Reuniões e Produtividade

Publicado no jornal "mais oeste" em 27 de Janeiro de 2012

Participo em muitas reuniões e verifico que há algumas são muito produtivas outras são uma grande seca.
Há reuniões que são uma perda de tempo, outras que saímos iludidos, no entanto há algumas reuniões onde conseguimos atingir os nossos objectivos.

Num pequeno inquérito que realizei a 23 clientes que participaram nos meus seminários sobre gestão de reuniões retirei os seguintes resultados:

• 62% das reuniões eram improdutivas; 
• 38% das reuniões realizadas não eram necessárias; 
• 72% das reuniões duravam muito mais que o tempo necessário; 
• 48% do tempo dos Gerentes e Directores eram usados em reuniões; 
• 82% Nunca tinham efectuado o cálculo do preço de uma reunião; 

Pensando na informação de que 48% do tempo de um Gerente é dedicado a reuniões e de que 62% das reuniões eram improdutivas.

Efectuei os seguintes cálculos:

• Para 40 horas de trabalho semanal 
• Se for ocupado 48% do tempo em reuniões, semanalmente um Gerente ocupará 19h12m em reuniões. 
• Se 38% das reuniões realizadas não eram necessárias, verifico que são dedicadas 7h17m por semana em reuniões que podiam ser evitadas. Isto é um dia por semana! 

Se 62% destas 19h12m são improdutivos, correspondem a 10h54m por semana de “trabalho para o boneco”!

Este valor vezes 48 semanas de trabalho correspondem a cerca de 523 horas por ano, representando 63,4 dias úteis trabalhar sem nenhum rendimento!

Com todos estes pressupostos, concluo que:

• Estes empresários estiveram um dia por semana a fazer reuniões desnecessárias! E que estão 3 meses por ano a fazer reuniões improdutivas! 

Por isso adquirir competências sobre gestão de reuniões é demasiado importante para os nossos resultados como empreendedores.

O que é uma reunião?

• É um encontro de pessoas que visam atingir um determinado objectivo específico. 

Como realizar uma boa reunião:

Para tirarmos partido de uma reunião há que definir claramente quais são os resultados que se pretendem atingir. Quais os motivos para a realização de uma reunião? Entre outros:

• Recolha de informação e experiência na posse de um grupo de indivíduos, para permitir tomar decisões com um mínimo de risco. 
• Planeamento de cações; 
• Criação de consensos; 
• Organização de acções; 
• Vender ou dar sequência a processo de venda; 
• Atribuição de responsabilidades; 
• Avaliação do progresso e controlo de actividades; 

Em primeiro lugar devemo-nos certificar de que é mesmo necessário realizar a reunião, pois pode haver alternativas mais produtivas, por exemplo:

• Use o telefone, chat’s, correio electrónico, etc. 
• Conferências telefónicas (Skype ou outras ferramentas alternativas). 
• As conferências telefónicas permitem que se reduza o tempo e custos de deslocação. 
• A Consolidação de reuniões com outras reuniões é também uma estratégia a ter em conta. 

Considero fundamental a melhoria de competências para gerir reuniões, porque podemos ficar com mais tempo disponível para nós e para a nossa empresa. Por isso saber:
organizar uma reunião!

• Criar e dominar um grupo e a sua dinâmica! 
• Criar regras de conduta para a reunião! 
• Comunicar com as pessoas presentes na reunião! 
• Controlar o tempo da reunião! 
• Efectuar reuniões proveitosas! 

Por isso tenho procurado melhorar as minhas competências nesta área e tenho ministrado imensas formações sobre Gestão do Tempo, Liderança e Como Realizar Reuniões.


Destas experiências compilei um conjunto sugestões que podem ser tomadas de imediato e possibilitam melhorias na gestão do tempo e possibilitam a realização de reuniões mias produtivas.

1. Definir qual o objectivo para a realização da reunião; 
2. Em função do objectivo perspectivar o tempo que pode dedicar à reunião; 
3. Convocar as pessoas certas que tenham algo a dar ou a receber dessa reunião. 
4. Definir a hora em que a reunião deve terminar, porque depois da reunião há outros compromissos; 
5. Definir a hora de início da reunião; 
6. Se for uma reunião de rotina, marcá-la sempre para a mesma hora e dia para criar hábito; 
7. As reuniões de rotina deverão ser avaliadas se são ou não um bom investimento de tempo. Se não conseguimos atingir objectivos com estas reuniões devemos cancelá-las. 
8. Ter um líder que domine e conduza eficazmente a reunião. 
9. O condutor da reunião deverá estar colocado num local onde possa controlar tudo o que se passa à sua volta. Se for em redor de uma mesa deverá estar no topo. 
10. Seleccione um local (físico ou virtual); 
11. Defina uma agenda. Divulgue a agenda por todos e exija que os documentos necessários para a reunião são entregues a tempo de todos os presentes estarem devidamente preparados; 
12. Comece a reunião há hora marcada; 
13. Ignore os atrasos, faça com que os atrasados se sintam incomodados; 
14. Nunca recapitule o que já foi discutido, nomeadamente quando há pessoas que chegam atrasados, pois assim está a recompensá-lo pelo seu atraso. 
15. Os telemóveis devem estar desligados, e ou fora do alcance dos participantes. Em reuniões com mais de 1h30 deverão haver pausas de 10 minutos para responder a telefonemas urgentes, e/ou “matar o vício”. 
16. Tenha estes tempos de pausa colocados na ordem de trabalhos, e controle a reunião para que todos horários sejam cumpridos. 
17. Permita que todos possam intervir! 
18. As intervenções devem ser balizadas no tempo e no conteúdo de cada ponto da agenda; 
19. Tente estabelecer compromissos escritos; 
20. Se é uma reunião interna da empresa:
1. Reconhece as realizações e agradeça aos autores; 
2. Em compromissos assumidos anteriormente que não foram cumpridos tente envolver-se para se certificar que essa pessoa ou pessoas necessitam de ajuda; 
3. Te que lidar com o tipo de pessoas diferentes que já conhecemos e tomar as atitudes necessárias para combater pessimismos de alguns e destacar os pontos positivos comuns. 
21. Antes de começar ver se há algum ponto a acrescentar, que poderá ser incluído nessa reunião ou passar para outra reunião. 
22. Organizar a presença das pessoas na reunião:
1. Escolhendo os lugares de cada um em função dos nossos objectivos; 
2. Determinar que as pessoas às quais os assuntos debatidos não interessam saiam da reunião, nem que seja por alguns momentos; 
3. Entregando-lhes o que é necessário e controlando se estão ou não preparados para a reunião; 
4. Controlando o uso de telefones, PDA, Tablets, etc. de forma que não haja perturbação. 
23. Preparar as pessoas para que na próxima reunião tragam devidamente trabalhados os assuntos que lhes dizem respeito. 
24. Antes de acabar a reunião recolher sugestões de assuntos para a próxima reunião; 
25. Compartilhar entre todos as conclusões e compromissos estabelecidos na reunião; 
26. Terminar a reunião à hora marcada. Se houver assuntos ainda para tratar, marcar uma nova reunião ou avaliar se é possível prolongar a reunião. 
27. Não sirva café ou comida numa reunião pois prejudica a produtividade da reunião. Se a Reunião se realiza às 9h, sirva Cafés às 8h30. 
28. Se reunião for durante o almoço, será melhor criar uma pausa de 30 minutos para comerem qualquer coisa (servida a todos os presentes na reunião ao mesmo tempo), permitirá uma maior socialização. Terminar a refeição dentro dos 30 minutos e reiniciar a reunião concentrados nos objectivos. 

 De Janeiro de 2012


Armando Fernandes


Business Coach / Consultor de Negócios


Sr. Empresário: trabalhe estes conselhos, se tiver necessidade de falar e esclarecer algum conceito inscreva-se numa sessão de coaching, numa das próximas quintas-feiras. Terei muito gosto em esclarecê-lo e ajudá-lo!

Boas Festas

Boas Festas

“Empresários precisam de treino”

Entrevista de Armando Fernandes ao Jornal “mais oeste” nº 68 de 2 Dezembro de 2011

Realizada pelos Jornalistas Filipa Santos e Jaime Montez da Silva

Jornal Mais Oeste (MO) Explique-nos o que é o business coaching?

Armando Fernandes (AF): Coaching é uma palavra do inglês, vem de coche, carruagem. É adaptada a treino. No negócio trata-se de treinar empresários. É um conceito muito antigo mas muito moderno e associado à forma como se pode ajudar e acompanhar os empresários, pessoalmente e profissionalmente, para atingirem objectivos. À medida das necessidades e objectivos, pessoais, comerciais e empresariais,

É um processo onde identificamos a tomada de consciência de situação profissional e pessoal e, através de processos de mentoring, vamos ajudando-os a atingir esses objectivos, trabalhando em áreas fundamentais para o desenvolvimento empresarial, que tem a ver com vendas, marketing, publicidade, liderança, recrutamento, gestão de pessoas, de sistemas. É uma forma muito simples e rápida de um empresário se concentrar no essencial e começar a ter mais resultados, porque os empresários também precisam de treino.

MO: Como é feita a triagem entre o que é essencial ou não?

AF: Um pouco como os médicos, com um diagnóstico. Um diagnóstico e alguma introspecção. Obrigar que as pessoas a libertarem-se e contarem as suas ansiedades e necessidades.

MO: Já não há tanto receio em partilhar os segredos por detrás do negócio?

AF: Depende. Muitos empresários têm esse receio. A questão é que têm de perceber que hoje não há segredos. A invenção é feita pela associação de ideias e a colocação de mais qualquer coisa. Têm de perceber (os empresários) que estão no mundo competitivo e estão a ser observados por outros. Se têm êxito, vão ser copiados por outros. O que têm de fazer é como um atleta, ir para a frente. A grande diferença hoje nos negócios está na centésima de segundos dos cem metros. Podem fazer tudo muito bem mas se chegar o momento de decisão e não tiverem o produto nas devidas condições, perdem para um concorrente.

MO: Quais são os principais factores de diferenciação entre um empresário que consegue concretizar e outro que fica para trás?

AF: O treino é fundamental assim como a preparação, o planeamento e a organização. A escolha das pessoas certas para os sítios certos, a integração das pessoas, mais do que o recrutamento. Podemos ir buscar o melhor jogador do Mundo mas se não fazemos a integração e se a organização não está preparada para ele trabalhar com as suas competências, ele não produz.

MO: O desporto colectivo é uma boa referência para fazer passar a sua mensagem?

AF: É. Quando um empresário olha para a sua empresa e diz “eu tenho uma equipa” tem um posicionamento diferente do empresário que vai contratar pessoas “para fazer isto”. “Podemos ir buscar o melhor jogador do Mundo mas se não fazemos a integração e se a organização não está preparada para ele trabalhar com as suas competências, ele não produz.”

MO: Não é então apologista do Outsourcing?

AF: O outsourcing, devidamente controlado. O outsourcing não é delegar. É abdicar. Alguém vai fazer este serviço por mim. Quando eu delego, eu devo entregar as coisas e controlá-las.

MO: Na sua opinião é preferível contratar um novo recurso humano?

AF: Não. Depende das situações. Há muitas vezes a incapacidade de algumas organizações conseguirem ir buscar os profissionais devidos para aquela tarefa. Se quiser entregar essa tarefa ao outsourcing, tem de saber qual o resultado final da mesma e exigir que esse resultado final seja obtido.

MO: O seu trabalho passa também por ajudar os empresários a perceber se, em determinada situação, contratar um recurso é uma mais-valia ou se é preferível recorrer ao outsourcing...

AF: Sim. Em primeiro lugar qualquer empresário tem de olhar primeiro para os custos-benefícios e perceber se os benefícios são superiores aos custos.

MO: Já não funcionam as contas à merceeiro?

AF: Funcionam as contas à merceeiro. Neste momento a complexidade de ferramentas de gestão é tão grande associada aos sistemas informáticos que as pessoas se esquecem do fundamental, que é a conta do merceeiro.

 MO: Quando falamos de contas à merceeiro significa que se um produto vale um, vendido por dois, ganha-se um...

AF: Os empresários têm de perceber uma coisa: hoje as empresas têm grandes sistemas de informação. Sabem a informação toda dos clientes e os seus comportamentos. O empresário deve olhar para a folha de caixa diária e para a facturação e entender o comportamento dos clientes. Se perceber o comportamento, tem o melhor sistema de business intelligence para analisar o comportamento e seguir estratégias em função disso.

MO: Cada vez mais se regressa a modelos de negócio do passado e que agora são considerados inovadores. Parcerias e trocas directas entre empresas são exemplos…

AF: É verdade. Nas grandes empresas, em países onde há um espírito colaborativo superior ao nosso, isso é tido em conta. Uma das críticas que faço a certas associações de empresários, é que muitas vezes apenas pretendem financiamento ao invés de concretizarem políticas colaborativas. Uma empresa especialista na produção de determinado equipamento, tendo em conta que tem uma empresa ao lado especialista noutra parte desse equipamento, poderia juntar-se e produzir marcas diferentes. Isso não acontece.

MO: Isso significa fusão?

AF: Não. Significa parceria. O que acontece em Portugal é que há empresas que fazem parcerias com empresas estrangeiras e são “comidas” por essas empresas que têm maior capacidade financeira.

MO: É importante distinguir colaborar e corporativar.

AF: Sim, é verdade. Aliás, o meu raciocínio é idêntico ao que referi em relação ao outsourcing. Seja qual for a empresa, não se deve desligar das suas competências e capacidades. Deve controlar, delegar e não, abdicar. Quando criamos mecanismos de colaboração com outra pessoa e abdicamos, estamos a entregar-lhe a liderança. A empresa não pode perder liderança sobre a sua autonomia e actividade. A empresa, por outro lado, deve ser entendida como equipa e não como um modelo tradicional de patrão e empregados.

É uma entidade colaborativa, tal como o futebol. Cada pessoa tem a sua função e actividade. Cada um sabe o que tem a fazer para atingir um objectivo comum.

MO: Fale-me do Programa Fazer, formação para empresários, que estará disponível até ao final de 2011.

AF: É um sistema de Coaching de grupo. De competências de formação em sala, a empresários, tendo em conta a especificidade das matérias, que são simples como equilibrar uma empresa, como montar um marketing, como motivar e criar condições para vender, como admitir colaboradores, como criar um negócio que dê rentabilidade e liberdade. Estas coisas são dadas em grupo, depois há a componente de trabalho individual. O empresário não fala das suas estratégias e dos segredos de negócio perante os outros, mas fá-lo comigo.

MO: Há portanto, uma análise interna da empresa, do empresário mas também da relação entre a empresa e o consumidor final.

AF: É verdade. Passa muitas vezes por um empresário entender o seu mercado. Tenho encontrado imensos empresários que mandam fazer estudos de mercado que são, muitas vezes, ajustados aos resultados que as pessoas pretendem. A primeira coisa que um empresário tem de ter perceber é a sensibilidade de saber quem são os seus clientes e, a partir daí, pode montar comigo uma estratégia de aproximação e desenvolvimento dos seus clientes. Temos de nos lembrar que 68% das pessoas deixam de nos comprar porque os ignoramos e não por causa do preço.

MO: O conceito de topservice encaixa nesta situação?

AF: Encaixa sim.

MO: A vertente de proximidade e o serviço de acompanhamento é essencial e está a ser adoptado pelas grandes empresas?

AF: As grandes empresas têm cartões de fidelização que são dados por grandes superfícies para fazer isso.  É  uma proximidade impessoal, mas no fim quando aparece uma conta, não diz quanto gastou, diz em letras garrafais “Você tem não sei quantos euros para receber”. As empresas, principalmente tradicionais, têm de pensar como pensava o merceeiro, que sabia os gostos pessoais da família toda. Isto é a diferença. As grandes empresas investem seriamente nesta situação, é evidente que também investem noutras. O pequeno empresário tem alguma dificuldade mas tem uma capacidade que as grandes empresas não têm. Pode ajustar a sua actividade à inovação neste mercado. É errado alguém criar uma empresa e ir tentar conquistar mais mercado, quando o vai fazer, só o consegue combater com o preço. Se ele preparar um produto, e trabalhar seriamente neste mercado, tem potencialidade de ter êxito. Não digo que o terá, porque há outros componentes.

MO: O que gostaria de acrescentar mais?

AF: Sou um cidadão do Oeste, trabalhei muitos anos em Lisboa. Sou torreense e há quatro anos decidi trabalhar com esta actividade de business coach. Vim trabalhar para o Oeste porque estou perto da minha família e também porque deixei de entrar na confusão do trânsito em Lisboa, fartei-me em vinte e tal anos. Decidi fazer algo que me dá gosto. Consigo verificar resultados e entendê-los. Decidi ajudar a economia local e os empresários a terem negócios mais rentáveis e, assim, ajudar também a economia regional. Tenho serviços de coaching, de formação, de recrutamento e integração de pessoas e, quando trabalho, trabalho sozinho. E isto devido à questão da confidencialidade. Tenho também o princípio de, se estou a trabalhar com um negócio, só passado um ano, trabalharei com uma empresa com a mesma actividade.

Publicada no jornal “mais oeste” de 2 de Dezembro de 2011 edição nº 68

Pode fazer o download deste jornal no site http://agenciaglobal.org/

Algumas ideias para fazer crescer um negócio – Pequenas Empresas!

A experiência que tenho no coaching e consultoria de negócios levou-me à presente reflexão que tenho todo o gosto em partilhar!

Encontre o seu nicho de mercado.

Uma empresa pequena com recursos limitados, nomeadamente pouco capital e reduzido número de colaboradores deverá tentar perceber naquilo que faz de melhor, especializar-se em produzir ou fornecer algo de muito bom e procurar arranjar os clientes que necessitam dos seus produtos e serviços

A especialização pode ser uma vantagem comparativa.

As pequenas empresas têm de pensar na melhor forma de competir com os gigantes. Elas têm algumas vantagens competitivas, pois conseguem ter maior flexibilidade para responder rápida e eficazmente aos pedidos que lhe são feitos, assim como fornecer serviços devidamente personalizados!

Crie produtos e serviços diferentes.

As pequenas empresas podem personalizar os produtos e serviços que executam realçando esse facto pois podem apresentar soluções à medida das necessidades dos clientes. Por isso se a PME estudarem a concorrência e conhecerem efectivamente as necessidades dos seus clientes podem oferecer coisas diferentes e personalizadas que encantam os clientes.

Impressione os clientes.

Não é normal ter uma segunda oportunidade por isso a PME deve impressionar desde o primeiro momento, porque normalmente não tem uma segunda oportunidade.

Quero com isto dizer que desde o atendimento personalizado (presencial ou ao telefone), deverá ser preciso, coerente, e criar empatia. Por isso deverá melhorar todas as suas competências na arte do atendimento e envolvimento com os clientes.

Cuide da sua reputação

É de facto imperativo que a sua reputação seja boa, não só como pessoa, mas também da empresa, pois nas PME a empresa confunde-se com os seus proprietários. Por outro lado a qualidade dos produtos e serviços deve ser elevada para que cada cliente seja uma máquina de referenciação da sua empresa.

Procure a melhoria constante.

A falta de cuidado com a qualidade pode levar ao afastamento de clientes, por isso a preocupação de servir bem, com qualidade no tempo útil (considero o tempo útil quando o clientes tem necessidade do produto ou serviço). Junte a esta preocupação a inovação pois assim poderá ir buscar mais clientes e surpreender os actuais. Por outro lado para os produtos e serviços inovados, há menor concorrência e por isso podemos conseguir obter mais-valias significativas.

Escute seus clientes com atenção.

Ouvir os clientes é a melhor forma de perceber o que eles necessitam. Por outro lado é forma de criar a empatia necessária para melhorar as vendas. Os clientes gostam de se sentir importantes e ao serem ouvidos sentem que nos preocupamos com eles.

O facto de nos focalizarmos nos clientes ajuda-nos no processo de fidelização, e torna-os numa ferramenta de marketing para a nossa empresa pois recomendam-nos aos seus amigos e parceiros

Planeie e monitorize a execução do plano

Citei neste blog  Brain Tracy, ” que em “cada minuto gasto com planeamento se poupa dez minutos de execução”.

Ora um bom planeamento ajuda a aumentar a eficácia do que é realizado, e permite antecipar os êxitos, controlar os riscos.

Planear é preparar a viagem, monitorizar é acompanhá-la com o mapa (hoje com o GPS), verificando a todo o momento se estamos a aproximarmo-nos do objectivo.

Inove.

Inove a sua loja, inove no atendimento, inove nos produtos e serviços. A inovação é o trampolim para a melhoria continua, e pode ser fundamental para melhorar a eficácia da sua produção assim como para a sua reputação.

Trabalhe de forma inteligente, saiba gerir o seu tempo

Como um empresário, você precisa possuir ego – confiança, mais um senso interminável de urgência desenvolver suas ideias. Por isso uma boa administração do tempo é fundamental para ter sucesso.

Estabeleça uma política de parcerias

Não está sozinho no mundo por isso procure outros empresários como você e estabeleça parcerias, onde possam partilhar serviços e produtos, assim como fornecer serviços e produtos complementares.

 Faça Network    

Uma “Network” é uma rede de contactos pessoais e profissionais organizada, e estruturada para criar ligações de pessoas, com a finalidade de promover o intercâmbio de informações, formação e ajuda ao desenvolvimento de negócios.

Uma rede de contactos é uma das formas mais eficientes de relacionamento profissional, pois permite conhecer pessoas, cimentar relações e criar mecanismos de confiança favoráveis ao desenvolvimento de negócios e promoção do mercado de trabalho.

Trabalhe estes conselhos, se tiver necessidade de falar e esclarecer algum conceito inscreva-se numa sessão de coaching  numa das próximas quintas-feiras. Terei muito gosto em esclarecê-lo e ajudá-lo!

Armando Fernandes

Business Coach / Consultor de Negócios

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Saber comunicar é fundamental para efectuar uma boa gestão

Tenho efectuado muitos Seminários e Consultoria sobre diversos temas organização empresarial, nomeadamente sobre a gestão do tempo, reuniões, liderança, gestão de equipas, verifico que a maioria dos empreendedores tem dificuldades de comunicação e não tem implementadas estratégia de comunicação com os seus clientes nem com a organização que lideram.

Por isso criei um Questionário para os meus clientes, e decidi disponibilizá-lo na Internet de forma a prestar um contributo para  melhoria da vossa comunicação. (pode fazer download do questionário em http://www.personal-business-coach.pt/downloads/ .

Sugiro que tente responder a estas perguntas, efectue uma análise da sua política de comunicação pessoal e empresarial.

Se entender aprofundar algum destes temas entre em contacto comigo, pois terei todo o gosto em apoiá-lo a melhorar a sua comunicação.

A essência do trabalho do Gerente de uma empresa é comunicação e os resultados da actividade dependem sempre da eficácia da comunicação.

Níveis de comunicação elevados facilitam:

• a partilha de objectivos e de responsabilidades
• o reforço de processos de trabalho em equipa (com as consequentes sinergias)

A comunicação facilita a organização e melhora a cultura organizacional. Pois contribui para:

• Alinhamento da organização
• Focalização da organização
• Eficiência
• Motivação Pessoal
• Trabalho em equipa
• Clima organizacional
• Contribuição Individual
• Melhoria Continua

Porque a melhoria da comunicação aumenta a influência individual do Gerente e melhora a eficácia organizacional. No entanto esta melhoria exige um esforço grande, muito treino para que se torne sensível às mensagens que vêem do interior e do exterior da sua organização.

Existem muitas barreiras a uma verdadeira comunicação:

• Ignorância
• Cultura
• Falta de tempo
• Trabalho envolvido
• Custos da Comunicação
• Outras prioridades
• Jogos de Poder
• Técnicas deficientes

Por isso a comunicação deverá ser, consistente, credível, continua, criativa e cooperativa.

Espero que trabalhe com o questionário que facilito.

Sr. Empresário: trabalhe estes conselhos, se tiver necessidade de falar e esclarecer algum conceito inscreva-se numa sessão de coaching, numa das próximas quintas-feiras. Terei muito gosto em esclarecê-lo e ajudá-lo!

Armando Fernandes

Business Coach / Consultor de Negócios

armando.fernandes@net.novis.pt

Planear e controlar a empresa com um Orçamento

“O senhor poderia dizer-me, por favor, qual o caminho que devo tomar para sair daqui?”

“Isso depende muito de para onde você quer ir”, respondeu o Gato.
“Não me importo muito para onde…”, retrucou Alice.

“Então não importa o caminho que você escolha”, disse o Gato.

“… contanto que dê em algum lugar”, Alice completou. (…)
(Diálogo entre o gato Cheshire e Alice – retirado do livro “Alice no País das Maravilhas” de Lewis Carrol)
Tenho verificado que existem muitas empresas e empresários, que têm um comportamento parecido com o da Alice. Não sabem para onde querem ir nem o que caminho de devem tomar.

Poucos são os empresários que organizam um plano de negócios, muitos dizem “estou muito ocupado para planear…”. Intrepreto o inverso, isto é:

- está demasiado ocupado porque não planeia.

Um Plano de Negócios é um dos instrumentos de trabalho mais importantes para um empresário que queira controlar o seu destino, por ter o poder de possuir um documento com as linhas de orientação estratégica que lhe traça o caminho para onde ele quer ir.

O Plano de Negócios é um documento que congrega a missão, visão, crenças, resultados, estratégias, objectivos e tácticas das actividades da empresa e sistematiza a informação necessária para a sua concretização, é também uma ferramenta de previsão, antecipação e resolução de problemas.

Existem dois tipos de planeamento. O de longo prazo, normalmente com objectivos estratégicos, e o de curto prazo normalmente com fins táticos.

O plano estratégico é, para a empresa, como um todo, mas o plano táctico descreve como os sectores irão concretizar os objectivos traçados e as metas estratégicas.

Todas as pessoas da empresa devem trabalhar como uma verdadeira equipa convergindo para que se atinja o destino planeado. O papel do empresário é o de capitão dessa equipa, definindo objectivos e controlando de forma efectiva os resultados obtidos.

Controlar uma empresa é fundamentalmente medir e testar o seu progresso face aos planos, e assim analisar de forma comparativa o que vai acontecendo face ao que foi planeado. Para isso deve controlar:

- a evolução dos custos e dos proveitos;

- a tesouraria;

- o tempo;

- e, o processo de distribuição.

Estes sistemas de controlo são fundamentais para que haja consistência no negócio.
Um orçamento é o instrumento de gestão que está subjacente ao processo de planeamento e controlo no âmbito do negócio, porque com um orçamento prevemos onde queremos aplicar o dinheiro, tendo como base as expectativas de rendimentos futuros.

O orçamento empresarial fornece o mecanismo para assegurar a correcta medição dos custos e controle das actividades da empresa. Ao mesmo tempo, ele expressa, em termos financeiros, as estratégias e tácticas da empresa, ajudando a medir os resultados.

Prever o futuro geralmente é uma tarefa difícil e desagradável. O futuro, é um alvo móvel e um adequado planeamento e controle orçamental devem reflectir incerteza e risco. Um controlo de execução do que foi planeado permite ao empresário e à sua equipa saber quais os resultados que estão a atingir, e ajudar a modificar, melhorar e adaptar as tácticas que estão a aplicar.

Não devemos esquecer que uma empresa deverá ser uma máquina sofisticada de fazer dinheiro, e que tem imensas responsabilidades sociais, para os proprietários, empregados e fornecedores.

“A maioria das pessoas não planeia fracassar, fracassa por não planear.” (John L. Beckley)

Sr. Empresário: trabalhe estes conselhos, se tiver necessidade de falar e esclarecer algum conceito inscreva-se numa sessão de coaching, numa das próximas quintas-feiras. Terei muito gosto em esclarecê-lo e ajudá-lo!

Armando Fernandes

Business Coach / Consultor de Negócios

Como aumentar as vendas no Comércio Tradicional

Tenho falado com alguns proprietários e quase todos estão apreensivos sobre o presente e o futuro dos seus negócios, e culpam a actual situação ao Mercado, ao Estado, às Grandes Superfícies, às Autarquias, às opções de compra das novas gerações,... 

Quando lhes pergunto como exercem a sua influência através da participação cívica, quase todos me dizem que não têm tempo. Falam destas instituições com sendo Eles (Pronome pessoal – 3ª pessoa, plural) em vez de eu ou nós (Pronomes pessoais – 1ª pessoa).

Entendo que há qualquer coisa que tem de ser feito para viabilizar estes negócios, e acredito que cada proprietário deverá usar a sua inteligência e energia para se concentrar efectivamente no que é importante e estratégico para o seu negócio em vez de apresentarem razões para abdicação.  

Não é novidade para ninguém que o Comércio Tradicional vive uma profunda crise.

As grandes superfícies estão em todo o País e cada vez mais próximas de nós.

Existem novos conceitos de comércio associados ao processo de Globalização e uso da Internet.

Isto são factos conhecidos por todos nós.  

É também verdade que a politica comercial agressiva e o poder dos proprietários das Grandes Superfícies tem imposto uma quantidade de hipermercados e centros comerciais que ultrapassa em algumas localidades a capacidade da procura. Existindo superfícies comerciais perfeitamente desajustadas em relação aos habitantes e respectivo rendimento.

Há no entanto um facto evidente. Estas grandes superfícies e supermercados são estruturas altamente preparadas para o comércio, as vendas e são geridas de forma economicista, mas percebendo que os seus patrões são os consumidores e clientes em geral. Por isso há um enorme profissionalismo.

Ora contra factos estes factos o que deve fazer o Comércio Tradicional? Há que criar argumentos!

Por isso devemos pensar em colectivo e deixar o “muro das lamentações” ocasionados pelos infortúnios, e perceber estes grandes espaços  comercias são agradáveis, e que tem um conjunto enorme de vantagens para as pessoas, por terem  ofertas de produtos, espaços  para estacionamento e locais de diversão.

Juntando ainda o facto é que as suas vendas serem feitas em enorme escala, mas a guerra comercial fá-los neste momento deixarem de vender produtos e serviços para venderem DESCON TOS.  

O Comércio Tradicional não tem as mesmas armas que estes gigantes, no entanto têm de modernizar a sua gestão, a sua organização, tornar a sua  actividade mais profissional e fazer aquilo que é fundamental. Estar ao junto das pessoas, para encontrar as suas necessidades e satisfazê-las.

Também as autarquias têm um papel muito importante pois podem promover:

·         Processos de reabilitação urbana;

·         Criação de espaços pedonais;

·         Criação de estacionamentos;

·         Politicas de alojamento de pessoas nos centros históricos e comercias;

·         Animação;

·         Impedir a saída de serviços da Administração pública e Serviços Públicos das zonas centrais e históricas.

Mas também existem algumas coisas relativamente simples, que não necessitam de grandes investimentos que de forma definitiva podem gerar mais negócios no comércio tradicional, nomeadamente tudo o que tem a ver com a personalização da relação com o cliente.

Por isso, Sr. Comerciante proponho que trabalhe nestes 12 pontos para ter mais e melhores clientes:

1)      Identifique os clientes correctamente:

Saiba que são os seus melhores clientes, que percentagem da facturação é gerada. Por outro lado, crie uma base de dados a informação necessária de forma que qualquer dos seus colaboradores, possam identificar imediatamente esse cliente.

2)      Comunique permanentemente com os seus clientes:

Informe-os sobre as novidades que tem assim como da variedade de produtos e serviços. De vez em quando, mantenha uma conversa informal com ele, para conhecer melhor as suas necessidades e assim com mais facilidade podem propor-lhe outros produtos e serviços. 

3)      A oferta que faz ao cliente deverá ser útil e apropriada:

Os seus horários de funcionamento, o processo de entrega e distribuição deverão ser ajustado ao interesse e particularidades do cliente.

 

4)      Pense nos interesses do cliente:

Tente perceber os interesses dos clientes e ajuste a sua oferta de bens e serviços às suas necessidades. Com esta percepção poderá criar alguns “mimos” e surpreender o cliente. Desta forma poderá alcançar uma relação sustentável e durável.

5) Prepare-se e prepare os seus colaboradores para conseguirem retirar mais resultados:

Lembre-se que um cliente insatisfeito comentará a situação dela com amigos, razão por que uma má imagem esparramar-se-á para além do que você imagina. Por outro lado, se estiver preparado juntamente com os seus colaboradores para vender é será mais provável que o cliente se identifique convosco, e assim comprar mais produtos ou serviços. Faça surpresas aos clientes expondo aprazivelmente os produtos e serviços, e apresentando de forma eficaz os benefícios e o prazer que o cliente obterá com eles. 

6) Fale pouco e escute bem os clientes, faça perguntas:

A coisa mais importante porque um vendedor deve fazer é aproximar-se do cliente e conhecê-lo correctamente, e gerir esta aproximação de modo subtil, com perguntas abertas, onde facilmente se consegue perceber o que ele deseja e depois perceber qual o momento em que o cliente se dispõe a comprar nosso produto ou serviço.

7) Tente perceber e entender as objecções do cliente, pois elas são a principal fonte de aproximação e a forma mais eficaz de conduzir à venda:

Quando alguém responder algo, quer no fundo apresentar uma convicção. Por vezes esta convicção é uma fuga. Por isso é necessário ouvir um pouco mais, dessa audição o vendedor ficará a saber muito mais e terá mais facilidade e ajudar o cliente a comprar. 

8) Promova a empatia. Aproxime-se emocionalmente do cliente:

Sincronize a sua forma de proceder com a do cliente pois um clima de aproximação e diálogo corrente gera mais facilmente a compra.

9) Nunca, mas nunca, critique a concorrência:

Respeito e ética, junto com a honestidade ao fazer negócios, eles constituem a base de toda a relação sólida e durável.

10) Não discuta com o cliente:

Tente chegar a um acordo. A discussão só produz anticorpos, que cada um mantém sua postura e a aproximação é cada vez mais difícil.

11) Nunca minta. Seja honesto:

Para o curto espaço de tempo a mentira pode resultar mas a longo prazo o cliente ficará decepcionado, e quando isto acontece, adeus para a credibilidade.

12) O depois da venda:

A venda nunca termina quando um contrato for assinado. Continua com serviços de pós venda e/ou com o marketing. Deste modo não faz só uma venda, mas transforma-a em clientes duráveis e relações produtivas. Isto é muitas vendas!

Mais importante …. Seja Positivo ... e mantenha-se optimista!

Sorria!

Armando Fernandes

(Business Coach / Consultor de Negócios)

Torres Vedras, 22 de Agosto de 20011

Reuniões e Gestão do Tempo - Gerir o Tempo como um empreendedor

Participo em muitas reuniões e verifico que há algumas são muito produtivas outras são uma grande seca.

Há reuniões que uma perda de tempo, outras que saímos iludidos, no entanto há algumas reuniões onde conseguimos atingir os nossos objectivos.

Num pequeno inquérito que realizei a 23 clientes que participaram nos meus seminários sobre gestão de reuniões retirei os seguintes resultados:

• 62% das reuniões eram improdutivas;
• 38% das reuniões realizadas não eram necessárias;
• 72% dar reuniões duravam muito mais que o tempo necessário;
• 48% do tempo dos Gerentes e Directores eram usados em reuniões;
• 82% Nunca tinham efectuado o cálculo do preço de uma reunião;

Pensando na informação de que 48% do tempo de um Gerente é dedicado a reuniões e de que 62% das reuniões eram improdutivas. Efectuei os seguintes cálculos:

• Para 40 horas de trabalho semanal
• Se for ocupado 48% do tempo em reuniões, semanalmente um Gerente ocupará 19h12m em reuniões.
• Se 38% das reuniões realizadas não eram necessárias, quer dizer que são dedicadas 7h17m por semana em reuniões que podiam ser evitadas. Isto é um dia por semana.
• Se 62% destas 19h12m são improdutivos, correspondem a 10h54m por semana em “trabalhar para o boneco”. Este valor vezes 48 semanas de trabalho correspondem a cerca de 523 horas por ano, representando 63,4 dias úteis por ano.

CONCLUSÃO DESTES CALCULOS


UM DIA POR SEMANA A FAZER REUNIÕES DESNECESSÁRIAS!


QUASE 3 MESES POR ANO A FAZER REUNIÕES IMPRODUTIVAS!

Por isso adquirir competências sobre gestão de reuniões é demasiado importante para os nossos resultados como empreendedores.

• Saber organizar uma reunião!
• Saber criar e dominar um grupo e a sua dinâmica!
• Saber criar regras de conduta para a reunião!
• Saber comunicar com as pessoas presentes na reunião!
• Saber controlar o tempo da reunião!
• Saber efectuar reuniões proveitosas!

Armando Fernandes

Business Coach

FAZER - Formação para Empresários

    A iniciativa Formação para Empresários tem como objectivo reforçar as competências empreendedoras através da realização de formação e coaching (treino) para que consigam ser melhores resultados profissionais e pessoais.

           Armando Fernandes, tem uma elevada experiência na formação e coaching de negócios e acredita que com esta iniciativa irá contribuir para melhoria da rentabilidade, das vendas, da gestão das pessoas nas empresas participantes 

O êxito atingido por empresários que frequentaram essas formações nos anos 2009 e 2010, são a principal garantia desta metodologia de Formação e Treino.

A quem se destina 

A Empresários, sócios ou accionistas com funções de gestão, administração e gerência das empresas.

A Administradores ou gestores de empresas.

A Familiares de Proprietários de empresas integrados à pouco tempo na gestão da empresa ou que estejam prestes a iniciar a sua integração.

A Herdeiros de negócios que potencialmente possam assumir a gestão e orientação deste

A Pessoas que queiram iniciar novos negócios,

A Jovens que queiram iniciar a sua própria actividade empreendedora independente, ou que queiram criar o sua própria empresa

Método de Intervenção

A intervenção é destinada a empreendedores que independentemente do seu nível de escolaridade sintam necessidade de conhecer e aprender novas técnicas de organização e gesta do seu negócio.

A conclusão desta formação vai dar-lhe um conjunto de competências aplicáveis de imediato e com resultados efectivos no desenvolvimento do negócio.

O limite de formandos por sala é de 8, para assim ser mais fácil a comunicação e a transmissão de conhecimento.

São realizadas 5 sessões de formação de 2h30m em sala de formação e  três dias depois de cada sessão de formação, será agendada uma sessão de trabalho de 1 hora com cada participante para acompanhar o processo de assimilação dos conteúdos e a apoiar a sua implementação.

Temas das 5 sessões

1. O Objectivo - A Liderança
2. Marketing
3. Vendas
4. Equilíbrio Financeiro
5. Gestão de Pessoas

A sexta sessão - Construa o seu  Plano Estratégico, será de 4 horas

Depois da sexta sessão - Construa o seu Plano Estratégico - será agendada uma sessão de trabalho 2h30m com cada empresa participante para a ajudar a concluir o construção do Plano 

Para esclarecimentos:

Telefone: 261 100 003 Fax: 261 100 006 Tlm: 934 515 241

Correio electrónico: armando.fernandes@net.novis.pt

Mais Informações

Fazer parte de uma rede de contactos (Network). Porquê?

Uma “Network” é uma rede de contactos pessoais e profissionais organizada e estruturada para criar ligações de pessoas, com a finalidade de promover o intercâmbio de informações, formação e ajuda ao desenvolvimento de negócios.

Uma rede de contactos é uma das formas mais eficientes de relacionamento profissional, pois permite conhecer pessoas, cimentar relações e criar mecanismos de confiança favoráveis ao desenvolvimento de negócios e promoção do mercado de trabalho.

Em estudos efectuados nos Estados Unidos cerca de 70% das oportunidades de emprego e de negócio são preenchidas graças às indicações que surgem a partir de conhecidos que fazem parte da rede.



Entrar numa rede de contactos começa com uma atitude positiva e com o entendimento de que o sucesso pessoal e profissional pode ser construído com a arte de partilhar. Há pois que compreender que uma rede de contactos se baseia na vontade de conhecer e reunir com outras pessoas para estabelecer relações pessoais e profissionais e gerar mais negócios.

Muitas vezes temos contacto com outros empresários, mas não sabemos nem de perto nem de longe o que eles fazem, quais os conhecimentos que têm e de recursos de que dispõem. O mesmo pode acontecer com os outros relativamente a nós.

Por isso o segredo básico do sucesso de uma rede de contactos passa por:

• Cada membro da rede tem de estar interessado em conhecer os outros;
• Cada membro deve compartilhar mais sobre si e o seu negócio superando tudo o que fez no passado.

É a partir deste intercâmbio de conhecimentos de rede que serão estabelecidas as relações entre pares e se inicia de uma forma regular o apoio mutuo, a ajuda, os conselhos, as influências, as referências e outros benefícios que advirão desta prática colaborativa.

Numa rede de contactos podemos exacerbar estratégias de referenciação (ex: o marketing de boca a boca).

O sucesso de uma rede de contactos depende da atitude dos presentes, sobre:

• Dar e receber;
• Contribuir e apoiar;
• Oferecer e solicitar;
• Promover as necessidades dos outros além das suas próprias necessidades de promoção;
• Confiança e persistência.

Os benefícios de uma rede de contactos poderão ser entre outros:

• Aumentar a quota de mercado, ter mais clientes;
• Encontrar novas ideias;
• Aprender – Formação para empresários;
• Encontrar um emprego, ou desenvolver a carreira;
• Encontrar novos colegas e amigos;
• Exercer um lobie ou interesse;
• Obter novas perspectivas sobre temas de interesse para você;
• Parcerias para o negócio ou novos negócios.

Estas redes de contactos destinam-se a empresários e empreendedores com iniciativa e inovadores, que percebem que é uma ferramenta de marketing por meio da qual podem cultivar relações profissionais, referenciando-se uns aos outros, sendo também um local de aprendizagem e de troca de experiências.
Imaginemos uma rede com um grupo de 30 a 40 membros, e uma vez que cada um conhece cerca de 50 a 100 pessoas, poderá traduzir-se numa “ network” de 1.500 a 4.000 pessoas…

Por isso Sr. Empreendedor invista mais na forma de se relacionar com outros empresários pois conseguirá de certeza mais e melhores negócios.


Se quiser conhecer o BNI entre em contacto comigo, indicar-lhe-ei um grupo que poderá visitar

Membro do BNI Power - Caldas da Rainha

Sobre a Realização de Reuniões

Quem Conduz a Reunião

• Quem conduz a reunião deverá estar colocado num local onde possa controlar tudo o que se passa à sua volta. Se for em redor de uma mesa deverá estar no topo.
• Devemos certificar de que as reuniões que estamos a realizar são absolutamente necessárias.

Reuniões de Rotina

• As reuniões de rotina deverão ser avaliadas se são ou não um bom investimento de tempo.
• Se não conseguimos atingir objectivos com estas reuniões devemos cancelá-las.

Alternativas a realização de reuniões

• Pense em alternativas à realização de reuniões.
• Use o telefone, chat's, correio electrónico, etc.
• Faça conferências telefónicas (use o Skype ou outras ferramentas alternativas).  
• As conferências telefónicas permitem que se reduza o tempo e custos de deslocação.  
• A Consolidação de reuniões com outras reuniões é também uma estratégia a ter em conta.

Como transformar uma reclamação de um cliente num processo de fidelização I

Todos temos dificuldade em aceitar críticas, apesar de afirmarmos muitas vezes que estamos dispostos a ouvi-las com o objectivo de nos corrigirmos.

De facto todos gostamos é de elogios. São o alimento do nosso Ego e com eles dificilmente conseguimos melhorar o que quer que seja.

No entanto é com os erros e a críticas que nós conseguimos crescer e melhorar.

Na nossa vida pessoal e profissional devemos promover processos de analise critica ao nosso desempenho, pois assim podemos promover mudanças para melhorar o nosso desempenho.

As empresas perceberam que o cliente é a razão da sua existência e sobrevivência e por isso criaram os Serviços de Atendimento ao Cliente. No entanto a maioria não está preparada para receber criticas e reclamações.

Por isso é importante que os dirigentes das empresas entendam que o processo de reclamações os ajudará a melhorar os serviços prestados e fidelizar clientes.

As reclamações têm uma grande importância nas relações entre os clientes e empresa, porque só através delas é que se consegue perceber o que há que melhorar.

É através das reclamações que a empresa fica consciente dos erros, e assim pode promover a sua correcção rápida com eficácia.

Por outro lado o cliente quando reclama está a fornecer informação valiosa, dando a chance de melhorar os serviços prestados.

Se esta chance não for desperdiçada, temos de certeza um cliente mais satisfeito e fidelizado. Por outro lado com a lição recebida temos todas as condições para impedir a concretização desse erro.

A realidade é muito dura pois a maioria dos clientes insatisfeitos não reclama, permanecem calados, e procuram outros fornecedores.

Portanto, as reclamações dos clientes devem ser encaradas com naturalidade e sempre bem recebidas, além de investigadas a fundo.