Reuniões e Gestão de atividades no Tempo

Participo em muitas reuniões e verifico que há algumas são muito produtivas outras são uma grande seca.

Há reuniões que uma perda de tempo, outras que saímos iludidos, no entanto há algumas reuniões onde conseguimos atingir os nossos objectivos.

Num pequeno inquérito que realizei a 23 clientes que participaram nos meus seminários sobre gestão de reuniões retirei os seguintes resultados:

• 62% das reuniões eram improdutivas;
• 38% das reuniões realizadas não eram necessárias;
• 72% dar reuniões duravam muito mais que o tempo necessário;
• 48% do tempo dos Gerentes e Directores eram usados em reuniões;
• 82% Nunca tinham efectuado o cálculo do preço de uma reunião;

Pensando na informação de que 48% do tempo de um Gerente é dedicado a reuniões e de que 62% das reuniões eram improdutivas. Efectuei os seguintes cálculos:

• Para 40 horas de trabalho semanal
• Se for ocupado 48% do tempo em reuniões, semanalmente um Gerente ocupará 19h12m em reuniões.
• Se 38% das reuniões realizadas não eram necessárias, quer dizer que são dedicadas 7h17m por semana em reuniões que podiam ser evitadas. Isto é um dia por semana.
• Se 62% destas 19h12m são improdutivos, correspondem a 10h54m por semana em “trabalhar para o boneco”. Este valor vezes 48 semanas de trabalho correspondem a cerca de 523 horas por ano, representando 63,4 dias úteis por ano.

CONCLUSÃO DESTES CALCULOS


UM DIA POR SEMANA A FAZER REUNIÕES DESNECESSÁRIAS!


QUASE 3 MESES POR ANO A FAZER REUNIÕES IMPRODUTIVAS!

Por isso adquirir competências sobre gestão de reuniões é demasiado importante para os nossos resultados como empreendedores.

• Saber organizar uma reunião!
• Saber criar e dominar um grupo e a sua dinâmica!
• Saber criar regras de conduta para a reunião!
• Saber comunicar com as pessoas presentes na reunião!
• Saber controlar o tempo da reunião!
• Saber efectuar reuniões proveitosas!