Melhoria da Produtividade - Como podemos organizar o nosso trabalho

Como podemos organizar o nosso trabalho

     Ontem organizei melhor o meu escritório.

Hoje vou reflectir neste post sobre a organização do tempo de trabalho.

Por isso sugiro que:

·         Dedique duas horas do seu tempo para se reorganizar.

·         Nas duas ultimas horas da próxima sexta-feira, organize-se como se fosse de férias.

·         Olhe para as suas tarefas e tente descobrir como pode melhorar.

·         Procure as áreas onde pode matar os "vampiros do Tempo", e organize o trabalho para que seja executado à primeira, com qualidade, eficácia e eficiência.

Depois desta experiência crie um espaço de Tempo para Planeamento.

Coloque uma placa "DO NOT DISTURB" na porta do gabinete, e só atenda emergências

Coloque na sua agenda horas para atendimento de colaboradores e clientes.

Diariamente

·         Estabeleça prioridades diárias.

·         Crie diariamente um lista de coisas a fazer

·         Defina prioridades

·         Tente terminar diariamente a sua lista

·         Não procrastinize. Execute aquilo que é importante e se possível delegue o que é urgente.

Aprenda a delegar

·         Sistematize o seu trabalho de forma a que possa facilmente transmiti-lo a terceiros para o executarem.

·         Dar ordens a terceiros

·         No trabalho transmitimos ordens para a execução de tarefas.

A maioria das ordens que transmite são verbais por isso, quando as transmitir deverá ter o cuidado de se aperceber se o seu interlocutor a compreendeu. Por isso transmita a ordem com clareza e certifique-se que é bem compreendida. Se este processo foi bem feito haverá de certeza um bom aproveitamento do tempo para os dois.

Se for uma tarefa para ser repetida, então a ordem deverá ser apresentada por escrito.

Aprenda a dizer NÃO

Nunca diga que "sim" a nenhuma tarefa ou actividade sem considerar o investimento do tempo. É necessário ter coragem para dizer que "não" a solicitações desnecessárias. Analisar o tempo que temos de nos dedicar à realização de uma tarefa é uma ferramenta de administração de tempo muito forte!

Estude as funções de cada departamento em sua empresa.

O tempo investido nesta actividade será compensado pois terá oportunidade de pensar em com melhorar a gestão deste departamento e a comunicação interdepartamental. Depois entre em acção.

NOTA: A digitalização pode ajudar a retirar papel, no entanto é uma perda de tempo digitalizar aquilo que não é necessário.

Bloco Notas

Use um caderno onde anote por data as suas notas e informações que possam ser utilizadas para referências futuras. Não use papeis soltos. Leia atentamente os manuais das agendas electrónicas e dos notbooks, pois têm imensas funcionalidades que podem ajudá-lo na gestão do seu tempo.

Use só um sistema como auxiliar da gestão do Tempo. Papel ou Electrónico. Aprenda a ler rapidamente. Tire um curso de leitura rápida.

Pense e escreva - Prioridades

Ao escrever o que pensa minimiza a confusão e tensão.

Escreva as suas metas, faça listas das tarefas e problemas.

Será mais fácil classificar e ordenar as actividades, e assim efectuar uma melhor gestão do Tempo.

A situação fica mais clara, porque quando não escrevemos e confiamos na nossa memória corremos 2 riscos:

1º Dificuldade em avaliar a tarefa;

2º Esquecimento.

Classifique o que tem de fazer, crie diversas categorias, por exemplo: Prioridade A - Prioridade crítica para o sucesso;

Prioridade B - Prioridade Importante mas não critica;

Prioridade C - Prioridade agradável de fazer se sobrar tempo.

Comece com as prioridades A, depois de concluídas dedique-se às B e posteriormente às C

Onze dicas

1.       Domestique o telefone, fax e correio electrónico.

2.       Minimize as reuniões

3.       Pratique a pontualidade absoluta

4.       Faça e utilize listas – horários, lista com coisas a fazer, listas de pessoas a contactar, planeador de conferências

5.       Tente interligar tudo para que vá ao encontro aos seus objectivos

6.       Bloqueie o seu tempo – Agendamento por defeito;

7.       Minimize as Actividades Não Planeadas – todos os dias deverão ser planeados em blocos de 30 minutos – desde o início até ao final do dia;

8.       Evite as Horas de Ponta – evite ir ao banco às Sextas-Feiras especialmente depois das 11h, evite ir ao hipermercado aos feriados;

9.       Focalize-se nas tarefas mais difíceis e complicadas e concluas rapidamente. O maior desafio é começar, dar o primeiro passo.

10.   Diariamente algo inesperado vai acontecer. Conte com isto!

11.   Por isso quando planear o seu dia deixe algum "tempo Oops". Não deixe que estas emergências atrapalhar a execução das suas tarefas. Depois de responder às emergências volte trabalhar no que planeou. Se não houver emergências, desfrute desse tempo com uma actividade que o faça feliz.