sábado, setembro 29, 2012

Pense e escreva - Gerir o Tempo como um empreendedor



Pense e escreva.

Ao escrever o que pensa minimiza a confusão e tensão.
Escreva as suas metas, faça listas das tarefas e problemas.
Será mais fácil classificar e ordenar as actividades, e assim efectuar uma melhor gestão do Tempo.
A situação fica mais clara, porque quando não escrevemos e confiamos na nossa memória corremos 2 riscos:
1º Dificuldade em avaliar a tarefa;
2º Esquecimento.

Classifique o que tem de fazer, crie diversas categorias, por exemplo:
Prioridade A - Prioridade crítica para o sucesso;
Prioridade B - Prioridade Importante mas não critica;
Prioridade C - Prioridade agradável de fazer se sobrar tempo.
Comece com as prioridades A, depois de concluídas dedique-se às B e posteriormente às C

Armando Fernandes
Business Coach

Mais algumas técnicas para uma boa Gestão do Tempo

Mais algumas técnicas para uma boa Gestão do Tempo


  •  Bloqueie o seu tempo – Agendamento por defeito;
  •  Minimize as Actividades Não Planeadas – todos os dias deverão ser planeados em blocos de 30 minutos – desde o início até ao final do dia;
  •  Evite as Horas de Ponta – evite ir ao banco às Sextas-Feiras especialmente depois das 11h, evite ir ao hipermercado aos feriados;
  •  Focalize-se nas tarefas mais difíceis e complicadas e concluas rapidamente. O maior desafio é começar, dar o primeiro passo.
  •  Diariamente algo inesperado vai acontecer. Conte com isto!
  • Por isso quando planear o seu dia deixe algum "tempo Oops".
  • Não deixe que estas emergências atrapalhar a execução das suas tarefas.
  • Depois de responder às emergências volte trabalhar no que planeou.
  • Se não houver emergências, desfrute desse tempo com uma actividade que o faça feliz.

quinta-feira, setembro 20, 2012

Correio Electrónico e a gestão de tempo

O correio electrónico é uma forma de comunicação moderna e quase gratuita.

Digo quase gratuita porque devemos ter em conta o tempo que dedicamos a ler e a escrever mensagens de correio electrónico.

Por isso sugiro que arranje rascunhos ou "templates" para mensagens que tenham o mesmo conteúdo.

Faça uma triagem das mensagens por assunto ou por autor, para ser mais simples o relacionamento das mensagens.

Tenha sempre um livro de endereços para salvar os endereços de correio electrónico. Assim não terá de digitar endereços das pessoas com que envia mensagens frequentemente.

Se estiver num ambiente corporativo, invista num sistema CRM (Customer relationship management - Sistema de Gestão de Relacionamentos com os Clientes).

Armando Fernandes
Business Coach

quarta-feira, setembro 19, 2012

Reuniões - perda de tempo? - Gerir o Tempo como um empreendedor



As reuniões devem ser breves!
Grande parte do tempo que estamos numa reunião é um desperdício.

Segundo estudos realizados 50% do tempo que utilizamos numa reunião é simplesmente tempo desperdiçado.
Se conseguir acabar com o tempo desperdiçado numa reunião pode ter muito mais tempo para outras actividades.

Imaginemos que consegue diminuir tempo de reuniões em 4 horas por semana por cada colaborador.
Isto que dizer que poupa cerca de 200 horas por ano por pessoa.
Representa 5 semanas de trabalho por colaborador. UAU!

Como método para chegar a estes resultados sugiro que reduza cada reunião a 30 minutos. Determine que só podem realizar reunões com agendamento e as pessoas devidamente preparadas.

Entre em acção.

Armando Fernandes
Business Coach

terça-feira, setembro 18, 2012

Interrupções - Gerir o Tempo como um empreendedor



Interrupções

Quando é interrompido por alguém que não tenha prévimente combinado reunir, sugiro que se levante diriga-se para a porta do gabinete e tenha essa conversa nesse local.

A situação desconfortável que é criada leva a que o interlocutor seja mais directo e conciso nas questões que levanta e é mais fácil controlar o tempo.

Também é boa prática informar de forma delicada a pessoa de que dispõe de pouco.

Finalmente quando acaba esta reunião ser devidamente educado e diplomata e perguntar se "quer dizer mais alguma coisa antes de ir". A diplomacia, respeito e boa educação deve ser sempre tomada em conta uma vez que esta é a sua empresa, o seu escritório e como empreendedor é o responsável pela gestão do tempo.

Armando Fernandes
Business Coach

segunda-feira, setembro 17, 2012

Empresários reúnem-se de madrugada no Turcifal .-Artigo do Jornal Badaladas do dia 14 de setembro de 2012

Empresários reúnem-se de madrugada no Turcifal .-Artigo do Jornal Badaladas do dia 14 de setembro de 2012

Ordenar tarefas - Gerir o Tempo como um empreendedor


Ordenar

No trabalho transmitimos ordens para a execução de tarefas.
Na sua maioria são verbais.
Quando as transmitir deverá ter o cuidado de se aperceber se o seu interlucotor a compreendeu.
Por isso transmita a ordem com clareza e certifique-se que é bem compreendida.
Se este processo foi bem feito haverá de certeza um bom aproveitamento do tempo para os dois.
Se for uma tarefa para ser repetida, então a ordem deverá ser apresentada por escrito.

Armando Fernandes
Business Coach

sábado, setembro 15, 2012

5 Técnicas para uma boa Gestão do Tempo


  1. Domestique o telefone, fax e correio electrónico
  2. Minimize o tempo das reuniões
  3. Pratique a pontualidade absoluta
  4. Faça e utilize listas – horários, lista com coisas a fazer, listas de pessoas a contactar, planeador de conferências
  5. Tente interligar tudo para que vá ao encontro aos seus objectivos
Armando Fernandes
Business Coach

sexta-feira, setembro 14, 2012

11,5 passos para retirar melhores resultados de uma reunião

1. Analise dos custos dos atrasos (ex: analisar o custo de uma reunião onde participam 6 pessoas e que começa 20 minutos depois);
2. Apresentação aos colaboradores dos custos dos atrasos;
3. Organizar-se para ser pontual, criando o “efeito do dirigente pontual”;
4. Organizar a sua agenda e a agenda da empresa – registando todos os compromissos;
5. Organizar a sua agenda em períodos de 30 minutos;
6. Prever contratempos e ser menos optimista na gestão dos horários;
7. Identificar as prioridades quando tem de assumir compromissos;
8. Organizar as reuniões e encontros para serem mais rápidos e produtivos, podendo assim ter mais tempo disponível;
9. Arranjar mais tempo delegando, optimizando e sistematizando tarefas;
10. Antecipar e informar os seus interlocutores quando prevê que não consegue chegar a horas e ou cumprir um prazo. Efectue a remarcação do compromisso.
11. Assumir as suas decisões;
11,5. Entrar em acção.

Presente no Futuro

14 e 15 de Setembro participar activamente no Presente no Futuro

quarta-feira, setembro 12, 2012

Investir melhor o meu tempo

Investir melhor o meu tempo

Não é possível falar com ele, está em Reunião.
O principal serviço que produzimos tem um nome "REUNIÃO" Num estudo que li recolhi a informação de que nas empresas cerca de 4% do tempo era utilizado em reuniões e nos Serviços Públicos 8%.
Gostaria de saber qual o peso deste Serviço no Produto Interno Bruto (PIB).
Aceito prognósticos!

Avaliar se a reunião que vamos ter é uma despesa é o melhor método para nos apercebermos se a devemos realizá-la.

Qualquer reunião deverá ser entendida como um INVESTIMENTO.
Gasto X tempo mas irei ganhar Y (dinheiro, tempo, notoriedade, equipa, etc.)

Por isso devemos pensar em soluções alternativas quando nos empurram para uma reunião!

Armando Fernandes
Business Coach

terça-feira, setembro 11, 2012

Retorno de como investimos o nosso tempo


Como Gerir o Tempo

A maioria empresários que conheço não conseguem gerir o tempo.
Passam a vida correr, não contratam os profissionais necessários, e em nome da economia realizam muitas tarefas técnicas.
Com este tipo de atitude é difícil de crescer porque não há tempo para nada.
O empresário para além de ser dono do seu negócio deverá ser proprietário do seu tempo.
O tempo é um património limitado e por isso todos os minutos contam.
Antes de realizar uma tarefa sugiro que faça a seguinte pergunta:
Qual o melhor Retorno em Investimento que obtenho com esta tarefa?

quarta-feira, setembro 05, 2012

Bancos continuam com as mesmas práticas e fazem brincadeiras de mau gosto!

A semana passada fui contactado 2 vezes pelo Call Center do Banco Barklays. Hoje quarta-feira recebi o segundo contacto desta semana.
Na semana anterior foi do Citty Bank e do Santander Totta. No mês de julho recebi também várias chamadas de outros bancos.
Todos eles queriam vender-me cartões de crédito! Todos os cartões tinham imensas vantagens para   os seus utilizadores.

Informei todos estes Srs. e Sras , bons profissionais do telefone, altamente preparados para vender que não estava interessado em Cartões de Crédito!

Informei-os que estava disponível para receber no  meu escritório um responsável pelo Banco para ajudar empresas e empresários que tem a sua actividade quase  parada por dificuldades de tesouraria.

Alguns pela pequenez do seu negócio necessitam de 10.000 a 25.000€ para conseguirem comprar matérias primas e produtos que tem possibilidade de colocar rapidamente no mercado e realizarem mais valias.

O facto é que nenhum dos meus interlocutores tinha capacidade de transmitir a minha mensagem aos dirigentes do banco.

Percebi também que estes profissionais do telefone ganham à comissão e tem vencimentos equivalentes ou inferiores ao ordenado mínimo nacional.

Pedi-lhes desculpa e indignado tive de os informar que interpretava aquela chamada como  brincadeira de maus gosto, rasando a pornografia e falta de respeito por todos os Portugueses que estão sofrer e a pagar a crise criada pela usura da especulação financeira feita por estes mesmos Bancos!

É verdade que eles não tem condição de fazer chegar a minha indignação ao Gestores dos bancos, mas eu sinto o dever de expressar a minha opinião!

Armando Fernandes
Business Coach

domingo, setembro 02, 2012

O que os clientes gostam - 3


             Continuando as notas de leitura ao livro de Harry Beckwith “What clients love – a field guide to growing your business”
            O autor fala-nos de blocos de construção de relação, baseados em Comunicações Claras.
            Diz-nos que estamos na era da informação e com uma sobrecarga de opções.
            Nos anos setenta tínhamos poucas opções de escolha. Hoje em dia, simplesmente com um telefone e suas funções infinitas como pesquisa, chamadas em espera, reencaminhamento de chamadas, identificador de chamadas, correio eletrónico, etc. e porque a mente das pessoas está cheia de informações e opções a mensagem que temos de transmitir tem de ser clara simples e visual.
           Informação rápida:
  • Que imagem usa para transmitir a sua mensagem?
  • Consegue criar a expectativa de que é confiável e qualificado?
  • A publicidade que produz distingue-o dos outros?
  • Os seus materiais são feitos com a melhor qualidade?
  • Consegue dominar a arte de criar uma grande primeira impressão?
  • Não crie estereótipos negativo?
  • Simplifique tudo. Crie mensagens simples e claras. Coloque as pessoas confortáveis com clareza e simplicidade
  • Faça chamadas a frio (cold calls).
  • Coloque os jornais a rádio ou na TV a falar de si.
  • Faça publicidade.
  • Um artigo pode levar a um longo caminho. Editores dos jornais locais estão sempre à procura de material para preencher o espaço.
  • Seja um escritor profissional, numa revista, ou num blog digo eu! É um ´serio investimento no seu público e de relações públicas!
  • Obtenha depoimentos, mas cuidado com eles. Só funcionam se a pessoa tem testemunho credível e autoridade.
  • Evite o uso de palavras como de classe mundial, certificada ISO, qualidade superior. Em vez disso, substituí-as com provas.
  •  Evite superlativos. Evite clichés, utilize o discurso direto.
  • Seja específico. A chave é ser breve. As pessoas querem a sua informação rápida e direta.
  • Deve descrever o que o faz diferente e excelente, em 25 palavras ou menos.
  • Prepare uma mensagem que todos percebam, edite-a e reescreva-a até o conseguir
  • Verifique se o seu modelo de campanha é o da vodka Absolut. Simples, visual, implícita, diferente, e obsessivo. “Absolut brilliance”.

Armando Fernandes
Business Coach

“O que os clientes gostam” – 2


“O que os clientes gostam” – 2
Continuando a leitura do o livro do Harry Beckwith “What clients love – a field guide to growing your business” existem mais algumas reflexões do autor que gostaria de compartilhar.
 Neste livro Harry Beckwith manda-nos esquecer a  "declaração de missão / visão", que está afixada na parede do escritório, à qual ninguém presta verdadeiramente atenção. Pois é uma simples declaração de propósitos.
Sugere que se renomeie missão e que a apresentemos como uma “paixão”, ou  “ nosso motivo de trabalharmos todos os dias”. Indica também que não deverá ser só sobre ganhar dinheiro! Deverá também apresentar uma indicação poderosa e ambiciosa para atrair clientes e inspirar funcionários e que por si própria coloque a empresa a produzir resultados.
Sugere também que se comunique melhor a visão e que seja transmitida uma ideia forte e firme, como JFK o fez quando afirmou “A América vai colocar o homem na Lua”.
Se toda gente se sentir confortável com esta ideia de visão, o êxito não está garantido. A ideia tem que criar algum desconforto para obrigar pessoas a reagirem.
Constata o autor que as pessoas são mais honestas quando falam ao telefone, porque nós não estamos a vê-la. Compara a situação como se a pessoa estivesse num confessionário. Por isso sugere que falemos com os clientes ao telefone pois conseguimos obter uma visão melhor sobre os nossos serviços.
Sugere também que façamos leituras de clássicos e das suas obras pois elas dão-nos indicações muito fortes sobre a natureza humana e assim conseguimos entender melhor os nossos negócios.
Explica também que a Internet para a maioria dos negócios é simplesmente uma ajuda, não é a resposta. Dizendo que se a empresa não foi concebida para realizar negócios na Internet não deve esperar daí grandes resultados directos. Completa dizendo que para nove em cada dez empresas, a Internet é um cliente!
A comunicação electrónica nunca  irá substituir o contacto directo, e o que interessa são as pessoas! 
A Internet leva-nos a negligenciar os relacionamentos, e os negócios fazem-se de relações!
Nos próximos dias colocarei neste blog mais algumas notas de leitura deste livro! 
Armando Fernandes
Business Coach

"O que os clientes gostam" - 1



"Tudo o que você pode fazer, ou sonhar, comece. Ousadia tem genialidade, poder e magia. Comece agora. " Goethe

Nota de leitura do livro de Harry Beckwith “What clients love"  - (1)
Estou lendo o livro de Harry Beckwith “What clients love – a field guide to growing your business”
Caro empreendedor vale a pena ler este livro que começa com a seguinte questão:

  • Será o seu negócio possível? Terá o seu negócio êxito?
  • Primeiro tente responder à seguinte pergunta:  - O que é que as pessoas gostam?

Não é importante o que os clientes dizem que querem. A verdade é que os clientes na maioria das vezes não sabem o que querem!
O que é importante é que o empresário faça perceber aos clientes que aquilo que tem para oferecer é exactamente aquilo que eles querem.
Explica Harry Beckwith que nenhum cliente pensou que precisava do multibanco e cartões de crédito, da Disneylândia , dos telemóveis. Estes produtos e conceitos foram criados por empresários brilhantes que pensaram que as pessoas adorariam ter estes produtos ou serviços e criaram-nos para os clientes os usarem e adrorarem.
Transmite também algumas ideias de como devemos desenhar os nossos projectos empresariais:     
  •  Manda-nos ponderar sobre a forma de como faríamos concorrência ao nosso negócio, depois desta ponderação conseguiu identificar uma fraqueza. Se quizer melhorar o seu negócio elimine essa fraqueza!      
  • Manda-nos fazer esta pergunta a nós próprios. “Se eu começar do zero, o que é que faria diferente?”
  •  Mostra-nos que o valor de planear está no processo de planeamento pois ele ensina-nos muito sobre os colaboradores, clientes e mercado!
  • Manda-nos encontrar o “white hot center”. Existem especialistas, editores de opinião, pessoas com poder e influência que tem capacidade de criar seguidores e conseguem ditar as escolhas aos clientes. Use-os.
Depois apresenta-nos os seguintes 14 Princípios de Planeamento:
1.     Esqueça o futuro. Temos previsões e profecias, podem não ser verdadeiras! As pessoas pensavam TV eliminaria a necessidade de rádio. Não aconteceu! Devemos planear nas nossas previsões e de acordo com aquilo que entendemos que as pessoas irão adorar.
2.     Pare de ouvir. Os homens não admitem que choram! As pessoas não se revelam facilmente  O público do sexo masculino nunca vai admitir que derramar lágrimas. Quando fazemos pesquisas ao mercado devemos olhar para aquilo que não é visível!
3.      Celebre a loucura. Porque é que as pessoas ficam uma noite inteira sentadas a ver um reality show? A sua ideia pode parecer tola , por ser tola é que funciona!
4.     Resistir autoridade. Coloque 8 pessoas em uma sala e veja como a personalidade Alfa se assume. Se você é um Alfa, deverá aprender a ouvir pois os outros tem também ideias;
5.     Olhe para os especialistas com cepticismo;
6.     Cuidado com as pesquisas científicas de mercado, elas raramente revelam o que os clientes realmente gostam;
7.     Desconfie da  sua experiência e memória. Às vezes, nós lembramo-nos de coisas que nunca aconteceram. Noventa por cento das testemunhas oculares de crimes transmitem dados errados;
8.     Confiança e desconfiança. Não permita que as convicções de outras pessoas fortes o influenciem. Eles usam a confiança como ferramenta de persuasão;
9.     Evite  a perfeição. Busque a excelência profissional;
10.   O senso comum vai mantê-lo longe de problemas, mas romper requer imaginação.
11.   Abrace impaciência. As grandes organizações sofrem de inércia. É necessário manter o negócio em constante movimento;
12.   Procure a água. Nunca sabe onde a água está até a encontrá-la;
13.   Gaste menos tempo num determinado plano, e envie equipas pequenas em diferentes direcções. Nada no negócio está garantido. Sucesso do passado não é a garantia de futuro. Para aprender e viver é necessário continuar a trabalhar;
14.   Procure o investimento que tragam maiores retornos. Cada minuto e cada nota gasta deverá trazer benefícios maiores que o investimento. Esteja sempre e sempre atento para conseguir melhores resultados.

Armando Fernandes
Business Coach