Saber comunicar é fundamental para efectuar uma boa gestão

Tenho efectuado muitos Seminários e Consultoria sobre diversos temas organização empresarial, nomeadamente sobre a gestão do tempo, reuniões, liderança, gestão de equipas, verifico que a maioria dos empreendedores tem dificuldades de comunicação e não tem implementadas estratégia de comunicação com os seus clientes nem com a organização que lideram, por isso formulei o seguinte questionário.

Decidi publicá-lo no meu blog, para prestar um contributo para que todos consigamos melhorar a nossa comunicação.

Sugiro que tente responder a estas perguntas, efectue uma análise da sua política de comunicação pessoal e empresarial.

Se entender aprofundar algum destes temas entre em contacto comigo, pois terei todo o gosto em apoiá-lo a melhorar a sua comunicação.

A essência do trabalho do Gerente de uma empresa é comunicação e os resultados da actividade dependem sempre da eficácia da comunicação.

Níveis de comunicação elevados facilitam:

ü  a partilha de objectivos e de responsabilidades

ü  o reforço de processos de trabalho em equipa (com as consequentes sinergias)

A comunicação facilita a organização e melhora a cultura organizacional

ü  Alinhamento da organização

ü  Focalização da organização

ü  Eficiência

ü  Motivação Pessoal

ü  Trabalho em equipa

ü  Clima organizacional

ü  Contribuição Individual

ü  Melhoria Continua

Porque a melhoria da comunicação aumenta a influência individual do Gerente e melhora a eficácia organizacional. No entanto esta melhoria exige um esforço grande, muito treino para que se torne sensível às mensagens que vêem do interior e do exterior da sua organização.

Existem muitas barreiras a uma verdadeira comunicação

ü  Ignorância

ü  Cultura

ü  Falta de tempo

ü  Trabalho envolvido

ü  Custos da Comunicação

ü  Outras prioridades

ü  Jogos de Poder

ü  Técnicas deficientes

•       Por isso a comunicação deverá ser, consistente, credível, continua, criativa e cooperativa

QUESTIONÁRIO

A)     Como e Comunica

1)      Quantas horas por semana você gasta a comunicar?

2)      Grande parte desse tempo é gasto:

i)        A conversar?

ii)      Ou a ouvir?

3)      Liste de pelo menos 3 meios de comunicação que utiliza regularmente?

4)      Tende a confiar num meio de comunicação mais do que outros?

5)      Dá muita atenção para a necessidade de comunicar?

6)      Está geralmente preparado quando comunica?

7)      Programa a sua mensagem ou o que vai dizer?

8)      Ensaia a sua mensagem?

9)      Procura feedback sobre a sua capacidade como comunicador?

10)   O feedback é bem-vindo ainda que?

i)        Não solicitado?

ii)      Ou negativo?

11)   Está satisfeito consigo? Tem feito bastante trabalho para identificar seu alvo (audiência)?

12)   Conhece o idioma e a linguagem do público com que vai comunicar. As pessoas entendem o que vai dizer?

13)   Confere as emoções de seu público-alvo e a sua disponibilidade para ouvir?

14)   Tem um plano para lidar com as emoções de seu público-alvo, especialmente se a sua notícia é perturbadora?

15)   Está preparado para repetir a mensagem se a primeira tentativa for um fracasso?

16)   Está preparado para realizar um pequeno exercício de comunicação em caso de ser necessário comunicar?

17)   Se a sua mensagem não é totalmente transmitida, você tem capacidade de voltar a transmiti-la, ou depende de outros para o fazer?

18)   Procura exercer algum controlo sobre o ambiente no qual você está ou pretende comunicar?

19)   Entende que todos têm senso de humor?

20)   Usa o humor na comunicação?

i)        Ocasionalmente;

ii)      De forma consciente e selectiva;

iii)    Com frequência;

iv)    Raramente ou nunca.

21)   Entende que os melhores comunicadores são espontâneos?

22)   Ao ouvir os outros comunicar?

i)        Concentra-se nos detalhes do que está sendo dito?

ii)      Mantém a sua atenção no argumento geral ou global da mensagem?

23)   Quem é que mais ouve?

i)        Aqueles que se lhe reportam directamente?

ii)       Os colegas do mesmo nível?

iii)    As pessoas mais cargos mais altos do que o seu?

iv)    A sua família ou amigos?

v)      Outros contactos fora da sua organização

B)      Como gere a comunicação

1)      Evita uma "má notícia", ou hesita em passá-la?

2)      Dá a terceiros a tarefa de comunicar "más notícias"?

3)      Gere a comunicação, trabalhando os problemas ou questões de forma franca, aberta e objectiva?

4)      É um parceiro activo dentro dos grupos e equipas?

5)      É considerado como um bom ouvinte?

6)      Considera-se a si mesmo como um bom ouvinte?

7)      É considerado um bom orador público pelas outras pessoas?

8)      Considera-se um bom orador público?

9)      O seu estilo de comunicação no local de trabalho é semelhante ao seu estilo de comunicação fora do local de trabalho?

C)      Como Comunica com Equipas?

1)      Existe algum desequilíbrio na comunicação verbal, quando se encontra como a sua equipa?

2)      Há membros da equipa que dizem que pouco ou nada?

i)        Esta baixa contribuição verbal é ocasionada, por:

(1)    Própria escolha?

(2)     Porque não têm hipótese de dizer alguma coisa?

(3)     Porque eles precisam ser incentivados?

(4)     Por outras razões?

3)      Há muita conversa e pouco valor no que se diz?

4)      Há muita conversa e pouca de acção ou conclusões?

5)       A comunicação é informal, é valorizada e incentivada?

6)      Na comunicação dentro de grupos e equipas na sua organização a discussão é aberta?

7)      Há uma participação activa e equilibrada - em palavras e actos - incentivada por você ou por outra da equipa?

8)       A competência de comunicar é uma prioridade na selecção das pessoas para os grupos de projectos ou equipas?

9)       Quando criamos um o grupo ou equipa de coordenação consideramos a capacidade de comunicação como um factor essencial?

10)   Quando grupos e equipas, se encontram, tem sempre instalações e equipamentos à sua disposição para apoiar o sucesso de suas reuniões?

11)   Como é que você se comunica com grupos e equipas da sua área de responsabilidade?

i)        Reunião presencial com todo o grupo ?

ii)      Reunião com o coordenador ou líder?

iii)    Através de comunicação escrita?

iv)    Quando da apresentação de relatórios e apresentação de planos?

D)     Como comunica dentro da Organização

1)      Quais os meios de comunicação são usados em sua organização?

2)      Você está feliz com o que usa? Atinge os resultados que quer? Qual a combinação de meios de comunicação que usa?

3)      Quantos funcionários têm acesso aos canais de comunicação informais?

4)       Você sabe qual ou quais os canais de comunicação são os melhores para o seu público? Sabe como utilizá-los?

5)      Qual e quais são os momentos mais importantes para comunicar com a todos da sua organização?

6)      Tem tempo para ouvir o que a organização lhe tem para dizer?

7)      A sua organização é lenta na divulgação de informações sobre a sua performance?

8)      Como a sua organização responder às críticas?

i)        Directamente e rapidamente através da gerência ou porta-vozes:

ii)      Indirectamente, e brevemente através comunicado;

iii)     Tenta ignorá-las:

iv)     Lentamente ou adia o a resposta.

9)      Como a sua organização lida com a incerteza?

10)   Qual a atitude da sua organização perante um problema:

i)        Deixa-o morrer por si próprio?

ii)      Mantêm-se à distância dele?

iii)    Tenta percebê-lo, classificá-lo e resolvê-lo?

11)   Está satisfeito com a imagem de comunicação da sua organização?

i)        Pode de fazer qualquer coisa sobre isso?

Armando Fernandes
Business Coach

Emprego e empresas familiares

São empresas familiares aquelas “em que uma Família detém o controlo, em termos de nomear a gestão, e alguns dos seus membros participam e trabalham na empresa”. Definição de empresa familiar dada pela Associação Portuguesas de Empresas Familiares (APEF).

De acordo com esta Associação, o peso das empresas familiares em Portugal está estimado entre os 70% e 80%, produzem cerca de 60% do Produto Interno Bruto e empregam mais de metade da mão-de-obra.

Independentemente de muitas circunstâncias o exemplo seguinte é um típico caso de uma empresa familiar que evolui alinhadamente com o crescimento da família:

-        Fundação: Pais com 25 a 30 anos e os filhos até 9 anos de idade;

-        Crescimento: Pais com 30 a 40 anos e os filhos até 20 anos de idade;

-        Desenvolvimento: Pais de 40 a 50 anos e os filhos até 30 anos de idade a entrarem na empresa;

-        Expansão: (maioridade). Pais de 50 a 60 anos, filhos até 30 anos e netos até 9 anos;

-        Consolidação: (maturidade). Pais de 60 a 70 anos, filhos até 40 anos, netos até 20 anos de idade;

-        Institucionalização e renascimento: Pais de 70 a 80 anos (reformados), filhos de 40 a 60 anos (na direcção da empresa) e netos à procura de emprego.

Vários estudos Nacionais e Internacionais indicam que apenas 30% das empresas familiares conseguem sobreviver à passagem da liderança para a segunda geração, e destas, apenas 10% a 15% irá continuar activa após a segunda sucessão. Isto quer dizer que num cenário de 20 empresas só 2 ou 3 sobrevivem ao neto.

São também dados desses estudos que 60% dos fracassos das empresas familiares são devidos a problemas da família, 20% por razões empresariais, 10% por falta de capital e 10% por incapacidade do sucessor. 

Para além dos desafios associados à crise económica, as empresas familiares têm outros designadamente a sua continuidade e profissionalização. Por isso é normal admitir familiares sendo essa uma formas recrutamento de um sucessor para a liderança da empresa.

Um desejo normal de qualquer família é o de incorporar os seus filhos ou familiares na empresa,

Na actual conjuntura em que o desemprego jovem é bastante elevado, acima dos 35%, há uma tendência para incorporar estes jovens na empresa da família.

A admissão de colaboradores deverá ser sempre efectuada após uma avaliação rigorosa das necessidades da empresa. A pessoa a admitir e integrar deverá ser avaliada nas suas capacidades e interesses, e a sua integração e continuidade na empresa deverá depender da produtividade.

O recrutamento de um familiar não deve ser excepção, senão a empresa familiar pode transformar-se num refúgio de incompetentes!

No que diz respeito à sucessão às vezes é mais difícil a escolha!

Às vezes não existem na família pessoas com perfil ou experiência e competência para liderar pessoas e projectos, e muito difícil a nomeação de um sucessor.

Por isso a sucessão deverá ser objecto de construção e planeamento. Numa primeira fase com a integração estruturada de familiares com o objectivo de os profissionalizar na empresa e os tornar empreendedores, se tal não for possível o melhor é ir ao mercado buscar os melhores profissionais que garantam rentabilidade para a empresa e para a família.

Algumas famílias e empresas recorrem a profissionais do Coaching para o planeamento e apoio da integração de familiares na empresa, e posterior preparação da sucessão, pois é do senso comum que quem falha em planear, planeia falhar!

Armando Fernandes

Business Coach / Consultor de Negócios

armando.fern andes@net.novis.pt

Ilustração de Mafalda Fernandes

Próximas Workshops para Empreendedores

Seminários e Workshops para EMPREENDEDORES e seus colaboradores

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Armando Fernandes Coaching e Consultoria para apoio a Empresários

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OPORTUNIDADES E DESAFIOS

Crónica semanal de Armando Fernandes

Segundas-feiras nos seguintes Horários

1:55; 4:55;8:55, 11:55, 14:55, 17:55, 21:55 .

O que os Clientes Gostam - Notas de leitura do livro de Harry Beckwith “What clients love"

"Tudo o que você pode fazer, ou sonhar, comece. Ousadia tem genialidade, poder e magia. Comece agora. " Goethe

Nota de leitura do livro de Harry Beckwith “What clients love"

Estou relendo o livro de Harry Beckwith “What clients love – a field guide to growing your business”

            A reflexão realizada por este autor é tão interessante que resolvi partilhar com todos os leitores do meus textos.

Vale a pena ler este livro que começa com a seguinte questão:

• Será o seu negócio possível? Terá o seu negócio êxito?
• Primeiro tente responder à seguinte pergunta:  - O que é que as pessoas gostam?

Não é importante o que os clientes dizem que querem. A verdade é que os clientes na maioria das vezes não sabem o que querem!

O que é importante é que o empresário faça perceber aos clientes que aquilo que tem para oferecer é exatamente aquilo que eles querem.

Explica Harry Beckwith que nenhum cliente pensou que precisava do multibanco e cartões de crédito, da Disneylândia , dos telemóveis.

Estes produtos e conceitos foram criados por empresários brilhantes que pensaram que as pessoas adorariam ter estes produtos ou serviços e criaram-nos para os seus clientes usarem e adorarem.

Transmite também algumas ideias de como devemos desenhar os nossos projetos empresariais:     

·          Pede-nos para ponderarmos sobre a forma de como faríamos concorrência ao nosso negócio! Depois desta ponderação e identificarmos uma fraqueza, só temos de ter uma atitude – ELIMINÁ-LA! 

·         Pede-nos para fazermos uma pergunta a nós próprios. “Se eu começar do zero, o que faria diferente?”

·          Indica-nos que o valor do planeamento está no processo, porque nos  ensina muito sobre os colaboradores, clientes e mercado!

·         Pede-nos para encontrarmos o “white hot center”. Existem especialistas, editores de opinião, pessoas com poder e influência que tem capacidade de criar seguidores e conseguem ditar as escolhas aos clientes. DEVEMOS USÁ-LOS.

PLANEAMENTO

Apresenta-nos os seguintes 14 Princípios de Planeamento:

1.     Esqueça o futuro. Temos previsões e profecias, podem não ser verdadeiras! As pessoas pensavam que TV eliminaria a necessidade de rádio. Não aconteceu! Devemos planear nas nossas previsões e de acordo com aquilo que entendemos que as pessoas irão adorar.

2.     Pare de ouvir. Os homens não admitem que choram! As pessoas não se revelam facilmente  O público do sexo masculino nunca vai admitir que derramar lágrimas. Quando fazemos pesquisas ao mercado devemos olhar para aquilo que não é visível!

3.     Celebre a loucura. Porque é que as pessoas ficam uma noite inteira sentadas a ver um reality show? A sua ideia pode parecer tola , por ser tola é que funciona!

4.     Resistir autoridade. Coloque 8 pessoas em uma sala e veja como a personalidade Alfa se assume. Se você é um Alfa, deverá aprender a ouvir pois os outros tem também ideias;

5.     Olhe para os especialistas com ceticismo;

6.     Cuidado com as pesquisas científicas de mercado, elas raramente revelam o que os clientes realmente gostam;

7.     Desconfie da  sua experiência e memória. Às vezes, nós lembramo-nos de coisas que nunca aconteceram. Noventa por cento das testemunhas oculares de crimes transmitem dados errados;

8.     Confiança e desconfiança. Não permita que as convicções de outras pessoas fortes o influenciem. Eles usam a confiança como ferramenta de persuasão;

9.     Evite  a perfeição. Busque a excelência profissional;

10.  O senso comum vai mantê-lo longe de problemas, mas romper requer imaginação.

11.  Abrace impaciência. As grandes organizações sofrem de inércia. É necessário manter o negócio em constante movimento;

12.  Procure a água. Nunca sabe onde a água está até a encontrá-la;

13.  Gaste menos tempo num determinado plano, e envie equipas pequenas em diferentes direcções. Nada no negócio está garantido. Sucesso do passado não é a garantia de futuro. Para aprender e viver é necessário continuar a trabalhar;

14.  Procure o investimento que tragam maiores retornos. Cada minuto e cada nota gasta deverá trazer benefícios maiores que o investimento. Esteja sempre e sempre atento para conseguir melhores resultados.

Harry Beckwith manda-nos esquecer a  "declaração de missão / visão", que está afixada na parede do escritório, à qual ninguém presta verdadeiramente atenção. Pois é uma simples declaração de propósitos.

Sugere que se renomeie missão e que a apresentemos como uma “paixão”, ou  “ nosso motivo de trabalharmos todos os dias”. Indica também que não deverá ser só sobre ganhar dinheiro! Deverá também apresentar uma indicação poderosa e ambiciosa para atrair clientes e inspirar funcionários e que por si própria coloque a empresa a produzir resultados.

Sugere também que se comunique melhor a visão e que seja transmitida uma ideia forte e firme, como JFK o fez quando afirmou “A América vai colocar o homem na Lua”.

Se toda gente se sentir confortável com esta ideia de visão, o êxito não está garantido. A ideia tem que criar algum desconforto para obrigar pessoas a reagirem.

Constata o autor que as pessoas são mais honestas quando falam ao telefone, porque nós não estamos a vê-la. Compara a situação como se a pessoa estivesse num confessionário. Por isso sugere que falemos com os clientes ao telefone pois conseguimos obter uma visão melhor sobre os nossos serviços.

Sugere também que façamos leituras de clássicos e das suas obras pois elas dão-nos indicações muito fortes sobre a natureza humana e assim conseguimos entender melhor os nossos negócios.

Explica também que a Internet para a maioria dos negócios é simplesmente uma ajuda, não é a resposta. Dizendo que se a empresa não foi concebida para realizar negócios na Internet não deve esperar daí grandes resultados directos. Completa dizendo que para nove em cada dez empresas, a Internet é um cliente!

A comunicação eletrónica nunca  irá substituir o contacto direto, e o que interessa são as pessoas! 

A Internet leva-nos a negligenciar os relacionamentos, e os negócios fazem-se de relações!

A ERA DA INFORMAÇÃO

Diz-nos também que estamos na era da informação e com uma sobrecarga de opções.

         Nos anos setenta tínhamos poucas opções de escolha. Hoje em dia, simplesmente com um telefone e suas funções infinitas como pesquisa, chamadas em espera, reencaminhamento de chamadas, identificador de chamadas, correio eletrónico, etc. e porque a mente das pessoas está cheia de informações e opções a mensagem que temos de transmitir tem de ser clara simples e visual.     E rápida:

·         Que imagem usa para transmitir a sua mensagem?

·         Consegue criar a expectativa de que é confiável e qualificado?

·         A publicidade que produz distingue-o dos outros?

·         Os seus materiais são feitos com a melhor qualidade?

·         Consegue dominar a arte de criar uma grande primeira impressão?

·         Não crie estereótipos negativos?

·         Simplifique tudo. Crie mensagens simples e claras. Coloque as pessoas confortáveis com clareza e simplicidade

·         Faça chamadas a frio (cold calls).

·         Coloque os jornais a rádio ou na TV a falar de si.

·         Faça publicidade.

·         Um artigo pode levar a um longo caminho. Editores dos jornais locais estão sempre à procura de material para preencher o espaço.

·         Seja um escritor profissional, numa revista, ou num blog digo eu! É um ´serio investimento no seu público e de relações públicas!

·         Obtenha depoimentos, mas cuidado com eles. Só funcionam se a pessoa tem testemunho credível e autoridade.

·         Evite o uso de palavras como de classe mundial, certificada ISO, qualidade superior. Em vez disso, substituí-as com provas.

·          Evite superlativos. Evite clichés, utilize o discurso direto.

·         Seja específico. A chave é ser breve. As pessoas querem a sua informação rápida e direta.

·         Deve descrever o que o faz diferente e excelente, em 25 palavras ou menos.

·         Prepare uma mensagem que todos percebam, edite-a e reescreva-a até o conseguir

·         Verifique se o seu modelo de campanha é o da vodka Absolut. Simples, visual, implícita, diferente, e obsessivo. “Absolut brilliance”.

Armando Fernandes

Business Coach

Como gerir o tempo – algumas sugestões

1º Coloque as suas coisas em ordem.

Arrume convenientemente a sua secretária

•  Organize-a em função das suas prioridades
• Importante;
• Urgente;
• Passível de delegação
• Sem importância

 Todos os documentos que cheguem à sua secretária deverão ser objecto de registo de uma data, assim será mais fácil decidir quando se deverá arquivar ou mandar para o lixo.
Sugiro que guarde numa cesta o que não vai ler, responder ou usar imediatamente.
Os documentos que durante o período de 90 dias não foram usados podem ir para arquivo ou então para o lixo, pois não são relevantes.
Passados 90 dias e ainda sente pena desta papelada?
Por isso é que a maioria dos escritórios estão cheios de papel.
Guarde os documentos, guarde toda a papelada, acumule durante vários anos e convide uns ratos para o festim.
O facto é que mais de 99% daquilo que arquivamos com mais de um ano, nunca mais vai ser utilizado.

Arranje duas cestas para os papeis que recebe e um caixote do lixo:

• Para documentos não lidos;
• Para documentos lidos;
• Caixote do lixo – para reciclagem.

2º faça 3 coisas antes de sair do escritório:

1. Limpe sua secretária;
2. Planeie as actividades para o dia seguinte
3. Registe o seu planeamento na sua agenda De seguida vá-se embora, é uma pessoa mais livre e com uma melhor gestão do tempo.

3º Organização -  Dedique duas horas do seu tempo para se reorganizar.

 Nas duas ultimas horas da próxima sexta-feira, organize-se como se fosse de férias.
Olhe para as suas tarefas e tente descobrir como pode melhorar.
Procure as áreas onde pode matar os "vampiros do Tempo", e organize o trabalho para que seja executado à primeira, com qualidade, eficácia e eficiência.
Depois desta experiência crie um espaço de Tempo para Planeamento.
Coloque uma placa "DO NOT DISTURB" na porta do gabinete, e só atenda emergências. Coloque na sua agenda horas para atendimento de colaboradores e clientes.

 4º Prioridades diárias

 Estabeleça prioridades diárias.

• Crie diariamente um lista de coisas a fazer
• Defina prioridades
• Tente terminar diariamente a sua lista
• Não procrastinize. Execute aquilo que é importante e se possível delegue o que é urgente.
• Aprenda a delegar. Sistematize o seu trabalho de forma a que possa facilmente transmiti-lo a terceiros para o executarem.

5º Como dar ordens a terceiros

No trabalho transmitimos ordens para a execução de tarefas.
Na sua maioria são verbais.
Quando as transmitir deverá ter o cuidado de se aperceber se o seu interlucotor a compreendeu. Por isso transmita a ordem com clareza e certifique-se que é bem compreendida. Se este processo foi bem feito haverá de certeza um bom aproveitamento do tempo para os dois.
Se for uma tarefa para ser repetida, então a ordem deverá ser apresentada por escrito.

6º Aprenda a dizer NÃO
 Nunca diga que "sim" a nenhuma tarefa ou actividade sem considerar o investimento do tempo. É necessário ter coragem para dizer que "não" a solicitações desnecessárias. Analisar o tempo que temos de nos dedicar à realização de uma tarefa é uma ferramenta de administração de tempo muito forte!
Estude as funções de cada departamento em sua empresa.

O tempo investido nesta actividade será compensado pois terá oportunidade de pensar em com melhorar a gestão deste departamento e a comunicação interdepartamental. Depois entre em acção.

NOTA: A digitalização pode ajudar a retirar papel, no entanto é uma perda de tempo digitalizar aquilo que não é necessário.

7º Bloco Notas

Use um caderno onde anote por data as suas notas e informações que possam ser utilizadas para referências futuras. Não use papeis soltos. Leia atentamente os manuais das agendas electrónicas e dos notbooks, pois têm imensas funcionalidades que podem ajudá-lo na gestão do seu tempo.

8º Agendas

Use só um sistema como auxiliar da gestão do Tempo. Papel ou Electrónico. Aprenda a ler rapidamente. Tire um curso de leitura rápida.

9º Pense e escreva - Prioridades
Ao escrever o que pensa minimiza a confusão e tensão.
Escreva as suas metas, faça listas das tarefas e problemas.
Será mais fácil classificar e ordenar as actividades, e assim efectuar uma melhor gestão do Tempo.
A situação fica mais clara, porque quando não escrevemos e confiamos na nossa memória corremos 2 riscos:
1º Dificuldade em avaliar a tarefa;
2º Esquecimento.

10º Classifique o que tem de fazer, crie diversas categorias, por exemplo:

Prioridade A - Prioridade crítica para o sucesso;
Prioridade B - Prioridade Importante mas não critica;
Prioridade C - Prioridade agradável de fazer se sobrar tempo.
Comece com as prioridades A, depois de concluídas dedique-se às B e posteriormente às C

11º Dez dicas

   1. Domestique o telefone, fax & email
   2. Minimize as reuniões
   3. Pratique a pontualidade absoluta
   4. Faça e utilize listas – horários, lista com coisas a fazer, listas de pessoas a contactar, planeador de conferências
   5. Tente interligar tudo para que vá ao encontro aos seus objectivos
   6. Bloqueie o seu tempo – Agendamento por defeito;
   7. Minimize as Actividades Não Planeadas – todos os dias deverão ser planeados em blocos de 30 minutos – desde o início até ao final do dia;
   8. Evite as Horas de Ponta – evite ir ao banco às Sextas-Feiras especialmente depois das 11h, evite ir ao hipermercado aos feriados;
   9. Focalize-se nas tarefas mais difíceis e complicadas e concluas rapidamente. O maior desafio é começar, dar o primeiro passo.
  10. Diariamente algo inesperado vai acontecer. Conte com isto!

11,5 Entre em acção
Por isso quando planear o seu dia deixe algum "tempo Oops". Não deixe que estas emergências atrapalhar a execução das suas tarefas. Depois de responder às emergências volte trabalhar no que planeou. Se não houver emergências, desfrute desse tempo com uma actividade que o faça feliz.

 Nota final: 

Leia e execute estes conselhos durante um mês e vai ver que consegue modificar os seus hábitos e gerir melhor o seu tempo

Armando Fernandes 

Gestão do tempo e qualidade de vida

.” Não é curto o tempo que temos, mas dele muito perdemos. A vida é suficientemente longa e com generosidade nos foi dada, para a realização das maiores coisas, se a empregamos bem. Mas, quando ela se esvai no luxo e na indiferença, quando não a empregamos em nada de bom, então, finalmente constrangidos pela fatalidade, sentimos que ela já passou...” (Séneca - “Sobre a brevidade da vida”)

O tempo não é elástico, não estica: quando se puxa de um lado, encolhe do outro. Assim, quanto mais tempo estivermos a trabalhar, menos tempo temos para nós, para a família e para os amigos. O tempo é uma entidade fixa: 24 horas serão sempre 24 horas!

Em suma:

- O tempo é o nosso recurso mais importante: não é inesgotável nem irreversível;

- Mais horas de trabalho não equivalem a maior produtividade;

- O tempo não estica, não é elástico: “puxando” de um lado, “encolhe” de outro.

Quando, no nosso dia-a-dia, tomamos atitudes que valorizem o nosso tempo, começaremos a ter maior qualidade de vida.

Tomar a consciência que gestão do nosso tempo é de vital importância para a nossa felicidade e dos que nos acompanham é fundamental.

Por isso devemos preparar-nos para por em prática técnicas para poupança de tempo, cumprir as nossas tarefas, reduzindo o stress e assim termos mais qualidade de vida.

Costumo realizar muitos seminários sobre Gestão do Tempo e o que tento ensinar são uma série de “truques” que nos podem ajudar a melhorar a sua gestão.

Por isso vou transcrever alguns dos “truques” ensino para melhorar a Administração do tempo.

1.       Análise da carga de trabalho:

- Depois de ter estabelecido os seus objectivos pessoais, departamentais e da Empresa, pode organizar o seu trabalho. Efectue um registo diário do tempo que despende em cada tarefa (em períodos de 15 a 30 minutos), de seguida analise e prepare um plano de melhoria, se possível com o apoio de um Business Coach

2.       Organização das tarefas:

- Defina prioridades. Faça uma lista de tarefas Urgente e de tarefas Importantes. Depois crie regras e cumpra-as.

3.       Organização pessoal:

- Quando tiver de fazer um trabalho, deve preparar-se mentalmente para as tarefas que tem de realizar. Deve tentar descobrir forma de encurtar as tarefas, eliminar etapas quando possível. Assim o trabalho será mais fácil e rápido.

- Depois comece pela tarefa mais difícil e importante (evite a tentação de realizar as tarefas mais simples e fáceis, conseguirá uma melhor gestão do tempo e evitará a tendência para procrastinar).

- Dedique duas horas do seu tempo semanal para se reorganizar. Por exemplo nas duas últimas horas da próxima sexta-feira, organize-se como se fosse de férias.

4.       Saiba dizer não:

- Nunca diga que "sim" a nenhuma tarefa ou actividade sem considerar o investimento do tempo. É necessário ter coragem para dizer que "não" a solicitações desnecessárias.

5.       Melhore a forma com que lida com papéis;

6.       Aprenda a fazer Reuniões;

7.       Tenha uma atitude militante, leve a mal desperdiçar o seu tempo e seja intransigente para aqueles que subestimam o seu tempo;

8.       Disfrute do seu tempo livre.

Armando Fernandes

Business Coach

Os empresários também precisam de treino para conduzir as suas equipas

Os empresários e as empresas  são como atletas e equipas, devem estar focalizados na metas que querem atingir.

Quanto melhor estiverem preparados e treinados mais facilmente lutam pelos títulos e pela subida de divisão nos campeonatos onde participam.

Em qualquer equipa as pessoas têm papéis diferentes e os seus  perfis devem estar ajustados  à medida das funções que lhes são atribuídas.

O papel do TREINADOR é o de alguém que:      

·              ajuda a seleccionar e desenvolve as pessoas antes de lhes atribuir funções;

·              olha para organização analisa o perfil de cada colaborador e sugere que tipo de funções lhe devem ser atribuídas;

·              depois de conhecer o perfil do colaborador e as necessidades da organização vai ajudando os diversos colaboradores a desenvolverem competências para novas funções ou novos desafios;

·              apoia a equipa e a faz trabalhar em função de paradigmas;

·              ajuda a criar as lideranças internas;

·              ajuda o proprietário ou gerente a tornar-se num CONDUTOR, que conduz a sua equipa como um MAESTRO. 

O MAESTRO por tem conhecimento da melodia, dos instrumentos e das vozes, sabe como combinar os saberes e habilidades dos seus músicos conduzindo-os à criação musical de acordo com as regras constantes nas partituras, criando uma cadência, uma comunhão coerente e harmoniosa em suma a música. 

O  trabalho do TREINADOR junto das lideranças é ajudá-las a ter um  comportamento de MAESTRO E CONDUTOR, isto é como alguém que conhece a equipa, que sabe os valores individuais, sabe fazer-se respeitar, conhece e define e controla as regras do jogo, sabe como utilizar o tempo e orienta a equipa para os resultados.

Armando Fernandes

 Business Coach