategicamente para transformar «Torres ao Centro» num Centro Comercial e Cultural a céu aberto.

O Papel dos Comerciantes e dos Agentes Culturais

“A maioria das pessoas não planeia fracassar, fracassa por não planear.”  John L. Beckley

Há que planear, sim. Mas há que pôr mãos à obra, concertando posições, gerindo com sabedoria recursos financeiros, sensibilizando e convocando para cada problema os sectores e os agentes respectivos. O Centro Histórico é um mar de problemas acumulados de todo o tipo, sobretudo económicos e sociais, e não resolúveis numa só geração. Por isso mesmo é preciso planear, e planear não deixando ninguém de fora. Caberá naturalmente ao poder político o seu papel próprio e decisivo, porque nossos legítimos representantes. Mas a comunidade, no seu todo, não deve ficar alheia, nomeadamente o tecido empresarial e associativo

 Na sequência da sistematização anterior em que foram elencadas algumas acções que ao poder político caberia olhar com atenção e pensar com firmeza, passo a enumerar um conjunto de sugestões – dirigidas ao sector cultural e empresarial – que poderão atrair as pessoas ao Centro Histórico a fim de acelerar a sua regeneração.

Neste sentido, e por iniciativa das Associações Culturais e Empresariais é possível:

·         O envolvimento com a Marca “Torres ao Centro”;

·         A criação do Cartão “Torres ao Centro” com benefícios para quem o use no comércio e actividades culturais lá instaladas;

·         O estabelecimento de parcerias com outras Associações Culturais, Associações Empresarias, Sindicatos, Associações Sectoriais, e Empresas, a fim de partilharem os processos de comunicação e marketing e gerarem mais sinergias para trazerem pessoas ao Centro Histórico. 

·         A ligação do sector da cultura com o meio empresarial para trazer pessoas;

·         O envolvimento com o sector social para apoiar e trazer mais pessoas;

·         A construção de planos de actividades capazes de garantir o equilíbrio financeiro das Associações;

·        A implicação do tecido cultural, tendo em conta as incubadoras de negócios e o empreendedorismo;

·         Os Jovens frequentam o centro histórico de Torres à noite. É possível atrair jovens durante o dia criando espaços e actividades para o empreendedorismo jovem;

·         O comprometimento de associações de outras localidades, gerando intercâmbios;

·         O apoio à autarquia na criação de espaços dedicados a actividades similares;

Todos sabemos que a gestão das grandes superfícies são efectuadas de forma profissional e integrada por uma só entidade ou por uma empresa que gere um condomínio. Tal gestão tem simplesmente um objectivo: atrair clientes.

Gerir uma cidade, nomeadamente um Centro Histórico, é deveras mais difícil, pois os intervenientes têm objectivos muito dispersos e a dificuldade em se concentrarem no essencial que é trazer cada vez mais pessoas ao Centro! 

Considero pois que só haverá VIDA no «Centro Histórico de Torres Vedras» se houver um alinhamento dos objectivos de todos intervenientes, orientado estrategicamente para transformar «Torres ao Centro» num Centro Comercial e Cultural a céu aberto.

O Comerciante na Zona Histórica terá de criar um novo paradigma

O Comércio Tradicional não tem as mesmas armas que as grandes superfícies. No entanto é imperioso modernizar a sua gestão e a sua organização para tornar a actividade mais profissional e fazendo aquilo que é fundamental: estar junto das pessoas para ir encontrar das suas necessidades e satisfações.

Para tal vou indicar 13 pontos que devem ser trabalhados do ponto de vista das competências pessoais e empresariais, para o crescimento do número de clientes:

1. Implementar uma visão do negócio e estratégias de médio e longo prazo, efectuando uma previsão dos rendimentos e encargos, analisando regularmente as vendas e projectando as compras em função do tipo de clientes. 

2. Comunicar de forma educada com os clientes e exigir que os funcionários tenham uma atitude de apoio ao cliente que vai comprar. Um sorriso e a criação de empatia são fundamentais.

3. Ter cuidados especiais com a loja e ou escritório, pois a imagem é o primeiro cartão de visita. Por isso a melhoria dos espaços de atendimento, a disciplina na organização, arrumação e limpeza são muito importantes.

4. O marketing é uma ferramenta de comunicação e vendas. O marketing não é só publicidade. Uma mensagem que se queira transmitir ao cliente deverá estar presente, nos meios de comunicação com os clientes, nos cartazes, sacos, anúncios e reclames, etc. As mensagens devem ser simples e objectivas para transmitir segurança e garantia ao cliente. Exemplo: Desde 1958 para o servir. Estamos on-line (indicação de endereço e contactos).

5. Preparar os seus colaboradores para conseguirem retirar mais resultados:

Lembrar-se que um cliente insatisfeito comentará a situação dela com amigos, razão por que uma má imagem esparramar-se-á para além do que você imagina. Por outro lado, se estiver preparado, juntamente com os seus colaboradores, para vender será mais provável que o cliente se identifique convosco, e assim compre mais produtos ou serviços.

Fazer surpresas aos clientes expondo aprazivelmente os produtos e serviços, e apresentando de forma eficaz os benefícios e o prazer que o cliente obterá com eles

6. Criar e normalizar processos de venda para que cada empregado atenda os clientes de mesma maneira

7. Estabelecer parcerias e complementaridades com outras actividades na mesma zona para criar o hábito de os clientes se deslocarem às lojas.

8. Criar uma Preposição Única de Venda, demonstrando a valia dos produtos e serviços e quais os benefícios que podem trazer aos clientes.

9. Não criticar os seus concorrentes.

10. Tratar os seus colaboradores como parceiros, dê-lhes responsabilidades.

11. Nunca mentir. Seja honesto.

12. Estabelecer os preços de venda em função dos seus propósitos de rendimento e efectuar constantemente uma análise dos dados contabilísticos.

13. Por fim aprender com os seus clientes:

·         Identifique os clientes correctamente:

·         Comunique permanentemente com eles;

·         A oferta que faz ao cliente deverá ser útil e apropriada com horários para os servir;

·         Pense nos interesses do cliente:

·         Fale pouco e escute bem os clientes, faça perguntas:

·         Tente perceber e entender as objecções do cliente, pois elas são a principal fonte de aproximação e a forma mais eficaz de conduzir à venda;

·         Promova a empatia. Aproxime-se emocionalmente do cliente;

·         Não discuta com o cliente;

·         Implemente um serviço pós venda.

Termino este artigo com uma frase que me acompanha sempre “Os empresários são como os atletas, também precisam de treino”.

Torres Vedras, 27 de Julho de 2012

Armando Fernandes

Business Coach