Como Torreense e por considerar que a folia e a boa disposição são muito importantes para o nosso equilíbrio pessoal e profissional, assim como o facto de retirarmos prazer e satisfação naquilo que fazemos são o maior contributo para a melhoria da nossa produtividade.
Vou escrever durante esta semana um conjunto de textos sobre como melhorar a nossa produtividade.
Gestão do tempo e organização de Papeis
Coloque as suas coisas em ordem!
Arrume convenientemente a sua secretária!
Organize-a em função das suas prioridades (IUPS):
- Coisas Importante;
- Coisas Urgentes;
- Coisas Passíveis de delegação
- Coisas Sem importância
Todos os documentos que cheguem à sua secretária deverão ser objecto de registo de uma data, assim será mais fácil decidir quando se deverá arquivar ou mandar para o lixo.
Sugiro que guarde numa cesta o que não vai ler, responder ou usar imediatamente.
Os documentos que durante o período de 90 dias não foram usados podem ir para arquivo ou então para o lixo, pois não são relevantes.
Passados 90 dias e ainda sente pena desta papelada?
Por isso é que a maioria dos escritórios estão cheios de papel.
Guarde os documentos, guarde toda a papelada, acumule durante vários anos e convide uns ratos para o festim.
O facto é que mais de 99% daquilo que arquivamos com mais de um ano, nunca mais vai ser utilizado.
Arranje duas cestas para os papeis que recebe e um caixote do lixo:
- Para documentos não lidos;
- Para documentos lidos;
- Caixote do lixo – para reciclagem.
Por último faça 3 coisas antes de sair do escritório:
- Limpe sua secretária;
- Planeie as actividades para o dia seguinte
- Registe o seu planeamento na sua agenda De seguida vá-se embora, é uma pessoa mais livre e com uma melhor gestão do tempo.
Depois de ter escrito este texto fui para o escritório e tentei seguir os meus próprios conselhos!
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