quinta-feira, abril 05, 2012

Emprego e empresas familiares :: Notícias :: Portal Mais Oeste

Emprego e empresas familiares :: Notícias :: Portal Mais Oeste


São empresas familiares aquelas “em que uma Família detém o controlo, em termos de nomear a gestão, e alguns dos seus membros participam e trabalham na empresa”.
Definição de empresa familiar dada pela Associação Portuguesas de Empresas Familiares (APEF).
De acordo com esta Associação, o peso das empresas familiares em Portugal está estimado entre os 70% e 80%, produzem cerca de 60% do Produto Interno Bruto e empregam mais de metade da mão-de-obra.
Independentemente de muitas circunstâncias o exemplo seguinte é um típico caso de uma empresa familiar que evolui alinhadamente com o crescimento da família:
- Fundação: Pais com 25 a 30 anos e os filhos até 9 anos de idade;
- Crescimento: Pais com 30 a 40 anos e os filhos até 20 anos de idade;
- Desenvolvimento: Pais de 40 a 50 anos e os filhos até 30 anos de idade a entrarem na empresa;
- Expansão: (maioridade). Pais de 50 a 60 anos, filhos até 30 anos e netos até 9 anos;
- Consolidação: (maturidade). Pais de 60 a 70 anos, filhos até 40 anos, netos até 20 anos de idade;
- Institucionalização e renascimento: Pais de 70 a 80 anos (reformados), filhos de 40 a 60 anos (na direcção da empresa) e netos à procura de emprego.
Vários estudos Nacionais e Internacionais indicam que apenas 30% das empresas familiares conseguem sobreviver à passagem da liderança para a segunda geração, e destas, apenas 10% a 15% irá continuar activa após a segunda sucessão. Isto quer dizer que num cenário de 20 empresas só 2 ou 3 sobrevivem ao neto.
São também dados desses estudos que 60% dos fracassos das empresas familiares são devidos a problemas da família, 20% por razões empresariais, 10% por falta de capital e 10% por incapacidade do sucessor.
Para além dos desafios associados à crise económica, as empresas familiares têm outros designadamente a sua continuidade e profissionalização. Por isso é normal admitir familiares sendo essa uma formas recrutamento de um sucessor para a liderança da empresa.
Um desejo normal de qualquer família é o de incorporar os seus filhos ou familiares na empresa,
Na actual conjuntura em que o desemprego jovem é bastante elevado, acima dos 35%, há uma tendência para incorporar estes jovens na empresa da família.
A admissão de colaboradores deverá ser sempre efectuada após uma avaliação rigorosa das necessidades da empresa. A pessoa a admitir e integrar deverá ser avaliada nas suas capacidades e interesses, e a sua integração e continuidade na empresa deverá depender da produtividade.
O recrutamento de um familiar não deve ser excepção, senão a empresa familiar pode transformar-se num refúgio de incompetentes!
No que diz respeito à sucessão às vezes é mais difícil a escolha!
Às vezes não existem na família pessoas com perfil ou experiência e competência para liderar pessoas e projectos, e muito difícil a nomeação de um sucessor.
Por isso a sucessão deverá ser objecto de construção e planeamento. Numa primeira fase com a integração estruturada de familiares com o objectivo de os profissionalizar na empresa e os tornar empreendedores, se tal não for possível o melhor é ir ao mercado buscar os melhores profissionais que garantam rentabilidade para a empresa e para a família.
Algumas famílias e empresas recorrem a profissionais do Coaching para o planeamento e apoio da integração de familiares na empresa, e posterior preparação da sucessão, pois é do senso comum que quem falha em planear, planeia falhar!

sexta-feira, março 09, 2012

Empreender é um acto nobre e de liberdade


Ilustração de Mafalda Fernandes

Artigo publicado no Jornal "mais oeste" de 9 de Março de 2012
Decidi reler Aristóteles e reencontrei nos seus escritos o princípio da casualidade onde ele demonstra às pessoas que acreditavam, que a sorte e o sucesso, provinham da vontade dos Deuses Reunidos no Monte Olimpo, de facto esses resultados eram originados por actos específicos. “Ter sorte dá muito trabalho”.
Isto é cada causa ou acção gera um determinado resultado, quer gostemos ou não dele.
Nos negócios o êxito é sempre o resultado directo ou indirecto de acções específicas. Por isso o sucesso não é acidental nem o resultado aleatório de um sorteio.
Por isso quando somos claros naquilo que queremos e trabalharmos para atingirmos esses objectivos poderemos efectivamente efectuar a colheita como é bem dito na Bíblia “Pois o que o homem semear, isso também colherá.”
Tenho contacto diário com muitas pessoas que estão desempregadas, ou que procuram emprego e estão determinadas a empreender.
Costumo dizer-lhes que empreender, é um acto nobre, de enorme liberdade e responsabilidade, e que devem iniciar o empreendedorismo com uma análise do que realmente são e que tipo de vida levam, e orientar os seus pensamentos para o que efectivamente querem ter, para depois se construírem como pessoa que consegue concretizar esse objectivo!
Assim o Empreendedorismo passa pela crença, pelas espectativas, pela atracção e pela correspondência como diz Brian Tracy, no seu livro “The 100 Abslotely Unbreakable Laws of Business Sucess”
Pela crença pois “em tudo aquilo em que acreditar com sentimento tornear-se-á a sua realidade”. Se tivesse tempo, dinheiro, competências e contactos, o que escolheria fazer da sua vida?
Pelas espectativas “tudo aquilo que esperar, com confiança, torna-se uma profecia que se cumpre a si mesma”.  Imagine que os melhores momentos da sua vida estão para vir! Imagine que a sua situação actual é estar numa estação de comboios com as malas feitas e devidamente preparado para a concretizar a grande viagem que é a concretização dos seus objectivos!
Pela atracção “você é um íman, atrai invariavelmente, para a sua vida as pessoas, situações e circunstâncias que estão em sintonia com os seus pensamentos”. Seja um arquitecto da sua vida do seu destino. A forma como concretiza os seus pensamentos é fundamental para atingir objectivos, e criar a confiança para que os outros venham até nós!
Pela correspondência “o seu mundo exterior é um reflexo do seu mundo interior, ele corresponde aos seus padrões dominantes de pensamento”. Todos somos como um iceberg! Temos uma parte visível onde os outros vêm como nos comportamos, e temos uma parte submersa onde temos as nossas crenças, competências e valores. O facto é que melhorando as nossas competências, transformando para melhor as nossas crenças e valores estamos a mudar o nosso ser e assim conseguimos fazer mais e melhor!
Tenho realizado muitos seminários e workshops onde várias vezes sou questionado sobre a fórmula para o sucesso do empreendedorismo, e de facto é difícil, no entanto ouvindo uma gravação de um seminário que realizei no ano passado encontrei uma frase que descreve o meu pensamento “ Para empreender é necessário começar pelo princípio e idealizar o que queremos ter, fazer e ser, depois de percebermos efectivamente o que queremos, devemos visualizar, verbalizar e materializar. Finalmente ser persistente perante as adversidades!

Armando Fernandes
Business coach / Consultor de Negócios


sábado, fevereiro 25, 2012

Porque faço parte de uma rede de empresários (network empresarial)?



ilustração de Mafalda Fernandes

Uma “Network” é uma rede de contactos pessoais e profissionais organizada e estruturada para criar ligações entre pessoas. Tem como finalidade promover o intercâmbio de negócios, informações, e formação.
Uma rede de contactos é uma das formas mais eficientes de relacionamento profissional, pois permite conhecer pessoas, cimentar relações e criar mecanismos de confiança favoráveis ao desenvolvimento de negócios e promoção do mercado de trabalho.
Em estudos efectuados nos Estados Unidos cerca de 70% das oportunidades de emprego e de negócio são preenchidas graças às indicações que surgem a partir de conhecidos que fazem parte da rede.
Entrar numa rede de contactos começa com uma atitude positiva e com o entendimento de que o sucesso pessoal e profissional pode ser construído com a arte de partilhar.
Há pois que compreender que uma rede de contactos se baseia na vontade de conhecer e reunir com outras pessoas para estabelecer relações pessoais e profissionais e gerar mais negócios.
Muitas vezes temos contacto com outros empresários, mas não sabemos nem de perto nem de longe o que eles fazem, quais os conhecimentos que têm e de recursos de que dispõem.
O mesmo pode acontecer com os outros relativamente a nós.
Por isso o segredo básico do sucesso de uma rede de contactos passa por:
  • Cada membro da rede tem de estar interessado em conhecer os outros;
  • Cada membro deve compartilhar mais sobre si e o seu negócio superando tudo o que fez no passado.
É a partir deste intercâmbio de conhecimentos de rede que serão estabelecidas as relações entre pares e se inicia de uma forma regular o apoio mutuo, a ajuda, os conselhos, as influências, as referências e outros benefícios que advirão desta prática colaborativa.
Numa rede de contactos podemos exacerbar estratégias de referenciação (ex: o marketing de boca a boca) e o seu sucesso depende da atitude dos seus membros no que diz respeito a:
  • Dar e receber;
  • Contribuir e apoiar;
  • Oferecer e solicitar;
  • Promover as necessidades dos outros além das suas próprias necessidades de promoção;
  • Confiança e persistência.
Os benefícios da rede são entre outros:
  • Aumento da quota de mercado, ter mais clientes;
  • Novas ideias;
  • Diversão;
  • Aprendizagem – Formação para empresários;
  • Encontro de novos colegas e amigos;
  • Obter novas perspectivas sobre temas de interesse;
  • Parcerias para o negócio ou novos negócios.
Estas redes de contactos destinam-se a empresários e empreendedores com iniciativa e inovadores, que percebem que a rede é uma ferramenta de marketing por meio da qual podem cultivar relações profissionais, referenciando-se uns aos outros.
Imaginemos uma rede com um grupo de 30 a 40 membros, e uma vez que cada um conhece cerca de 50 a 100 pessoas, poderá traduzir-se numa “ network” de 1.500 a 4.000 pessoas…
Faço parte da rede empresarial com maior sucesso em todo o Mundo  BNI (Business Network Internacional),,  que  tem dois grupos locais na nossa região (Caldas da Rainha e Torres Vedras), contribuindo de forma activa para a melhoria dos negócios dos seus membros e para o desenvolvimento regional.
Por isso Sr. Empreendedor aconselho-o a conhecer esta ou outras redes de network invista algum do seu tempo, pois conseguirá de certeza mais e melhores negócios.


Armando Fernandes
Busness Coach / Consultor de Negócios



terça-feira, fevereiro 21, 2012

Melhoria da Produtividade - Como podemos organizar o nosso trabalho


Como podemos organizar o nosso trabalho

     Ontem organizei melhor o meu escritório.
Hoje vou reflectir neste post sobre a organização do tempo de trabalho.
Por isso sugiro que:
·         Dedique duas horas do seu tempo para se reorganizar.
·         Nas duas ultimas horas da próxima sexta-feira, organize-se como se fosse de férias.
·         Olhe para as suas tarefas e tente descobrir como pode melhorar.
·         Procure as áreas onde pode matar os "vampiros do Tempo", e organize o trabalho para que seja executado à primeira, com qualidade, eficácia e eficiência.
Depois desta experiência crie um espaço de Tempo para Planeamento.
Coloque uma placa "DO NOT DISTURB" na porta do gabinete, e só atenda emergências
Coloque na sua agenda horas para atendimento de colaboradores e clientes.

Diariamente
·         Estabeleça prioridades diárias.
·         Crie diariamente um lista de coisas a fazer
·         Defina prioridades
·         Tente terminar diariamente a sua lista
·         Não procrastinize. Execute aquilo que é importante e se possível delegue o que é urgente.

Aprenda a delegar
·         Sistematize o seu trabalho de forma a que possa facilmente transmiti-lo a terceiros para o executarem.
·         Dar ordens a terceiros
·         No trabalho transmitimos ordens para a execução de tarefas.
A maioria das ordens que transmite são verbais por isso, quando as transmitir deverá ter o cuidado de se aperceber se o seu interlocutor a compreendeu. Por isso transmita a ordem com clareza e certifique-se que é bem compreendida. Se este processo foi bem feito haverá de certeza um bom aproveitamento do tempo para os dois.
Se for uma tarefa para ser repetida, então a ordem deverá ser apresentada por escrito.

Aprenda a dizer NÃO
Nunca diga que "sim" a nenhuma tarefa ou actividade sem considerar o investimento do tempo. É necessário ter coragem para dizer que "não" a solicitações desnecessárias. Analisar o tempo que temos de nos dedicar à realização de uma tarefa é uma ferramenta de administração de tempo muito forte!

Estude as funções de cada departamento em sua empresa.
O tempo investido nesta actividade será compensado pois terá oportunidade de pensar em com melhorar a gestão deste departamento e a comunicação interdepartamental. Depois entre em acção.
NOTA: A digitalização pode ajudar a retirar papel, no entanto é uma perda de tempo digitalizar aquilo que não é necessário.

Bloco Notas
Use um caderno onde anote por data as suas notas e informações que possam ser utilizadas para referências futuras. Não use papeis soltos. Leia atentamente os manuais das agendas electrónicas e dos notbooks, pois têm imensas funcionalidades que podem ajudá-lo na gestão do seu tempo.
Use só um sistema como auxiliar da gestão do Tempo. Papel ou Electrónico. Aprenda a ler rapidamente. Tire um curso de leitura rápida.

Pense e escreva - Prioridades
Ao escrever o que pensa minimiza a confusão e tensão.
Escreva as suas metas, faça listas das tarefas e problemas.
Será mais fácil classificar e ordenar as actividades, e assim efectuar uma melhor gestão do Tempo.
A situação fica mais clara, porque quando não escrevemos e confiamos na nossa memória corremos 2 riscos:
1º Dificuldade em avaliar a tarefa;
2º Esquecimento.
Classifique o que tem de fazer, crie diversas categorias, por exemplo: Prioridade A - Prioridade crítica para o sucesso;
Prioridade B - Prioridade Importante mas não critica;
Prioridade C - Prioridade agradável de fazer se sobrar tempo.
Comece com as prioridades A, depois de concluídas dedique-se às B e posteriormente às C

Onze dicas
1.       Domestique o telefone, fax e correio electrónico.
2.       Minimize as reuniões
3.       Pratique a pontualidade absoluta
4.       Faça e utilize listas – horários, lista com coisas a fazer, listas de pessoas a contactar, planeador de conferências
5.       Tente interligar tudo para que vá ao encontro aos seus objectivos
6.       Bloqueie o seu tempo – Agendamento por defeito;
7.       Minimize as Actividades Não Planeadas – todos os dias deverão ser planeados em blocos de 30 minutos – desde o início até ao final do dia;
8.       Evite as Horas de Ponta – evite ir ao banco às Sextas-Feiras especialmente depois das 11h, evite ir ao hipermercado aos feriados;
9.       Focalize-se nas tarefas mais difíceis e complicadas e concluas rapidamente. O maior desafio é começar, dar o primeiro passo.
10.   Diariamente algo inesperado vai acontecer. Conte com isto!
11.   Por isso quando planear o seu dia deixe algum "tempo Oops". Não deixe que estas emergências atrapalhar a execução das suas tarefas. Depois de responder às emergências volte trabalhar no que planeou. Se não houver emergências, desfrute desse tempo com uma actividade que o faça feliz.

segunda-feira, fevereiro 20, 2012

Melhoria da Produtividade - Gestão do Tempo e organização dos papeis


      Como Torreense e por considerar que a folia e a boa disposição são muito importantes  para o nosso equilíbrio pessoal e profissional, assim como o facto de retirarmos prazer e satisfação naquilo que fazemos são o maior contributo para a melhoria da nossa produtividade.
      Vou escrever durante esta semana um conjunto de textos sobre como melhorar a nossa produtividade.

Gestão do tempo e organização  de Papeis

    Coloque as suas coisas em ordem!
    Arrume convenientemente a sua secretária!
    Organize-a em função das suas prioridades (IUPS):
- Coisas Importante;
- Coisas Urgentes;
- Coisas Passíveis de delegação
- Coisas Sem importância
    Todos os documentos que cheguem à sua secretária deverão ser objecto de registo de uma data, assim será mais fácil decidir quando se deverá arquivar ou mandar para o lixo.
    Sugiro que guarde numa cesta o que não vai ler, responder ou usar imediatamente.
   Os documentos que durante o período de 90 dias não foram usados podem ir para arquivo ou então para o lixo, pois não são relevantes.
     Passados 90 dias e ainda sente pena desta papelada?
     Por isso é que a maioria dos escritórios estão cheios de papel.
    Guarde os documentos, guarde toda a papelada, acumule durante vários anos e convide uns ratos para o festim.
    O facto é que mais de 99% daquilo que arquivamos com mais de um ano, nunca mais vai ser utilizado. 
     Arranje duas cestas para os papeis que recebe e um caixote do lixo:
  1. Para documentos não lidos;
  2. Para documentos lidos;
  3. Caixote do lixo – para reciclagem.
    Por último faça 3 coisas antes de sair do escritório:
  1. Limpe sua secretária;
  2. Planeie as actividades para o dia seguinte
  3. Registe o seu planeamento na sua agenda De seguida vá-se embora, é uma pessoa mais livre e com uma melhor gestão do tempo.
Depois de ter escrito este texto fui para o escritório e tentei seguir os meus próprios conselhos!

sábado, fevereiro 11, 2012

10,5 Ideias para fazer crescer um negócio

Artigo publicado no Jornal "mais oeste" de 10 de Fevereiro de 2012

A experiência que tenho no coaching e consultoria de negócios levou-me a presente
Reflexão que tenho todo o gosto em partilhar!

1 – Encontre o seu nicho de mercado.
Uma empresa pequena com recursos limitados, nomeadamente pouco capital e reduzido número de colaboradores devera tentar perceber naquilo que faz de melhor, especializar-se em produzir ou fornecer algo de muito bom e procurar arranjar
os clientes que necessitam dos seus produtos e serviços.

2 – A especialização pode ser uma vantagem comparativa.
As pequenas empresas tem de pensar na melhor forma de competir com os gigantes.
Elas tem algumas vantagens competitivas, pois conseguem ter maior flexibilidade para responder rápida e eficazmente aos pedidos que lhe são feitos, assim como fornecer serviços devidamente personalizados!

3 – Crie produtos e serviços diferentes.
As pequenas empresas podem personalizar os produtos e serviços que executam  realçando esse facto pois podem apresentar soluções a medida das necessidades dos clientes.
Por isso se a PME estudarem a concorrência e conhecerem efetivamente as necessidades dos seus clientes podem oferecer coisas diferentes e personalizadas que encantam os clientes.

4 – Impressione os clientes. Fidelize-os!
Não e normal ter uma segunda oportunidade por isso
a PME deve impressionar desde o primeiro momento, porque normalmente não tem uma segunda oportunidade. Quero com isto dizer que desde o atendimento personalizado (presencial ou ao telefone), devera ser preciso, coerente, e criar empatia. Por isso devera melhorar todas as suas competências na arte do atendimento e envolvimento com os clientes.

5 – Cuide da sua reputação
E de facto imperativo que a sua reputação seja boa, não só como pessoa, mas também da empresa, pois nas PME a empresa confunde-se com os seus proprietários. Por outro lado a qualidade dos produtos e serviços deve ser elevada para que cada cliente seja uma máquina de referenciação da sua empresa.

6 – Procure a melhoria constante.
A falta de cuidado com a qualidade pode levar ao afastamento de clientes, por isso a preocupação de servir bem, com qualidade no tempo útil (considero o tempo útil quando o clientes tem necessidade do produto ou serviço). Junte a esta preocupação a inovação pois assim poderá ir buscar mais clientes e surpreender os atuais. Por outro lado para os produtos e serviços inovados, há menor concorrência e por isso podemos conseguir obter maisvalias significativas.


7 – Escute seus clientes com atenção.
Ouvir os clientes e a melhor forma de perceber o que eles necessitam. Por outro lado e forma de criar a empatia necessária para melhorar as vendas. Os clientes gostam de se sentir importantes e ao serem ouvidos sentem que nos preocupamos com eles. O facto de nos focalizarmos nos clientes ajuda-nos no processo de fidelização, e torna-os numa ferramenta de marketing para a nossa empresa pois recomendam-nos aos seus amigos e parceiros


8 – Planeie e monitorize a execução do plano
Diz Brain Tracy no livro que em cada minuto gasto com planeamento se poupa dez minutos de execução. Ora um bom planeamento ajuda a aumentar a eficácia do que e realizado, e permite antecipar os êxitos, controlar os riscos. Planear e preparar a viagem, monitorizar e acompanha-la com o mapa (hoje com o GPS), verificando a todo o momento se estamos a aproximarmo-nos do objetivo.

9 – Inove.
Inove a sua loja, inove no atendimento, inove nos produtos e serviços. A inovação e o trampolim para a melhoria continua, e pode ser fundamental para melhorar a eficácia da sua produção assim como para a sua reputação.

10 – Trabalhe de forma inteligente, saiba gerir o seu tempo
Como um empresário, você precisa possuir ego confiança,
mais um senso interminável de urgência desenvolver suas ideias. Por isso uma boa administração do tempo e fundamental para ter sucesso.

10,5 – A ideia 10,5 é a aplicação prática de todas as anteriores

Armando Fernandes
Consultor de Negócios
Armando.fernandes@net.novis.pt






sexta-feira, janeiro 27, 2012

Reuniões e Produtividade

Publicado no jornal "mais oeste" em 27 de Janeiro de 2012

Participo em muitas reuniões e verifico que há algumas são muito produtivas outras são uma grande seca.
Há reuniões que são uma perda de tempo, outras que saímos iludidos, no entanto há algumas reuniões onde conseguimos atingir os nossos objectivos.

Num pequeno inquérito que realizei a 23 clientes que participaram nos meus seminários sobre gestão de reuniões retirei os seguintes resultados:
  • 62% das reuniões eram improdutivas; 
  • 38% das reuniões realizadas não eram necessárias; 
  • 72% das reuniões duravam muito mais que o tempo necessário; 
  • 48% do tempo dos Gerentes e Directores eram usados em reuniões; 
  • 82% Nunca tinham efectuado o cálculo do preço de uma reunião; 
Pensando na informação de que 48% do tempo de um Gerente é dedicado a reuniões e de que 62% das reuniões eram improdutivas.

Efectuei os seguintes cálculos:
  • Para 40 horas de trabalho semanal 
  • Se for ocupado 48% do tempo em reuniões, semanalmente um Gerente ocupará 19h12m em reuniões. 
  • Se 38% das reuniões realizadas não eram necessárias, verifico que são dedicadas 7h17m por semana em reuniões que podiam ser evitadas. Isto é um dia por semana! 
Se 62% destas 19h12m são improdutivos, correspondem a 10h54m por semana de “trabalho para o boneco”!

Este valor vezes 48 semanas de trabalho correspondem a cerca de 523 horas por ano, representando 63,4 dias úteis trabalhar sem nenhum rendimento!

Com todos estes pressupostos, concluo que:
  • Estes empresários estiveram um dia por semana a fazer reuniões desnecessárias! E que estão 3 meses por ano a fazer reuniões improdutivas! 
Por isso adquirir competências sobre gestão de reuniões é demasiado importante para os nossos resultados como empreendedores.

O que é uma reunião?
  • É um encontro de pessoas que visam atingir um determinado objectivo específico. 
Como realizar uma boa reunião:

Para tirarmos partido de uma reunião há que definir claramente quais são os resultados que se pretendem atingir. Quais os motivos para a realização de uma reunião? Entre outros:
  • Recolha de informação e experiência na posse de um grupo de indivíduos, para permitir tomar decisões com um mínimo de risco. 
  • Planeamento de cações; 
  • Criação de consensos; 
  • Organização de acções; 
  • Vender ou dar sequência a processo de venda; 
  • Atribuição de responsabilidades; 
  • Avaliação do progresso e controlo de actividades; 
Em primeiro lugar devemo-nos certificar de que é mesmo necessário realizar a reunião, pois pode haver alternativas mais produtivas, por exemplo:
  • Use o telefone, chat’s, correio electrónico, etc. 
  • Conferências telefónicas (Skype ou outras ferramentas alternativas). 
  • As conferências telefónicas permitem que se reduza o tempo e custos de deslocação. 
  • A Consolidação de reuniões com outras reuniões é também uma estratégia a ter em conta. 
Considero fundamental a melhoria de competências para gerir reuniões, porque podemos ficar com mais tempo disponível para nós e para a nossa empresa. Por isso saber:
organizar uma reunião!
  • Criar e dominar um grupo e a sua dinâmica! 
  • Criar regras de conduta para a reunião! 
  • Comunicar com as pessoas presentes na reunião! 
  • Controlar o tempo da reunião! 
  • Efectuar reuniões proveitosas! 


Por isso tenho procurado melhorar as minhas competências nesta área e tenho ministrado imensas formações sobre Gestão do Tempo, Liderança e Como Realizar Reuniões.


Destas experiências compilei um conjunto sugestões que podem ser tomadas de imediato e possibilitam melhorias na gestão do tempo e possibilitam a realização de reuniões mias produtivas.
  1. Definir qual o objectivo para a realização da reunião; 
  2. Em função do objectivo perspectivar o tempo que pode dedicar à reunião; 
  3. Convocar as pessoas certas que tenham algo a dar ou a receber dessa reunião. 
  4. Definir a hora em que a reunião deve terminar, porque depois da reunião há outros compromissos; 
  5. Definir a hora de início da reunião; 
  6. Se for uma reunião de rotina, marcá-la sempre para a mesma hora e dia para criar hábito; 
  7. As reuniões de rotina deverão ser avaliadas se são ou não um bom investimento de tempo. Se não conseguimos atingir objectivos com estas reuniões devemos cancelá-las. 
  8. Ter um líder que domine e conduza eficazmente a reunião. 
  9. O condutor da reunião deverá estar colocado num local onde possa controlar tudo o que se passa à sua volta. Se for em redor de uma mesa deverá estar no topo. 
  10. Seleccione um local (físico ou virtual); 
  11. Defina uma agenda. Divulgue a agenda por todos e exija que os documentos necessários para a reunião são entregues a tempo de todos os presentes estarem devidamente preparados; 
  12. Comece a reunião há hora marcada; 
  13. Ignore os atrasos, faça com que os atrasados se sintam incomodados; 
  14. Nunca recapitule o que já foi discutido, nomeadamente quando há pessoas que chegam atrasados, pois assim está a recompensá-lo pelo seu atraso. 
  15. Os telemóveis devem estar desligados, e ou fora do alcance dos participantes. Em reuniões com mais de 1h30 deverão haver pausas de 10 minutos para responder a telefonemas urgentes, e/ou “matar o vício”. 
  16. Tenha estes tempos de pausa colocados na ordem de trabalhos, e controle a reunião para que todos horários sejam cumpridos. 
  17. Permita que todos possam intervir! 
  18. As intervenções devem ser balizadas no tempo e no conteúdo de cada ponto da agenda; 
  19. Tente estabelecer compromissos escritos; 
  20. Se é uma reunião interna da empresa:
    1. Reconhece as realizações e agradeça aos autores; 
    2. Em compromissos assumidos anteriormente que não foram cumpridos tente envolver-se para se certificar que essa pessoa ou pessoas necessitam de ajuda; 
    3. Te que lidar com o tipo de pessoas diferentes que já conhecemos e tomar as atitudes necessárias para combater pessimismos de alguns e destacar os pontos positivos comuns. 
  21. Antes de começar ver se há algum ponto a acrescentar, que poderá ser incluído nessa reunião ou passar para outra reunião. 
  22. Organizar a presença das pessoas na reunião:
    1. Escolhendo os lugares de cada um em função dos nossos objectivos; 
    2. Determinar que as pessoas às quais os assuntos debatidos não interessam saiam da reunião, nem que seja por alguns momentos; 
    3. Entregando-lhes o que é necessário e controlando se estão ou não preparados para a reunião; 
    4. Controlando o uso de telefones, PDA, Tablets, etc. de forma que não haja perturbação. 
  23. Preparar as pessoas para que na próxima reunião tragam devidamente trabalhados os assuntos que lhes dizem respeito. 
  24. Antes de acabar a reunião recolher sugestões de assuntos para a próxima reunião; 
  25. Compartilhar entre todos as conclusões e compromissos estabelecidos na reunião; 
  26. Terminar a reunião à hora marcada. Se houver assuntos ainda para tratar, marcar uma nova reunião ou avaliar se é possível prolongar a reunião. 
  27. Não sirva café ou comida numa reunião pois prejudica a produtividade da reunião. Se a Reunião se realiza às 9h, sirva Cafés às 8h30. 
  28. Se reunião for durante o almoço, será melhor criar uma pausa de 30 minutos para comerem qualquer coisa (servida a todos os presentes na reunião ao mesmo tempo), permitirá uma maior socialização. Terminar a refeição dentro dos 30 minutos e reiniciar a reunião concentrados nos objectivos. 
 De Janeiro de 2012


Armando Fernandes


Business Coach / Consultor de Negócios


Sr. Empresário: trabalhe estes conselhos, se tiver necessidade de falar e esclarecer algum conceito inscreva-se numa sessão de coaching, numa das próximas quintas-feiras. Terei muito gosto em esclarecê-lo e ajudá-lo!