Como podemos organizar o nosso trabalho
Ontem organizei melhor o meu
escritório.
Hoje vou reflectir neste post sobre a
organização do tempo de trabalho.
Por isso sugiro que:
·
Dedique duas horas do seu tempo para se
reorganizar.
·
Nas duas ultimas horas da próxima sexta-feira,
organize-se como se fosse de férias.
·
Olhe para as suas tarefas e tente descobrir como
pode melhorar.
·
Procure as áreas onde pode matar os
"vampiros do Tempo", e organize o trabalho para que seja executado à
primeira, com qualidade, eficácia e eficiência.
Depois desta experiência crie um espaço de Tempo para Planeamento.
Coloque uma placa "DO NOT DISTURB" na porta do gabinete, e
só atenda emergências
Coloque na sua agenda horas para atendimento de colaboradores e
clientes.
Diariamente
·
Estabeleça prioridades diárias.
·
Crie diariamente um lista de coisas a fazer
·
Defina prioridades
·
Tente terminar diariamente a sua lista
·
Não procrastinize. Execute aquilo que é
importante e se possível delegue o que é urgente.
Aprenda a delegar
·
Sistematize o seu trabalho de forma a que possa
facilmente transmiti-lo a terceiros para o executarem.
·
Dar ordens a terceiros
·
No trabalho transmitimos ordens para a execução
de tarefas.
A maioria das ordens que transmite são
verbais por isso, quando as transmitir deverá ter o cuidado de se aperceber se
o seu interlocutor a compreendeu. Por isso transmita a ordem com clareza e
certifique-se que é bem compreendida. Se este processo foi bem feito haverá de
certeza um bom aproveitamento do tempo para os dois.
Se for uma tarefa
para ser repetida, então a ordem deverá ser apresentada por escrito.
Aprenda a dizer NÃO
Nunca diga que "sim" a nenhuma tarefa ou actividade sem
considerar o investimento do tempo. É necessário ter coragem para dizer que
"não" a solicitações desnecessárias. Analisar o tempo que temos de
nos dedicar à realização de uma tarefa é uma ferramenta de administração de
tempo muito forte!
Estude as funções de cada
departamento em sua empresa.
O tempo investido nesta actividade será compensado pois terá
oportunidade de pensar em com melhorar a gestão deste departamento e a
comunicação interdepartamental. Depois entre em acção.
NOTA: A digitalização pode ajudar a retirar papel, no entanto é uma
perda de tempo digitalizar aquilo que não é necessário.
Bloco Notas
Use um caderno onde anote por data as suas notas e informações que
possam ser utilizadas para referências futuras. Não use papeis soltos. Leia
atentamente os manuais das agendas electrónicas e dos notbooks, pois têm
imensas funcionalidades que podem ajudá-lo na gestão do seu tempo.
Use só um sistema como auxiliar da gestão do Tempo. Papel ou
Electrónico. Aprenda a ler rapidamente. Tire um curso de leitura rápida.
Pense e escreva - Prioridades
Ao escrever o que pensa minimiza a confusão e tensão.
Escreva as suas metas, faça listas das tarefas e problemas.
Será mais fácil classificar e ordenar as actividades, e assim efectuar
uma melhor gestão do Tempo.
A situação fica mais clara, porque quando não escrevemos e confiamos
na nossa memória corremos 2 riscos:
1º Dificuldade em avaliar a tarefa;
2º Esquecimento.
Classifique o que tem de fazer, crie diversas categorias, por exemplo:
Prioridade A - Prioridade crítica para o sucesso;
Prioridade B - Prioridade Importante mas não critica;
Prioridade C - Prioridade agradável de fazer se sobrar tempo.
Comece com as prioridades A, depois de concluídas dedique-se às B e
posteriormente às C
Onze dicas
1.
Domestique o telefone, fax e correio
electrónico.
2.
Minimize as reuniões
3.
Pratique a pontualidade absoluta
4.
Faça e utilize listas – horários, lista com
coisas a fazer, listas de pessoas a contactar, planeador de conferências
5.
Tente interligar tudo para que vá ao encontro
aos seus objectivos
6.
Bloqueie o seu tempo – Agendamento por defeito;
7.
Minimize as Actividades Não Planeadas – todos os
dias deverão ser planeados em blocos de 30 minutos – desde o início até ao
final do dia;
8.
Evite as Horas de Ponta – evite ir ao banco às
Sextas-Feiras especialmente depois das 11h, evite ir ao hipermercado aos
feriados;
9.
Focalize-se nas tarefas mais difíceis e
complicadas e concluas rapidamente. O maior desafio é começar, dar o primeiro
passo.
10.
Diariamente algo inesperado vai acontecer. Conte
com isto!
11.
Por isso quando planear o seu dia deixe algum
"tempo Oops". Não deixe que estas emergências atrapalhar a execução
das suas tarefas. Depois de responder às emergências volte trabalhar no que
planeou. Se não houver emergências, desfrute desse tempo com uma actividade que
o faça feliz.
