Hoje vou arrumar os meus papeis e por isso decidi pensar durante uns minutos e para sistematizar e assim facilitar o meu trabalho e organização futura
Por isso vou começar pela minha secretária!
Vou Organizá-la em função das minhas prioridades (IUPS):
- - Coisas Importante;
- - Coisas Urgentes;
- - Coisas Passíveis de delegação
- - Coisas Sem importância
Todos os documentos que vão chegar à minha secretária vão ser objecto de registo
de uma data, assim no futuro será mais fácil decidir quando se devo arquivar ou
mandar para o lixo o documento.
Vou guardar numa cesta o que não vou ter tempo para ler,
responder ou usar imediatamente.
Sempre gostei de papeis de papeis , livros, jornais e
revistas. Tenho muita pena da papelada, gosto de guardar tudo.
O facto é que se
não tiver cuidado para um dos próximos anos terei de fazer um grande festim
para os ratos!
Por isso vou criar uma nova regra!
Os documentos que durante o período de 90 dias não usei ou
li vou arquivá-los ou então vou
mandá-los para o lixo, pois não são relevantes.
O facto é que mais de 95% daquilo que tenho arquivado com
mais de um ano, não tive necessidade de consultar nem li.
Vou arranjar duas cestas, além do caixote de lixo (para
reciclagem de papel)
- Uma para documentos não lidos;
- Para documentos lidos, classificados e prontos a enviar para arquivo;
- Caixote do lixo – para reciclagem.
Institui que irei fazer sempre 3 coisas antes de sair do
escritório:
- Limpar a secretária;
- Planear as minhas actividades para o dia seguinte
- Registar o meu planeamento na agenda
De seguida vá-se embora, espero tornar-me n uma pessoa mais
livre da ditadura dos papeis!
Depois de ter escrito este texto imprimi-o, coloquei-o no painel frente à minha secretária e comecei a arrumá-la.
Torres Vedras, 4 de Junho de 2012
Armando Fernandes
Business Coach
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